15Срочные документы. Правила оформления телеграмм, факсограмм, телефонограмм

Телеграмма – обобщенное название различных документов, выделяемых в особую категорию срочных документов, передаются по телефону, факсу, телетайпу. Оформляются на спец бланках или А4

Телеграмма имеет: название вида документа, категорию (срочная, молния, м/нар, внеочередная), телеграфный адрес, текст, подпись, печать

Текст телеграммы пишется в предельно сжатой форме, через 2 интервала крупны шрифтом, без предлогов, союзов, частиц, кроме НЕ, местоимений.

Знаки препинания: ТЧК, ЗПТ, КВЧ, ДВТ

Все слова пишутся прописью: числа, цифры. Текст пишется без абзацев, от границы левого поля, переносится по смыслу, исправления не допускаются.

Текст печатают на 1 стороне листа.

Инфо, не подлежащая передаче отделяется от текста чертой от границы левого и правого поля: название предприятия, адрес отправителя, должность, расшифровка ИО. Заверяется печатью, сост в 2-х экземплярах: телеграфу и в дело

Телефонограмма – передаются приглашения на совещание, заседания или какая-то срочная инфо.

Реквизиты: название учреждения, втора документа, должность, ФИО сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование адресата получителя (справа) должность, ФИО сотрудника принявшего телефон, время передачи, название вида док-та, дата, индекс, текст, подпись.

Текст состоит не более 50 слов. Не следует произносить труднопроизносимые, редкоупотребляемые слова, предложения должны быть простыми, понятными по смыслу.

Составляется в 1 экземпляре, дата док-та, дата передачи.

Факсограмма – получаемая на бумажном носителе, переданная по факсу (факсимильной связи) подтверждаются электронной цифровой подписью

9Организационные документы. Протоколы. Полная и краткая форма. Выписки из документов.

Протокол – док-т, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях.

Бывают полные и краткие, ведутся во время заседаний секретарем коллегиального органа

Протокол занимает особое место в ОРД. Он относится и к организационной и распорядительной и справочной инфо.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Подписывает секретарь или ведущий. Дата протокола – дата заседания.

Полный протокол фиксирует не только обозначавшиеся вопросы, но и фамилии выступавших в прениях и подробные записи содержания докладов, выступавших в прениях.

Реквизиты: название орг-ии (оформляется на общем бланке), название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок, указывается вид совещания и обсуждаемый вопрос, текст, подпись, номер протокола, порядок номера с начала года.

Текст состоит из вводной и составной части

Вводная часть: председатель, секретарь, присутствовали (до 10 чел в алфав порядке ФИО, свыше 10 – указ-ся общее кол-во)

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки - арабскими цифрами с новой строки.

Основная часть по схеме: слушали, выступали, решили (постановили), ФИО выступавших пишется с красной строки – краткое изложение текста выступления

Постановляющая часть по схеме: действие, исполнитель, срок. Нумерация арабскими цифрами. Протокол подписывает председатель и секретарь, ведущие собрание. С протоколом могут быть ознакомлены заинтересованные лица.

Выписка из документа

В выписке из протокола воспроизводятся все реквизиты док-та, часть текста, вопрос и текст повестки дня.

Заверяет повестку должностное лицо, делающее копию документа. Она заверяется подписью.

Верно

Инспектор л/п ИОФ

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ. УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР. УСТАВ.

Организационная функция – одна из основных управленческих функций

В нее входит: -создание,

- реорганизация, ликвидация предприятия,

- установление структуры, ?

численности номенклатуры должности.

- регламентация деятельности структурных подразделений и работников

- формирование коллегиальных и совещательных органов управления

- установление режима работы и системы охраны

- организация и оценка труда работников

Организационная функция – 1 из основных управленческих функций, в процессе которой формируется комплекс организационно-распорядительных, правовых документов, к которым относятся: Устав предприятия, учредительные договоры, положение о профессионале, предприятии, должностные инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность.

Организационные документы по действию относятся к бессрочным, действуют до отмены их и утверждения новых. Датой организационных документов является дата утверждения.

Учредительный договор – правовой акт, которым учредители обязуются создать юр лицо и определяют порядок совместной деятельности по созданию, реорганизации и ликвидации.

Учредители заключают учредительный договор и утверждают устав и порядок совместной деятельности.

Вводная часть – цель заключения договора, наименование и правовая форма организации, предмет деятельности и местонахождение организации

Основная часть: обязанности участников по созданию юр лица

порядок образования и имущественная ответственность

порядок распределения прибыли и погашения убытков

порядок управления делами

права и обязанности учредителей

ответственность за нарушение договора

условие выхода из состава организации

порядок рассмотрения споров

Утверждается уставом

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с другими предприятиями и организациями, права и обязанности в сфере государственной и хозяйственной деятельности

Основные разделы текста устава:

1. общее положение

2. организационное единство

3. регламент деятельности

4. финансово-материальная база

5. отчетная и ревизионная деятельность

6. порядок ликвидации и ответственность по делам организации

Реквизиты:1. уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами

2. уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций

3. коммерческо-уставные учредители

4. наименование министерства или ведомства, организации, название документа, устав, дата, индекс, место издания

5. текст

6. подписи

положение об организации – правовой акт, определяющий статус орг-ии, ее задачи и функции и права, ответственность, порядок деятельности, организация работы предприятия в целом и его структурных подразделений

положение вступает в силу с момента утверждения

Положения бывают: типовые, примерные и индивидуальные

Текст подразделов состоит: общие положения, основные задачи, фун-ии, права и обязанности работников, руководителей, руководство предприятия, взаимоотношения, контроль, проверка, ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация на основе устава

Реквизиты: название орг-ии, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подписи, гриф согласования, визы заинтересованных лиц, гриф утверждения

Должностная инструкция – организационно-правовой документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции, при осуществлении деятельности определенной должности

На основании должностной инструкции разрабатываются трудовые договоры

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения, кадрами, юристами. Подписываются составителем и утверждаются руководителем. Дата введения в действие – дата утверждения. Срок хранения 3 года

Разделы текста: 1. общие положения,2. функции, должностные обязанности, 3.права, 4.ответственность, 5.связь по должности

Реквизиты: название организации, название вида документа, дата, индекс, место написания, заголовок в именительном падеже, гриф утверждения, текст, подписи, гриф согласования, визы

Штатное расписание – док-т, закрепляющий должностной, численный состав предприятия с указанием фонда зарплаты, составляется ежегодно.

Оформляется по унифицированной форме. В нем фиксируется сведения о структурных подразделениях, должностях, количестве штатных единиц оклада, нотбавках, месячном фонде зарплаты. Готовится бухгалтерией, подписывается главным, старшим бухгалтером, утверждается руководителем. Изменения в штатное расписание вносятся приказом.

Структурная штатная численность – док-т, в кот указываются все структурные подразделения, вводимые в должности и количество штатных единиц по каждой должности

Директивный документ – док-т, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов

Дублетный док-т – 1 из экземпляров размноженного док-та

Официальный документ – док-т, создаваемый от имени орг-ии и носящий информативный или информационный характер

Исковое заявление – заявление в суд или арбитраж о претензиях к физ или юр лицам, составленных по унифицированной форме

Исковая давность – срок для защиты права по иску истца, право которого нарушено.

Информация – сведения о лицах, предметах., явлениях, фактах, независимо от формы их представления.

Информационная система – организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов , выделяемых в связи с особым способом передачи текста в определенную группу. Передаются по почте, факсу, модему.