8Методика служебного письма

Деловое письмо – док-т, применяемый для связи и передачи инфо

Письма бывают инициативные (оформляются на бланке для писем, название вида документа не имеет, кроме гарантийного и претензионного) и ответные

Текст письма состоит из вводной и основной части. В водной указывается: причина составления док-та, в основной: цель письма. Текст должен быть кратким, ямным, последовательным, корректным, аргументированным, объемом не более 2 стр., пишется в двух экземплярах: адресату и в дело.

Разновидности: сопроводительные, информационно-рекламные, гарантийные, директивные, циркулярные, претензионные, письмо-запрос, уведомление, извещение, предупреждение, напоминание, отказ.

Реквизиты письма: наименование орг-ии, автора док-та, справочные данные об орг-ии, дата, индекс в 1 строке, адресат, ссылка на дату и индекс входящего док-та, заголовок, текст, подпись, печать (для гарантийного и претензии), отметка об исполнении и исполнителе, гриф ограничения доступа

Письма подписываются руководителем (исполнителем) датой письма явл дата подписания

Докладная записка – документ, адресованный руководителю, содержащее содержание, изложение по к-л вопросу с выводами и предложениями составителя.

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу нВ совершение к-л действий от лица доверителя.

Служебная записка – док-т, адресованный руководителю или структурному подразделению, содержащий изложение к-л производственного вопроса.

Справка – док-т, содержащий описание или подтверждение тех или иных факторов или событий.

Информационно-справочные документы – совокупность документов, содер инфо о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, ф-ии предприятия или учреждения, режим его работы, права и обязанности работников, ответственность руководства и специалистов предприятия.

Распорядительные док-ты – док-ты, в кот фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Договор – док-т, фиксирующий соглашение сторон об установлении к-л отношений и регулирующих эти отношения.

Контрагент – одна из сторон договора

Акцепт – принятие предложения о заключении контракта или договора одной из сторон

Кредитное письмо – письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по договору.

Оферта – письменное предложение о заключении договора на определенных условиях

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер документу

Гриф согласования – реквизит, выражающий согласие учреждения или должностных лиц с его содержанием.

Досье – комплект документов в дело

Документ личного происхождения – док-т созданный лицом вне сферы его служебной деятельности

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

Заключение – док-т, содержащий мнение комиссии, организации или специалиста по какому-либо вопросу, документу или теме.

Индексация документов – присвоение документам порядковых номеров или деловых обозначений при регистрации

Экспертиза ценности документа – изучение документов в целях отбора их для дальнейшего хранения и определения сроков хранения

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия или организации, действующий на основе единоначалия для разрешения основных и оперативных задач предприятия

Указание – док-т, издаваемый по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций или других документов

Трудовая книжка – основной док-т, подтверждающий стаж работы

Личное дело – совокупность док-тов, расположенных в определенной последовательности, содержащих необходимые сведения работнике и его трудовом стаже

Выписка из док-та – заверенная копия части док-та

Личная карточка – док-т, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем