Практическая часть

Задания 6.3. Создать формы, используя таблицы базы данных созданной в задании 6.1.

1. Создайте форму с помощью Мастера форм на основании таблицы ГОРОДА.

– Включите в форму все поля из таблицы.

– Выберите внешний вид формы – в один столбец; стиль формы – Модульная.

– Включите в форму заголовок КОДЫ АМТС.

– Выполните форматирование заголовка: шрифт жирный, высота букв 14, расположить по центру, цвет букв – белый, цвет фона – зеленый.

2. Создайте форму с помощью Конструктора форм на основании таблицы СОТРУДНИКИ.

– Включите в форму данные: Фамилия, Год поступления на работу, Ставка, Надбавка.

– Добавьте в форму вычисляемое поле с именем Повышенная ставка. Значение дополнительного поля рассчитайте суммированием величины ставки и величины надбавки в денежном выражении.

– Выровняйте поля в форме с помощью команд Привязать к сетке и Выровнять из меню Формат.

– Включите в форму заголовок СТАВКИ И НАДБАВКИ.

3. Создайте форму с помощью Конструктора форм на основании таблиц СОТРУДНИКИ и ВУЗЫ.

Для создания формы на основании двух таблиц предварительно создайте запрос, который станет источником данных для формы.

– Включите в форму данные: Фамилия, Дата рождения, Год поступления на работу, Наличие высшего образования. Полное название ВУЗа.

– Включите в форму заголовок СОТРУДНИКИ. Выберите шрифт 18, жирный, цвет по своему выбору.

– Вставьте в область заголовка формы рисунок – фирменный знак, созданный предварительно с помощью графического редактора Раint.NET.

4. Создайте форму с подчиненной формой на основании таблиц СОТРУДНИКИ и КОНТАКТЫ.

– В подчиненную форму включите данные: Код командировки, Направление командировки, Командировочные расходы.

– В основную форму включите данные: Фамилия, Наличие высшего образования. Дата рождения.

– Включите в форму заголовок КОМАНДИРОВКИ. Выберите шрифт 18, курсив, жирный.

– Измените цвет фона области заголовка и области данных по своему выбору.

Контрольные вопросы

1. Для чего нужны формы?

2. Способы создания форм.

3. Как создать форму с помощью инструмента Форма?

4. Как создать разделенную форму с помощью инструмента Разделенная форма?

5. Создание формы с помощью инструмента Мастера форм.

6. Создание формы с помощью инструмента Конструктора форм.

7. Что такое элементы управления?

Создание отчетов

Теоретические сведения

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Создание отчета с помощью Мастера. Мастер отчетов позволяет создавать отчеты на основании одной или нескольких таблиц, а также одного или нескольких запросов при условии, что связи между этими таблицами и запросами заданы заранее. В отчет могут включаться поля по выбору. Однако мастер не выполняет создание дополнительных полей, не содержащихся в таблицах или запросах.

Мастер отчетов работает по такому же принципу, как и мастер форм.

Создание отчета с помощью Конструктора отчетов. Технология создания отчетов аналогична технологии создания форм с использованием конструктора. Запуск его осуществляется командой Создание → Отчеты → Конструктор Отчетов.

Окно Списока полей вызывается уже известным из темы создания форм способом. Выберанные поля из нужных таблиц переносятся в Область данных отчета. Ниже Списка полей появится новое окно Доступные поля в связанной таблице, если связи между таблицами заранее установлены. Выберите при необходимости нужные поля из этого нового окна.

Для отображения па экране заголовка необходимо выполнить команду Конструктор → Элементы управления → Заголовок отчета. Заголовок является по своей сути элементом управления Надпись. Для отображения области заголовка можно также воспользоваться контексным меню правой кнопки мыши. Заголовок отчета располагается в верхней части первой страницы отчета и включает в себя информацию, обычно помещаемую на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Печатается только один раз в начале отчета.

Под заголовком располагается Верхний колонтитул. Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета или названия полей отчета повторялись на каждой странице. Элементы названия полей (так называемой шапки отчета) создаются с помощью кнопки Надпись на панели элементов управления.

Область данных находится под областью верхнего колонтитула. В ней размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета, содержащих значения полей данных из таблиц или запросов.

Нижний колонтитул. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации. Печатается внизу каждой страницы.

Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету. В конструкторе Примечание отчета находится под нижним колонтитулом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра Примечание отчета помещается над нижним колонтитулом.

Создание отчета завершается его сохранением и просмотром. Для этого необходимо закрыть окно Конструктора отчета, выполнить в диалоге все действия по его сохранению, а затем просмотреть его с помощью Предварительного просмотра.

Размещение даты и времени в отчет. В режиме макета на вкладке Формат в группе Элементы управления выберите команду Дата и время . Откроется диалоговое окноДата и время. Снимите флажок Формат даты, если вставлять дату не нужно. Если необходимо вставить дату, выберите нужный формат даты. Если не требуется добавлять время, снимите флажок Формат времени. Если необходимо вставить время, выберите нужный формат времени. Пример применения выбранных форматов даты и времени отображается в области Образец диалогового окна.

В режиме Конструктора отчетов можно воспользоваться этой же кнопкой только на вкладке Конструктор в группе Элементы управления. Эта кнопка позволяет автоматически вставить два элемента управления поле с выражениями =Date() и =Time() в строке Данные на вкладке Данные в окне свойств для этих элементов управления. Можно использовать вместо этих двух функций одну Now(). Эта функция показывает и дату и время.

Размещение номера страницы. Рядом с кнопкой Дата и время есть кнопка Номера страниц. Устанавливается аналогично Дате и времени.

Размещение итогов. Для вычисления итога в конце отчета в области Примечание отчета создается свободный элемент управления. В Поле данных строится выражение для расчета итога, а в Надписи вводится название поля данных, например, Итого.

Итак, общий вид отчета, созданного в режиме Конструктора отчета, может иметь вид.

Создание отчета с промежуточными итогами. Промежуточные итоги – это итоги по группам записей. Допустим, в отчете, необходимо рассчитать не только общие командировочные расходы в конце отчета, но и расходы по каждому сотруднику.

Конструктор отчета позволяет отразить в отчете название группы записей, например, в рассматриваемом случае это будет Фамилия. При изменении значения поля, то есть, фамилии, отчет выведет итог по группе – расходы по фамилии.

Для создания промежуточных итогов откройте отчет в режиме Конструктора отчета. Выполните команду Конструктор → Сортировка и итоги → Группировка. Внизу экрана откроется окно с названием Группировка, сортировка и итоги. Нажмите на кнопку Добавить группировку и введите имя поля, которое будет определять группу записей, и при изменении значения которого будет выдаваться итог по группе.

Установите в позиции Добавить сортировку значение От минимального к максимальному .

Щулкнув Больше, выберите позицию (щелкните, чтобы добавить) рядом С заголовком и, в открывшемся окне, введите заголовок группы (в нашем примере Фамилия). Выберите также из меню: С разделом заголовка и С разделом примечания. Из меню позиции с итогами выберите тип операции и поле (например: итог на – Командировочные расходы; тип – сумма), а также выберите Показать в примечании группы.

Закройте окно Группировка, сортировка и итоги для возврата в окно Конструктора. В структуре отчета появились две дополнительные области: Заголовок группы и Примечание группы.

В области примечание уже вставлена итоговая формула. Добавьте элемент управления формы Подпись и дайте названия вашему итогу. Например: Итого по группе.

В области Заголовок группы создайте свободный элемент управления Поле. Присоедините этот элемент к необходимому полю данных, дав подпись как имя поля группировки. Все это делается в Окне свойств для этого элемента управления.

Просмотреть промежуточные итоги можно в режиме Предварительный просмотр.