4. Модели поиска и оценки эффективности

Принятие решения о создании или вводе в эксплуатацию любой конкретной системы зависит не только от ответа на вопрос, способна ли она функционально обеспечить все поставленные перед ней задачи, но и от того, насколько эффективно она будет работать. При этом принято различать экономическую и техническую (операционную) эффективность.

Экономическая эффективность системы определяется денежными (или иногда – временными) затратами, необходимыми для выполнения данного набора задач.

Техническая эффективность информационной системы определяется ее способностью обеспечить потребителям требуемый уровень информационного обслуживания.

При комплексной оценке системы должны рассматриваться оба критерия, т.к. жизнеспособность системы в равной степени зависит и от качества выполнения тех или иных операций, и от стоимости их выполнения.

4.1. Оценка экономической и технической эффективности

По сравнению со средствами анализа технической (операционной) эффективности средства анализа экономической эффективности не так хорошо развиты. Это во многом объясняется тем, что получение точных данных о преимуществах усовершенствованных информационных служб в большинстве случаев невозможно. Кроме того, при определении затрат на информационные системы почти неизбежно сталкиваются с несравнимыми ситуациями, так как различия в затратах между такими системами, как автоматизированная и традиционная, не обязательно точно отражают значение каждой из систем. Автоматизированная система может, например, использоваться помимо задач информационного поиска и для решения других задач, или она может в отличие от традиционной системы функционировать 24 часа в сутки. Таким образом, в оценке экономической эффективности используется большое количество скрытых факторов, которые могут мешать конкретному анализу и привести к ненадежным или бессмысленным результатам.

И тем не менее вопрос анализа затрат необходимо рассматривать, так как маловероятно, чтобы информационные системы разрабатывались или внедрялись без каких-либо попыток оценить их потенциальную экономическую эффективность.

96

4.1.1. Экономическая эффективность

Принято различать анализ экономической эффективности затрат

ианализ соотношения затраты-выигрыш. В первом случае требуется найти самые недорогие методы выполнения заданного набора операций или получить максимальные результаты при данных затратах. Во втором случае требуется систематическое сравнение стоимости выполнения отдельных операций и выигрыша, получаемого в результате их выполнения.

Встоимость системы обычно включаются первоначальные затраты, необходимые на разработку, испытания и оценку; операционные затраты, которые являются переменными и зависят от решаемых задач, участвующего персонала и количества требуемого оборудования; и, наконец, фиксированные затраты на аренду, налоги

идругие стандартные расходы. Выигрыш, получаемый от усовершенствованной информационной системы, может быть связан либо с уменьшением затрат, либо с увеличением экономической эффективности, но чаще всего при замене ручных операций автоматизированными снижение затрат трудно документировать. Преимущества сложных информационных систем могут тогда состоять в улучшении возможности принимать решения, увеличении экономической эффективности, стимулировании исследовательских возможностей и тому подобном, причем значение всех этих факторов обычно невозможно точно учесть. Анализ эффективности затрат должен основываться на следующих положениях:

1.Должны быть четко определены цели системы.

2.Для достижения целей должны быть предусмотрены альтернативы.

3.Должна быть определена стоимость реализации альтернатив.

4.Должна быть создана модель, связывающая стоимость реализации альтернатив с целями, которые должны быть достигнуты.

5.Необходимо провести ранжирование альтернатив путем оценки для каждого случая затрат и ожидаемой эффективности.

Для случая информационного поиска, когда задан объем работы (количество документов, объем и стоимость документов, среднее число запросов и т. д.), основные альтернативы и выбор вариантов относятся к операциям индексирования и ввода документов, а также к процессам поиска и вывода информации.

Вообще говоря, любой критерий качества, например данный уровень точности, может достигаться многими различными способами, каждый из которых требует своего уровня затрат: так, точность можно повысить использованием высокоспецифичного языка индексирования, при этом необходима высокая квалификация индексаторов и большие затраты на индексирование; или же индексирование может

97

проводиться менее тщательно, но результаты до передачи их потребителям должны просматриваться опытными экспертами, снижая тем самым стоимость индексирования, но увеличивая время поиска; и, наконец, можно переложить бремя на пользователей, предоставив им возможность самим вести поиск, уточняя формулировки запросов в надежде получить лучшие результаты.

Во многих случаях имеется возможность получить количественную информацию, связывающую различные системные альтернативы с эффективностью или качеством результатов, выдаваемых системой. В качестве примеров можно привести следующие зависимости:

-Зависимость между охватом массива и ожидаемым количеством выдач: значительный процент всех выдач приходится на очень небольшую долю документов массива, поэтому стоимость добавления к массиву большого числа менее продуктивных документов трудно оправдать с точки зрения улучшения результатов работы системы.

-Зависимость между временем индексирования и эффективностью поиска. Существует прямая связь между временем и полнотой индексирования и соответствующей ожидаемой полнотой поиска; к сожалению, при больших значениях полноты поиска потребляемые ресурсы для индексирования увеличиваются намного быстрее, чем полнота поиска, поэтому когда время или полнота индексирования превышают некоторый предел, вступает в действие закон уменьшающейся отдачи.

-Специфичность языка индексирования и баланс между полнотой и точностью. Обычно создание более специфичного языка индексирования обходится дороже и он дает более высокую точность, но он же может быть причиной ухудшения полноты; очевидно, что желаемый уровень точности и, следовательно, значение специфичности языка зависят от размера массива. При этом для очень больших массивов высокая точность является определяющей.

-Зависимость сложности средств автоматизации от ограничений в процессе обработки. Вообще говоря, разнообразные средства обработки позволяют обеспечить больший выбор выходных продуктов, например, упорядоченную выдачу документов. Однако более сложные средства обработки дороже по стоимости и по эксплуатации.

Даже если различные альтернативы можно надежно оценить количественно, может оказаться трудным принять оперативное решение, так как большие фиксированные затраты, связанные с реализацией, бывает нелегко возместить путем введения оплаты за предоставляемые услуги. До тех пор, пока не будет достигнуто согласие о ценности и выигрыше, которые дают информационные системы,

98

анализ затрат не дает полного ответа, требуемого для принятия решений.

99