Работа менеджера проекта по формированию команды

Самая первая, и, пожалуй, важнейшая задача для успеха проекта и для успеха команды проекта — это правильно установить цель. Ведь на достижение любой цели потребуется время, силы, средства, энергия людей. В процессе обсуждения идеи проекта, первого видения того, как будет реализовываться проект, составления первых документов проекта (устав проекта, первый базовый план проекта) менеджер проекта (желательно, чтобы он был назначен в самом начале проектной деятельности) совместно с основными, наиболее заинтересованными участниками проекта (заказчиком, руководителем родительской организации, спонсором и т. д.) должен понять сущность и специфику проекта. Именно от специфики реализации конкретного проекта будет зависеть, какая команда потребоваться для достижения цели проекта.

Использование термина «команда» возможно для управления любым проектом, однако менеджер команды проекта должен понимать разницу между рабочей группой проекта и командой проекта, осознанно тратить свои усилия на формирование того или иного типа коллектива.

. Подбор специалистов в команду проекта. Для этого потребуется проделать следующую работу: создать план по человеческим ресурсам проекта и определить способы найма и отбора специалистов.

Путем количественного и качественного анализа персонала следует выявить, какие конкретно специалисты нужны, сколько и когда.

В результате составляется план, который является основой для планирования человеческих ресурсов проекта.

Для определения потребностей в персонале нужно провести анализ следующих документов проекта: плана проекта, включающего результаты работы над проектом и конкретные задания; иерархическую декомпозицию работ по проекту; График Ганта (или другой инструмент, позволяющий увидеть длительность и последовательность работ).

Для определения численности специалистов необходимо проанализировать каждую операцию (вид работ по проекту) на основе иерархической декомпозиции работ по проекту, определить, сколько специалистов потребуется для исполнения данной операции, и сформулировать требования к профессиональным навыкам и умениям, опыту работы.

График Ганта позволит определить длительность и последовательность всех работ (операций) по проекту. На его основе нужно рассчитать потребность в специалистах, определить время, когда они будут работать. Некоторые специалисты будут работать от начала до конца проекта, другие будут приглашаться на время исполнения определенных работ по проекту.

Этот шаг включает в себя мероприятия по организации деятельности человеческих ресурсов проекта: распределение, закрепление заданий и ответственности; распределение ролей; выявление потребностей взаимодействия по ходу реализации проекта; формирование организационной структуры команды проекта.

Для эффективного взаимодействия членов команды проекта необходимо определить, кто кому подчиняется в рамках данного проекта. На этот вопрос можно ответить, анализируя содержание работ по проекту и иерархическую декомпозицию работ. Организационная схема иллюстрирует систему иерархии и взаимодействия членов команды, отделов.

Основой для определения обязанностей, распределения работ и закрепления заданий служит такой документ проекта, как матрица ответственности — это графическое представление того, кто и над какими заданиями работает. Она является оптимальным инструментом для демонстрации взаимодействия членов команды в рамках каждого конкретного задания.

Менеджеру команды проекта следует тщательно подготовить и обсудить со всеми членами команды и ключевыми специалистами информацию для составления матрицы ответственности.

Организационная структура проекта — это иерархическая организационная схема действующих структурных подразделений и должностей, их функциональных обязанностей. Она показывает иерархию подотчетности, начиная с самого низа и заканчивая менеджером проекта.

Организационная структура управления проектом — это модель, отражающая систему полномочий, ответственности и коммуникаций, в рамках которой реализуется прохождение управленческих процессов между структурными подразделениями организации¹.

Выяснение потребностей специалистов для выполнения за-крепленного за ним задания. Менеджер команды проекта должен обсудить с каждым сотрудником или руководителями групп, какие ресурсы и оборудование нужны для выполнения задания, определить, насколько это необходимо, есть ли такие возможности у организации, как по-другому можно решить данный вопрос, в случае невозможности полностью удовлетворить запросы.

понятие структуры и структуризация проекта

Три уровня структуризации проекта

Одновременно с «отрывом» проекта от внешней среды, изучением его окружения и внутренней среды производится структуризация — выделение двух типов объектов, из которых состоит проект — множества элементов и множества связей, и установление соотношения этих двух множеств друг с другом.

Структурой проекта называют совокупность множества элементов и множества связей, определенным образом соединенных между собой. Причиной структуризации проекта является сложность и иерархичность проекта как системы.

Термин «сложность» в общем случае означает то, что рассматриваемый объект включает в себя множество частей, аспектов, деталей, понятий, требующих для понимания или овладения серьезного исследования и анализа.

Данное понятие потенциально применимо к любым типам объектов — материальным и абстрактным, естественным и искусственным, а также к организациям, их целям и задачам, к работам и управленческой деятельности, к любым другим объектам. Степень сложности связана с числом различаемых частей и мерой их взаимосвязанности и оценивается количеством информации, необходимой для описания системы. В частности, проект как сис­тема имеет много различных взаимосвязанных частей, структур и элементов и, следовательно, является объектом, трудно понимаемым полностью².

Иерархичность — это структурная организация многоуровневых систем, состоящая в упорядочении взаимодействий между уровнями от высшего к низшему или расположение частей или элементов целого в порядке от высшего к низшему¹. Учитывая иерархичность структуры проекта, можно выделить следующие уровни его структуризации:

Первый уровень подразумевает разбиение проекта на три крупные подсистемы: предметную область проекта; область взаимодействия участников проекта; жизненный цикл проекта. Выделение данного уровня иерархии необходимо для изучения структуры проекта в самых общих чертах.

Второй уровень — это разбиение выделенных подсистем на следующие части: категории участников проекта; предметы и группы предметов по видам; на отдельные фазы проекта. Выделение данного уровня структуризации позволяет достаточно детально ознакомиться с составными частями объекта управления и управляющего субъекта, рассмотреть и проанализировать отдельные периоды, ступени в развития проекта.

Третий уровень — деление полученных частей проекта на структуры с максимальной разумной детализацией, организация их в структуру типа «дерево», в другие структуры. Чаще всего детализация предметов проекта производится путем представления их в виде иерархических (ветвящихся, древовидных, ранговых) структур, элементы которых связаны между собой по иерархическому принципу, то есть элементы одного уровня подчинены элементам другого вышележащего уровня². Например, построение дерева целей или проведения структурной декомпозиции работ.

Термином «дерево» обозначают также не содержащий циклов (ациклический) связный граф, то есть такой граф, между любой парой вершин которого существует, по крайней мере, один путь. Ацикличность означает, что между любой парой вершин в дереве существует только один путь¹. Выделение данного уровня структуризации, как правило, позволяет решить следующие практические задачи:

• разделение объектов проекта на поддающиеся управлению блоки;

• распределение ответственности;

• оценка необходимых затрат средств, времени, материальных ресурсов;

• создание единой базы для планирования, составления смет и контроля над затратами;

• увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов;

• переход от общих целей к конкретным заданиям.

Таким образом, структуризация дает возможность представить любой проект как иерархию структурированных систем, то есть структурированную систему, элементами которой являются структурированные системы, элементами которых также являются структурированные системы и так далее вплоть до элементов, состоящих из отдельных переменных.