По вопросам организации делопроизводства.

Заведующая аптекой – Марченко Надежда Иосифовна. Под ее руководством я был ознакомилен с организацией документооборота, номенклатурой дел, изучил основные организационно – распорядительные документы, порядок ведения документов и оформление дел.

Делопроизводство в аптечных учреждениях включат следующие операции:

• Вскрытие конвертов с поступающими документами, конвертирование и написание адресов па конвертах при отправке корреспонденции;

• Прием от структурных подразделений подготовленных ими документов, предоставляемых на рассмотрение и подпись;

• Регистрация поступающей, отправляемой и внутренней корреспонденции;

• Распределение поступивших документов для исполнения по структурным подразделениям;

• Ведение систематического контроля за сроками исполнения документов;

• Подбор документальных материалов для разрабатываемых в учреждении обобщающих документов;

• Оформление дел и подготовка их для сдачи в архив.

Все документы, оформляемые в аптеке, составляются в соответствии с формуляром – совокупность реквизитов, установленных в определенной последовательности. Основными реквизитами являются: наименование вида документа, автор, заголовок, адресат, дата, индекс, код, согласование, удостоверение, утверждение.

Документы регистрируются в “Журнале входящей документации” и в “Журнале исходящей документации”.

Вся документация в аптеке подразделяется на следующие группы:

• Организационная (положения, уставы, инструкции, правила), определяющая статус учреждения, структурные подразделения, порядок их работы;

• Распорядительная (распоряжения, приказы, постановления, указания), характеризующая административную деятельность учреждения;

• Справочно-информационная (служебные письма, докладные записки, справки);

• Общего характера (акты, протоколы, заключения);

• О личном составе;

• Предложения, заявления, жалобы граждан.

Для правильности ведения и использования документы группируются в дела. Каждое дело предоставляет совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или виду деятельности аптеки, помещенных в определенную обложку. Документы подшиваются в дела только после их исполнения или окончательного решения затрагиваемых в них вопросах. На дела постоянного хранения составляется внутренняя опись находящихся в деле (перечислены документы с указанием индекса, содержания, даты и номеров листов).

Дела хранятся в шкафу в кабинете администрации. На корешке обложки каждого дела написан номер. Этот номер соответствует номеру, под которым данное дело внесено в номенклатуру дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименования дел по номерам. Все дела квалифицируются по группам на основании какого-либо объединяющего их признака.

Номенклатура дел аптеки №78.

2-1	Приказы, распоряжения МЗ РФ
2-2	Постановления правительства РФ
2-3	Организационные планы работ
2-4	Планово-финансовая работа
2-5	Переписка с Аптечным управлением
2-6	Переписка с отделом снабжения и торговли
2-8	Переписка с КАнЛ
2-12	Материалы по работе с жалобами и предложениями населения
2-13	Акты снятия остатков ядовитых и наркотических веществ
2-18	Балансовые отчеты о хозяйственной деятельности аптеки
2-20	Переписка с ЛПУ
2-22	Личные дела сотрудников аптеки
2-23	Справки, заявления сотрудников аптеки
2-24	Материалы на аттестацию на занимаемую должность
2-25	Материалы по работе дежурного администратора
2-27	Акты проверок аптеки
2-29	Планы работ проф. союза
2-32	Материалы по производственной практике студентов
2-35	Материалы по технике безопасности
2-38	Переписка с прочими организациями