2. Организация делопроизводства

Делопроизводство в полевом учреждении ведется по единой системе в соответствии с перечнем документарных материалов. В соответствии с пе­речнем к началу года открываются в полевом учреждении дела. На осно­ва­нии этих дел составляется перечень заведенных дел, утверждаемый на­чальником полевого учреждения. В него вносятся все вновь заводимые и не законченные в прошлом году дела, книги и журналы. Ведение перечня возлагается на старшего кассира, в частности:

   - прием документов;

   - их регистрация;

   - доклад начальнику;

   - передача на исполнение;

   - отправка корреспонденции;

   - контроль за правильной адресацией служебной корреспонденции;

   - правильное хранение и оформление дел и документов, а также подготовка дел к сдаче в архив.

Порядок ведения делопроизводства проверяется раз в год комиссией, назначаемой начальником полевого учреждения. По результатам проверки составляется акт, который утверждается начальником.

Вся корреспонденция поступает к старшему кассиру, который вскры­вает ее и регистрирует в журнале учета входящих документов. Денежно-расчетные документы не регистрируются, а передаются в бухгалтерию для проводки. Корреспонденция, адресованная начальнику полевого учрежде­ния, вскрывается им самим. Неправильно адресованная корреспонденция в тот же день отправляется по назначению. Если не ясен получатель, то корреспонденция отправляется отправителю.

На корреспонденции, поступившей в операционный день, ставится календарный штамп с текущей датой, на поступившей после операционного дня - штамп и отметка "вечернее". После регистрации и проставления в правом верхнем углу штампа с указанием даты и регистрационного номера полученная документация передается начальнику.

Начальник полевого учреждения обязан рассмотреть корреспонденцию в день ее поступления, указать фамилии исполнителей и день исполне­ния, после чего она вручается исполнителям под расписку в регистраци­онном журнале.

Порядок обработки корреспонденции:

   - исполнение телеграмм производится в день их поступления;

   - почтовая корреспонденция исполняется в течение 10 дней не считая дня поступления.

На всех служебных документах с левой стороны оставляется чистое поле шириной 5-6 см.

Вся исходящая в другие воинские части корреспонденция подписыва­ет­ся начальником полевого учреждения, а корреспонденция денежно-рас­чет­но­го и учетно-опе­рационного характера подписывается также главным бух­галтером с указа­нием должнос­тей и воинских званий. Корреспонденция и денежно-расчетные документы, высылаемые в гражданские организации и учреждения, подписывается соответствующими должностными лицами без указания воинских званий. На исходящей корреспонденции проставляется номер, первые 2 цифры которого означают индекс дела, а последние ре­гистрационный номер по журналу исходящих документов.

Гербовые печати и угловые штампы, а также металлические печати и штампы делопроизводства для полевого учреждения изготавливаются депар­таментом полевых учреждений и высылаются в полевое учреждение особым порядком. Все они регистрируются в книги регистрации печатей и штам­пов. Каждое должностное лицо при их получении расписывается за соот­ветствующую печать или штамп.

Документы со сроком хранения 5 и более лет хранятся в делопроиз­водстве полевого учреждения 1 год. Затем они передаются на хранение в архив департамента полевых учреждений. Описи на сдачу в архив состав­ляются в 3-х экземплярах. Один остается в полевом учреждении, осталь­ные - вместе с документами в департамент полевых учреждений. Описи заверяются оттиском гербовой печати.

Порядок документов в описи:

   - со сроком хранения 10 лет;

   - со сроком хранения 5 лет.

На документы с постоянным сроком хранения составляется специаль­ная опись.

Документы со сроком хранения менее 5 лет уничтожаются в полевом учреждении по мере истечения срока хранения с составлением акта путем сожжения.

Дела, сдаваемые в архив, оформляются:

   - сверху по центру "Центральный банк РФ";

   - ниже "полевое учреждение Центрального банка РФ N___";

   - "дело N___", ниже название дела;

   - в правом нижнем углу "начато ______", "окончено ______", "на _____ листах", "хранить ______ лет", индекс по перечню дел.

Каждое дело, сдаваемое в архив должно быть сброшюровано в твердую обложку и прошито.

Толщина дел с постоянным и долгосрочным сроком хранения должна быть не более 5 см. Все листы должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или номератором в правом верхнем углу. В конце дела на оборотной стороне последнего листа делается заверительная надпись: в настоящем деле (книге) столько-то листов, ставится подпись ответственного за делопроизводство. Этот лист не нумеруется.

В делах с документами, где листы не пронумерованы в конце делается запись “настоящее дело сформировано”, ставится подпись и дата.

Книги и журналы аналитического учета по балансовым и небалансовым счетам должны быть прошнурованы и заверены начальником и главбухом и опломбированы. При незначительном количестве документов разрешается подшивать в одной папке несколько дел с одним сроком хранения. Отправка дел в архив производится в мешках в порядке, предусмотренным для упаковки ценностей.

На ярлыке мешка указывается номер ПУ отправителя и адрес получателя. Дела с действующими директивами и указаниями в архив не сдаются и подлежат постоянному хранению.