#2Классификация документов.

По типам:

1. Организационные . Определяют статус организации, структурных подразделений, порядок их работы.( положения, уставы, инструкции)

2. Распорядительные . Характеризует административныую деятельность организации( распоряжения, приказы)

3. Информационный справочник. Служебные письма, телеграммы, докладные, акты ,протоколы.

4. По личному составу( заявления, приказы о приёме переводе увольнении автобиографии, характеристики анкеты, личные дела, личные карточки)

К делопроизводство по происхождению:

1. Служебные- отражают деятельность организации

2. Личные

По месту возникновения: внутренние и внешние

По-содержанию : простые и сложные

По срочности : весьма срочные, срочные, несррчные

На-срочном пррставояются грифы"Срочно" "В. СРОЧНО"

По гласности: несекретные ,могут публиковаться; для служебного пользования, должны содержать гриф "дсп" , секретные должны иметь особую отметку о секретности. работу ведут только работники, имеющие доступ.

По форме

1. Индивидуальные- документы, текст которых характерен для каждого создаваемого документа и не повторяется у других

Типовые-- документы, отражающие однотипные ситуации, оставояются на основе текста, взятого за образец.

По-срокам хранения :

Документы постоянного хранения

Временного (выше 10 лет )

Временного-до 10 лет

По стадиям : черновик, оригинал , копия - точное воспроизведение , дубликат- документ, в случае утери оригинала.

#3организация документооборота

Осуществляется в виде 3х потоков

1. Входящий

2. Исходящий

3. Внутренний.

Формы работы с документами

1. Традиционная - когда используется бумажный носитель.

2. Смешанная - когда документы обрабатываются на бумажном носителе обрабатываются традиционно, а с электронным документами ведется на ПК.

3. Электронная . Документы на бумажном носителе скинируются и переносятся в электронную форму.

этапы работы с входящими документами

1. Приём и первоначальная обработка включает проверку правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверка целостности вложений, подготовка документа к передаче по назначению. Письма с жалобами и заявлениями требуют сохранения конверта!!

2. Предварительное рассмотрение и распределение. Сортировка по структурным подразделением .

3. Регистрация документов. Фиксировпние неохолимых сведений в регистрационных формах. И проставление реквизита " отметка о получении"

4. Рассмотрение исполнение и контроль за исполнением документов объекты контроля- качество и сроки исполнения документов.

Этапы работы и исходящими и внутренними документами

1. Создание, согласование, утверждение

2. Регистрация , фиксировпние-неоходимвх сведений в регистрационных формах. И проставление на нём реквизита, регистрационный номер

3. Отправка документа по почте или с помощью других средств связи.

Обязательные-реквизиты для регистрации входящих документов

Минимум

1. Наименование организации автора

2. Наименование вида документа

3. Дата поступления

4. Регистрационный номер.

5. Заголовок

6. Отметка об поступлении

7. Резолюция ( срок исполнения)

8. Отметка об исполнении

Обязательный минимум реквизитов для исходящих документов:

1. Название вида документа

2. Дата

3. Регистрационный номер

4. Заголовок

5. Отметка об исполнителей

6. Адрессат

Обязательный минимум реквизитов для внутренних документов:

1. Название структурного подразделения

2. Название и виды документа

3. Дата

4.Регистрационный номер

5.Заголовок

6. Резолюция( в том числе срок исполнения)

7. Отметка об исполннии.

Сроки регистрации - входящие в день поступления, исходящие и внутренние в день утверждения или подписания.

Формы регистрации:

1. Регистрационный журнал

2. Карточки

Как на бумажном носителе, так и в электронном. Входящие, исходящие и внутренние регистрируются отдельно. Финансовые плановые бухгалтерские регистрируются в соотвествующих подразделениях.

Не подлежат регистрации поздравительные, рекламные письма, мало значимая переписка по хозяйству, приглашения, поздравительные письма и тд.

Контроль за исполнением осуществляет руководитель, либо руководство структурных подразделений или уполномоченные ими лица.

Виды контроля 1. Предварительный- до истечения срока исполнения

2.последующий- после истечения срока.

Срок исполнения не должен превышать 10 дней.

Телеграммы и телефонограммы в срок до 5 дней

При постановке-на контроль, на документе оформяляют реквизит ( Контроль за исполнением) для этого красным штампом ставится буква К сверху справа.

В регистрационному журнале делается отметка о контроле, сроках, ответственном.

После делается реквизит отметка об исполнении.

#4 хранение и систематизация документов. Их уничтожение.

Осуществляют в папках Дело . Дело - это совокупность документов сформированных по какому-то признаку, помещенных в твердую оболочку и оформленных по определенным правилам. Дело не должно превышать 250 листов, документы внутри дела располагают в хронологической последовательно сти, заголовки должны быть краткими и соответствовать содержанию. Заголовок должен содержать гадание вида документа , краткое содержание дата .

Признаки, которые используются при формировании дела

1. Номинальный 2 предметно-вопросный( по содержанию) 3. Авторский 4. Корреспондентский 4. Географический по региону

5. Хронологическпй по периодам.

Для систематизации дел используют номенклатуру дел. - это систиематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения

Назначение номенклатуры дел

1. Группировать исполненные документы в дела .

2. Производить учёт дел

3. Определять сроки хранения дел

4. Решать вопросы экспертизы и отборпа на государственном хранение документации имеющей научно-историческое значение

Заголовки располагают по степени важности.

Структура номенклатуры дел может выглядеть :

1. Учредительные документы, штатное расписание, устав.

2. Распорядительные документы вышестрящих организаций

3. Распорядительные документы самой организации

4. Документы по личному составу

5. Бухгалтерские документы

6. Документы по хоз деятельности.

Хранение дел с момента заведения по месту формирования , в рабочих комнатах или специальных помещениях. В соответствии с номенклатурой . Номенклатуру помещают на внутреннюю сторону шкафа. На корешках обложек указывают индексы по номенклатуре .

Ответственность за сохранность несут руководители.

Передача в архив, уничтожение.

Этапы-

1. Формирование дела

2. Экспертиза- ценности дел

3. Оформление и передача в архив.

4. Обеспечение сохранности

5. Описание и уничтожение

Формирование- группировка документов. Общие правила формирования :

1. Только исполненные документы

2.. Компановпть вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса.

3.Группировать дело одного календарного года

4. Раздельно компановпть постоянноые и временные

5. Не помешать документы, подлежащие возврату, черновики.

Этапы оформления-документы помещают в обложку,переплетают, нумерация листов, составление заверителтной надписи, состпвлние внутренней описи документов , описание дела на обложку

Дела постоянного, временного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению

Дела-временного хранения до 10 лет не переплетают, листы не нумеруют, эранчть в парках скоросгивптелях.

Экспертиза ценности осуществляется ежегодно. Документы, имеющие ценность передаются для гос хранения, для этого создаются комиссии. Уничтожение дел оформляется актом( о выделениеии дел к уничтожению) дела хранятся в специально отведенном месте.

Сдача документов оформляется приёмо сдаточными накладными

При ликвидации и реорганизации дела постоянного хранения передаются в гос-архив. Документы по личному составу - в архив вышестрящей организации