2.Программа Outlook

является программой – органайзером и предназначена для управления личной и деловой информацией, а также для работы с электронной почтой. Программа работает в индивидуальном и коллективном режиме.

Основные понятия, используемые в программе:

• событие – мероприятие, происходящее во временном интервале от суток и более, пример, день рождения

• встречи – мероприятие (разовое или повторяющееся), для которого резервируется время, но не назначаются ресурсы и лица, примеры – лекции, беседа

• собрание – встреча, для которой назначаются ресурсы и приглашаются люди, например, совещание,

• контакт – организация, или лицо, с которым поддерживается связь – ф.и.о. (или организация), должность, адрес, телефон и т.п.,

• заметки – электронный эквивалент блокнота с отрывными листами,

• дневник – средство хранения важных документов и учета различных мероприятий

При работе с программой в коллективном режиме пользователям предоставлены права доступа к чужому расписанию для планирования собраний и встреч.

Нужный элемент программы выбирается щелчком по его наименованию. Все папки с элементами программы хранятся в едином файле *.pst

Работа с основными элементами программы:

Работа с календарем – предназначена для назначения встреч (выбирается дата, время, заполняются поля тема, место), возможна установка повторяющихся встреч в заданном диапазоне дат. По аналогии назначаются собрания, при этом информация о собрании будет автоматически отправлена всем его участникам.

Создание контактов – это элемент хранения адресов, телефонов и тп. – создаются специальные адресные карточки.

Элемент Задачи предназначен для контролем выполнения некоторых видов работ – создается список задач, назначаются сроки. Задачи могут быть разделены на категории по степени важности.

Дневник позволяет проследить за любыми элементами программы – что в какой день и в какое время выполнялось – какие встречи, какие контакты и тп. В дневник могут вноситься любые мероприятия дополнительно к тем, которые вводятся туда автоматически из других элементов программы.

Работа с электронной почтой проводится по аналогии с программой Outlook Express

Начиная рабочий день, щелкают по кнопке Outlook сегодня – перечень всех дел на сегодняшний день и на текущую неделю.

3.Программа PowerPoint

Это программа подготовки презентаций – выступлений или докладов с использованием компьютерных слайдов – иллюстраций, проектируемых на специальный экран или распечатываемых в качестве раздаточного материала.

Программа создает файл *.ppf, в котором содержится набор слайдов. В программе имеются специальные шаблоны, в которые может быть вставлен свой текст, рисунки, таблицы, графики.

Для создания новой презентации используется один из трех вариантов:

• мастер автосодержания – предлагает некоторую стандартную структуру презентации, в которую вводится конкретная информация,

• шаблон презентации – предлагается некоторый шаблон дизайна для всех слайдов – определенная конфигурация, цветовые сочетания, шрифты и т.п.,

• пустая презентация – пользователь сам создает все элементы презентации.

Для показа слайдов используются команды меню Показ слайдов – для придания большего визуального эффекта компоненты каждого слайда могут, например, всплывать снизу, падать сверху, появление по спирали, загрузка текста по строкам, по абзацам, и т.п. – проводится соответствующая настройка анимации. Выбирается последовательность запуска слайдов, временные интервалы и способ загрузки – автоматически или по щелчку мыши.

Основные этапы подготовки презентации

• разработка плана презентации

• создание отдельных слайдов

• создание презентации

• сохранение презентации

• демонстрация