- •4 Ключевые понятия менеджмента, относящиеся к процессному подходу
- •4.1 Процессный и функциональный подход к менеджменту
- •4.3 Система процессов
- •4.4 Структурирование (декомпозиция) процессов
- •4.5 Результативность и эффективность процесса
- •4.6 Целеполагание
- •4.7 Добавление ценности
- •5 Менеджмент процесса с позиций стандартов исо серии 9000
- •5.1 Планирование процесса
- •5.2 Обеспечение процесса
- •5.3 Управление процессом
- •5.5 Цикличность этапов менеджмента процессов
- •6 Инструментарий для менеджмента процесса
- •6.1 Использование цикла pdca (цикла Деминга) для менеджмента процесса
- •6.2 Цикл в.Н.И.И.С.
- •6.2.1 Выявите проблему
- •6.2.2 Найдите решение
- •6.2.3 Исполните запланированное
- •6.2.4 Исследуйте результат
- •6.2.5 Стандартизуйте обновленный процесс
- •6.3 Методика описания процесса для анализа и стандартизации
- •6.3.1 Методы схематического изображения процесса
- •6.3.3 Описание неопределённых процессов
- •6.3.4 Составление карты процесса
6.3.3 Описание неопределённых процессов
Алгоритмирование обычно используется для процессов, заранее определённых и по составу действий, и по последовательности и времени их выполнения. Но есть процессы, которые либо невозможно с необходимой степенью подробности описать с помощью уже перечисленных методов, либо это будет нерезультативно для реализации целей анализа. Примерами неопределённых процессов являются:
- некоторые научно-исследовательские работы;
- процессы, проходящие в неопределённых внешних условиях или с неопределёнными ресурсами;
- выполнение корректирующих действий по новой выявленной проблеме с невыявленной причиной;
- диагностика неисправностей сложного оборудования.
Большинство из этих процессов выполняется впервые, а многие из них - только один раз.
К неопределённым также необходимо отнести процессы, которые должны проходить постоянно и одинаково, но внешние обстоятельства часто заставляют менять их ход для достижения запланированного результата. Описание и анализ таких процессов проводится с помощью других методов.
Один из методов описания подобных процессов - диаграмма процесса принятия решения (ProcessDecisionProgramChart-PDPC), является одним из «Семи инструментов менеджмента качества». Такая диаграмма представляет собой иерархическую структуру в виде дерева, «корни» которого - это конкретные решения поставленной задачи.
Диаграмма процесса принятия решения позволяет спланировать возможную цепочку событий, которые могут произойти, и действий, которые необходимо выполнить, чтобы достигнуть цели процесса.
Рис. 18. Пример структуры диаграммы процесса принятия решения
Другая возможность анализа неопределённого процесса - использование метода описания процесса как системы объектов и событий.
Этот метод полезен в тех случаях, когда известны действия (возможности) процесса, но не известно, какие именно действия и в какой последовательности необходимо будет совершить для получения ожидаемого результата.
Появление событий обычно имеет вероятностный характер. Произошедшее событие имеет определённую степень важности с точки зрения его влияния на достижение цели процесса. На более важные события должна последовать незамедлительная реакция в виде действия или набора действий. Реакция на событие в данном методе называется прерыванием.
Прерывания обычно имеют свои приоритеты. Действия, на которые нужно отреагировать незамедлительно, имеют высший приоритет и по происшествии запускающего события приостанавливают выполнение всех действий с низким приоритетом.
Многие процессы состоят исключительно из действий в ответ на событие. В сфере разработки программных средств данный подход называется объектно-событийным программированием. В нём рассматриваются объекты, участвующие в процессе, и события, которые порождают действия, вносящие изменения в объекты. Таким образом, весь процесс - это наблюдение (мониторинг) за событиями и изменение объектов в соответствии с этими событиями.
Примером построения данной модели может быть таблица объектов и свойств (табл. 3) и диаграмма событий и действий (рис. 19),
Таблица 3
Обьекты и свойства (пример)
Объект |
Свойства |
Допустимые значения
|
Объект 1 |
Свойство 1.1
|
«Да» или «Нет» |
Свойство 1.2
|
«Да» или «Нет»
| |
Объект 2 |
Свойство 2.1
|
От 0 до 100 |
Свойство 2.2
|
«Да» или «Нет» | |
Свойство 2.3
|
1, 2 или 3 | |
Свойство 2.4
|
«Красный»,«желтый»,«зелёный» .
| |
Объект 3 |
Свойство З.1
|
«Да» или «Нет» |
Свойство 3.2
|
От 1 до 6 усл.. ед. | |
Объект 4 |
Свойство 4.1. |
«Да» или «Нет» |
Рис. 19. Фрагмент объектно-событийной модели
События и действия (прерывания)
В данном случае важную роль играют три момента;
- чёткое описание свойств объектов, так как действия будут направлены на изменение этих свойств,
- наблюдение (мониторинг) за происходящими событиями. Возможно, для этого потребуется расставить в процессе «индикаторы» работы - аппаратные средства (устройства для мониторинга) или организационные процедуры сбора данных (например, записи);
- необходимость расставить приоритеты для всех событий и связанных с ними действий (приоритет прерываний), так как следует быть готовыми к ситуации, когда два события происходят одновременно или событие происходит в то время, когда мы отрабатываем другое. В нашем примере приоритеты определяются по трехбалльной шкале:
1 - высший приоритет, то есть действия провести незамедлительно;
2 - средний приоритет, то есть действия провести, если отработаны все прерывания первого приоритета;
3 - низший приоритет, то есть действия провести, если отработаны все прерывания первых двух приоритетов.
Одна из разновидностей неопределённого процесса - процесс с определёнными набором и последовательностью действий, проводимых по «наилучшему сценарию», и большим количеством внешних и внутренних факторов, отклоняющих процесс от «наилучшего сценария». В этом случае целесообразно применять несколько методов описания процессов совместно, например, диаграмму последовательности с диаграммой процесса принятия решений или карту процесса с описанием объектов и прерываний.