6.2.2 Найдите решение
Группа продолжает рассмотрение проблемы, но уже под другим углом зрения. На данном этапе важно понять первопричину проблемы. Этому способствует описание процесса, сделанное на предыдущем этапе.
Предложения по улучшению процесса генерируют все участники группы. Эти предложения могут касаться двух уровней улучшения: «как должно быть», «как могло бы быть»(рис. 13).
«Как должно быть» - определение уровня развития процесса, которого организация может достичь при условии, что не потребуется дополнительных инвестиций в оборудование, программное и аппаратное обеспечение, персонал и т.д. Основа данного уровня - устранение несоответствий в действиях процесса, исключение ненужных, не добавляющих ценность действий.
«Как могло бы быть» - определение уровня развития процесса, которого организация может достичь при вложении значительных дополнительных ресурсов и инвестиций. Основа этого уровня - инновации, использование новых технологий, оборудования, методов работы.
Несмотря на кажущуюся простоту перехода на уровень «как должно быть», эта работа может принести значительный результат (значительное улучшение показателей процесса), особенно если планирование процесса ранее проводилось с использованием функционального подхода или по принципу «сделаем, как получится».
Для эффективной работы на данном этапе желательно использовать один из методов схематического изображения процесса (п. 6.3.1).
Все предложения участников группы анализируются на результативность и эффективность. В итоге группа должна остановиться на лучшем варианте и спланировать все действия, которые он предусматривает. Сложные действия можно представить в виде плана или сетевого графика с указанием ответственных лиц, сроков и, при необходимости, ресурсов.
Результат этапа - выявленная первопричина проблемы и спланированные корректирующие действия, в том числе ресурсы для их реализации, а также прогноз результата в виде плановых (контрольных) показателей.
Рис. 13. Уровни развития процесса
«КАК ЕСТЬ»
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
«КАК МОГЛО БЫ БЫТЬ»
6.2.3 Исполните запланированное
На данном этапе необходимо организовать выполнение действий, запланированных на предыдущем. Потребуется мобилизация энергии и знаний для достижения цели улучшения. Индикаторы процесса (измерители) и другие источники данных, например, записи, которые ведутся в рамках процесса, помогут отслеживать изменения в процессе и его результатах. Наилучший вариант, когда по результатам изменённого процесса проводится оценка удовлетворённости потребителей (внешних и/или внутренних) введёнными изменениями.
Этап желательно завершить общим обменом мнений членов группы о степени полноты и завершённости запланированных действий. Для перехода на следующий этап необходимо, чтобы у всех членов команды сложилось мнение, что сделано всё возможное для выбранного варианта улучшений.
6.2.4 Исследуйте результат
Когда группа решит, что все запланированные мероприятия выполнены, все изменения в процесс внесены и опробованы, можно перейти к анализу результатов улучшения, информация о которых формируется на предыдущем этапе в виде записей характеристик процесса и его результатов. Группа должна ответить на главный вопрос: «Достигнута ли цель улучшения?». Ответ может быть как положительным, так и отрицательным.
В любом случае на данном этапе желательно проанализировать работу группы:
сильные стороны и области для улучшения, выявленные в работе данной команды на этапах выявления проблемы, поиска решения, исполнения и измерения.