2. Классификация первичных документов. Документооборот

Классификация первичных документов может проводиться по разным признакам.

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинирования.

Распорядительными документами оформляются указания или требования на совершение той или иной операции. К этому типу документов относятся приказы и распоряжения руководителя, доверенности на получение материальных ценностей, наряды на выполнение определенных работ и др.

Оправдательные (исполнительные) документы свидетельствуют о том, что операция совершена. К таким документам относятся квитанции, счета и отчеты за произведенные расходы; приемные и сдаточные акты и др.

Документы бухгалтерского оформления – это справки и расчеты, которые составляются работниками бухгалтерии при отсутствии других документов (например, для отражения операций по начислению амортизационных отчислений по основным средствам или нематериальным активам) или при подготовке распорядительных и оправдательных документов для бухгалтерских записей (например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, расчеты на списание отклонений фактической себестоимости от нормативной и т.д.)

Документы, которые объединяют вышеперечисленные признаки, называются комбинированными. Например, расходный кассовый ордер - в нем содержится как распоряжение на выдачу денег из кассы, так и подтверждение фактического исполнения этой операции, последнее удостоверяется распиской получателя денег и подписью кассира.

По порядку отражения операций документы делятся на первичные и вторичные (сводные).

Первичные документы составляются в момент совершения операции. Например, требования цехов на отпуск материалов со склада, акты приемки-передачи основных средств, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Вторичные (сводные) документы составляются на основе первичных. Например, в авансовом отчете содержатся признаки оправдательного документа и одновременно документа бухгалтерского оформления: в нем имеются все сведения о характере расчетов с подотчетным лицом; в отчете перечисляются и к нему прилагаются оправдательные документы. К сводным документам относятся также различные группировочные и накопительные ведомости.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

К материальным относятся документы, отражающие наличие и движение основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов. Например, для учета поступления и движения материалов используются приходные ордера, накладные, акты и т.п.

Денежные документы отражают операции с денежными средствами. К таким документам относятся объявления о взносе денег на банковский счет, квитанция, чеки, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Расчетные документы – это документы, которые оформляют расчеты с другими организациями и лицами. Это расчетно-платежные ведомости по заработной плате, платежные поручения, платежные требования, почтовые переводы и др.

По способу составления документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы оформляются единовременно и сразу могут использоваться для отражения одной или нескольких операций. К таким документам относятся накладные, платежные требования, расходные и приходные кассовые ордера и др.

Накопительные документы составляют за определенный период. В них накапливается информация об однородных операциях, затем подводится итог (за декаду, месяц), и документ используется для бухгалтерского отражения совершенных за период операций. Примером таких документов являются лимитно-заборные карты, наряды на определенные работы и др.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются непосредственно в организации (приказы, платежные поручения, кассовые документы и др.)

Внешние – поступают в организацию со стороны (из государственных органов, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков и т.п.)

В организации формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п.

Процесс движения этих документов, начиная с их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, называют документооборотом.

Каждая из процедур, включаемых в систему документооборота, должна содержать набор определенных операций, соблюдение которых обеспечивает четкую организацию документооборота.

На стадии поступления документов в бухгалтерию они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (соответствие законности зафиксированных в документах хозяйственных операций). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку (дату записи в учетный регистр, оттиск штампа лица, ответственного за их обработку).

Документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, и документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, должны быть погашены штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере предприятия. Разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации является элементом учетной политики организации. Средством рационального использования документов является график документооборота. В нем фиксируется движение документов, указывается наименование и количество документов, время составления и сроки передачи в бухгалтерию, а также ответственные исполнители.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставление в бухгалтерию документов и сведений обязательны для всех работников организации.

По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в архив организации. Там они хранятся в течение сроков, установленных согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.