Тема 7. Документация и инвентаризация
В данной теме будут рассмотрены следующие вопросы:
Понятие первичных документов и их значение в бухгалтерском учете.
Классификация первичных документов. Документооборот.
Понятие и значение инвентаризации, порядок ее проведения.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
1. Понятие первичных документов и их значение в бухгалтерском учете
В ходе своей работы бухгалтер имеет дело с различными документами. Документация является средством первичного наблюдения и контроля за объектами учета. Ни одна запись в бухгалтерском учете не может быть сделана без оправдательных документов.
Документ – это письменное распоряжение на совершение хозяйственной операции или письменное свидетельство о факте совершения этой операции.
В составе документов различают первичные документы, учетные регистры и отчетность (баланс и другие формы).
Все хозяйственные операции в бухгалтерском учете записываются на основе первичных документов. Затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.
Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации.
Последовательность переноса информации из первичных документов в отчетность представлена на рисунке 30.
Рис. 30. Схема переноса информации.
К учету принимается только правильно оформленный документ, т.е. тот, в котором заполнены все обязательные реквизиты. Только в этом случае первичный документ имеет юридическую силу.
Формы первичных документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаются организацией, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
ж) личные подписи указанных лиц.
Первичные документы могут иметь при необходимости дополнительно и другие реквизиты, например, печать, штамп, расшифровку подписей и т.п.
Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции, либо сразу же после ее окончания. Например, расходный кассовый ордер на выдачу своевременно неполученной заработной платы оформляется перед выдачей денег после заполнения всех требуемых реквизитов руководителем, бухгалтером, кассиром и лицом, получающим заработную плату.
Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его заполнение, за достоверность данных, за передачу их в установленные сроки для записи в учетные регистры.
В кассовых и банковских первичных документах (приходных и расходных кассовых ордерах, платежных поручениях, денежных чеках и т.п.) никакие исправления не допускаются. Если в таком первичном документе допущена ошибка, то его необходимо аннулировать и составить новый документ.
В других первичных документах исправления должны быть обязательно оговорены.
Надо аккуратно, одной чертой зачеркнуть неправильно написанный текст или сумму так, чтобы можно было прочесть написанное, сверху написать правильный текст или сумму. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.