PM_uchebnoe_posobie (1)

Персональный менеджмент

Однако есть руководители, которые уже научились делегировать

полномочия своим подчиненным, но они иногда забывают, что их никто не освобождает от контроля за поручениями. Для этого вы можете завести контрольный лист (оформление которого – дело срочное, но не важное

– поручите это секретарю), где вы будете записывать все свои поручения, сроки и фамилии ответственных

Одним из главных воров времени руководителя могут стать совещания,

трата времени на пустую говорильню. Однако на сбор информации и индивидуальные беседы с каждым работником в результате времени уходит не меньше, более того, теряется возможность формировать из своего коллектива слаженно работающую команду. Чтобы совещание было эффективным, у него тоже должен быть четкий план, а у его руководителя – понимание того, каких результатов он хочет добиться,

Во-первых, на совещании должны приниматься решения. Это могут

быть решения, связанные с распределением текущей работы: какие задачи нужно выполнить, кто это будет делать, к какому сроку, как будет

отчитываться.Илижесовещанияпостратегическимвопросам:какдальше

развивать компанию, какой продукт выводить на рынок и так далее. Во-

вторых,совещанияпозволяютинформироватьколлективопроисходящих в нем событиях, изменениях, поддерживать у подразделений понимание общих задач, а также места и роли каждого в организации

Текущие совещания проходят более эффективно, когда есть заранее составленная форма протокола совещания и когда руководитель сам

ведет протокол. Это позволяет ему, с одной стороны, не уклоняться от

намеченного плана совещания, с другой стороны, полностью владеть

инициативой, задавая вопросы и пресекая излияния сотрудников на

Важнейшая задача любого человека – уметь избавляться от навязываемых ему работ. Чтобы противостоять тем, кто старается взвалить на вас свои (или чужие) обязанности, можно использовать целый арсенал способов. Но все они требуют хорошего уровня развития коммуникативных способностей

Коммуникабельный человек обладает четырьмя важными умениями:

обращатьсяспросьбой.Привозникновенииситуации,когдаруководитель

начинают «грузить» своими обязанностями, мы можем воспользоваться всеми этими умениями. При этом наше поведение будет определяться стратегией, которая наиболее уместна в этом случае. Можно выделить четыре основных метода: прямой отказ, разоблачение манипуляции, обмен или перенос.

Прямой отказ не обидит человека, если вы выразите готовность всегда

прийти ему на помощь, но не в этот раз. Мягкое отношение к человеку и

жесткое по отношению к проблеме позволит сохранить отношения после

Раскрытиеманипуляции

который старается вас нагрузить. Например, вы можете задать такой

вопрос: «А почему вы просите об этом именно сейчас?» или «А почему эта необходимость возникла сейчас?»

71

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

Обменсвязанссогласиемвыполнитьчужуюработуприусловии,чтоза вас выполнят часть вашей работы. Например: «Я сейчас заканчиваю отчет.

На это уйдет дня три. Если его можно отложить или кому-то передать, то

Перенос предполагает откладывание выполнения дела. Например: «Могуяэтосделатьпослетого,каквыполнювашепредыдущеепоручение?»,

«Мыможемвернутьсякобсуждениюэтоговопросапозже?»или«Ккакому сроку должен быть результат?»

Существует еще метод бесконечного откладывания. Для этого

можно использовать следующие выражения: «При первом удобном

случае», «Как только позволят государственные дела», «Сразу после того,

какясделаю…(перечислитевсе,чтовамнеобходимосделатьвближайшее

время)»

72

http://video.decision.ru

Персональный менеджмент

Одной из основных проблем любого целенаправленного изменения своих привычек, поведения, методов работы является «прожектерство». Мы любим анализировать свои недостатки, даже планируем с ними бороться,

нопреодолеватьтакиненачинаем.Еслипланнереализуетсявдеятельности,

Эффективность уровня активации54

Как взаимосвязаны мотивация и эффективность работы над собой?

Согласно закону Йеркса-Додсона, максимум эффективности деятельности

достигается при оптимальном уровне активации работника. Активация

же напрямую связана с уровнем мотивации. На рис.8 показано, что при

Эффективность деятельности

Уровень активации

Эффективность деятельности

Уровень активации

54 Дейнека О.С. Экономическая психология. – СПб.: Изд-во СПбГУ ,2000. – 160 с

73

Решение: учебное видео

Персональный менеджмент

самооценкой не видят своих достоинств, поэтому им очень трудно найти в

себе силы, чтобы что-то менять. Одни похожи на везунчиков, которым все

само дается, а другие – на неудачников, которых сколько не исправляй, все

равно лучше не будет.

Фундаментальная ошибка каузальной атрибуции

Кроме того, ученые обнаружили интересное правило, в соответствии

фундаментальной ошибкой каузальной атрибуции. Оказывается, что если

мы достигли успеха, то причиной всему наши достоинства, а если у нас

случилась неудача, «на то были обстоятельства». Если же мы анализируем

поведение других, то считаем, что их успехи – результат случайности,

Мотивирующий эффект

Если мы рассмотрим эти закономерности в рамках управления собой, то придем к банальному выводу: «В чужом глазу и соринку заметим, а в своем глазу бревна не замечаем». Если мы не считаем неудачи следствием наших недостатков, то мы не будем их исправлять, но другим мы готовы дать массу советов о том, какими им надо быть. Но от других мы зачастую

эту информацию существенной, т.к. не видим себя со стороны

Понимая эти закономерности, мы можем внимательнее относиться

к обратной связи от коллег и тщательнее анализировать свои неудачи.

Именно там кроется секрет нашего успеха

При этом существуют

Практически любое действие, которое мы совершаем, имеет в своей

основе тот или иной мотив. Каждый из нас действует в различных ситуациях исходя из различных мотивов. Все наши мотивы выстроены в

некоторую иерархию. Благодаря ей мы определяем, какой мотив важнее

задействовать в данной конкретной ситуации. Эта же иерархия призвана

защищать нас от ситуации конфликта мотивов, когда мы хотим того, что

одновременно выполнить или получить невозможно. Те мотивы, которые

чаще определяют наше поведение, называются ведущими. Скорее всего,

У большинства из нас среди мотивов есть мотивы развития и

самосовершенствования. Но у одних они являются ведущими, у других

чтения детективов или просмотра сериалов. От того, на каком уровне

иерархии нашей мотивационной сферы находится этот мотив, зависит

и то, насколько легко его «включить». Кроме того, надо знать «дорогу»,

которой можно до него добраться. Если этот мотив легко и часто доступен,

то человек готов меняться. Если этот мотив редко и трудно включается, то

ему надо основательно доказать себе, что изменения необходимы Мотивация к освоению приемов управления собой может возникнуть

как результат положительной или отрицательной мотивации.

Положительная мотивация - мы начинаем работать над собой, чтобы

достичь яркой цели

Отрицательная мотивация – работаем, чтобы исправить ошибки,

75

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

Достижение яркой цели или признание ошибок автоматически определяет тип задачи, которую мы собираемся решать в отношении себя, как сложную. И мы можем с ней справиться, не прибегая к

дополнительным усилиям. Здесь действует только одно ограничение: мы

должны либо воодушевиться яркой целью, либо слабые стороны

Еще в первой половине ХХ века Леон Фестингер открыл такое явление, как

когнитивный диссонанс. Он проводил простой эксперимент. Предлагал

студентамзаплатусначалаоткрутитьгайкинаспециальнойпанели,азатем

их снова закрутить. По окончании эксперимента он просил испытуемых

выйти к ожидающим своей очереди студентам и сказать им, что их ждет

очень интересная работа. А затем оценить степень удовлетворенности участием в эксперименте. Одним студентам он платил за работу 20 центов, а другим 1 доллар. Кому сколько платить определялось жребием. Оказалось, что те студенты, которые получали больше, оценивали свою

Этот эксперимент заставил Фестингера сформулировать понятие

Когнитивный диссонанс - рассогласование между ХОЧУ и НАДО

Например: чувствую скуку при выполнении задания, а говорю

об интересной работе. Каждый участник эксперимента должен был

разрешить возникший когнитивный диссонанс. Чем выше «плата» за

то, что НАДО делать, тем осознаннее диссонанс. Студент понимает, что

он делал скучную работу за большие деньги. Чем она ниже, тем лучше человек себя убеждает в том, что он ХОЧЕТ того, что ТРЕБУЕТСЯ. Раз платят немного, то, наверное, мне понравилась эта работа

Приведенный пример показывает, как действуют внешние стимулы.

Также как и мотивы, они могут быть положительно или отрицательно

окрашенными. В первом случае можно говорить о поощрении, а во втором – о принуждении. Все мы рано или поздно научились читать.

Кто-то это сделал сам из любопытства, а кого-то подталкивали к этому родители, некоторых же прямо заставляли и даже наказывали. Но, чтобы

изменение произошло, стимулы должны присутствовать постоянно. Вряд

ли руководитель может обучать своего подчиненного приема управления временем так же регулярно, как родители добиваются от ребенка навыков

При подкреплении собственных результатов мы можем использовать

2 вида стимулов

•внутренние стимулы (самоподкрепление)

•внешние стимулы (принуждение и поощрение)

При подборе стимулов важно руководствоваться несколькими соображениями, которые можно представить как алгоритм действий по

1.Определите, какие стимулы на вас сильнее оказывают влияние:

положительные или отрицательные. Большинство людей нуждается

в стимулах со стороны других людей. При этом они предпочитают

55

55 Стюарт Я., Джойс В. Современный транзактный анализ. – СПб,. 1996

76

http://video.decision.ru

Персональный менеджмент

2.Подберите действенные стимулы, которые будут и способствовать достижению вами поставленных целей. Для большинства людей

использовать в качестве штрафов на достижение тех целей, на

которые средств всегда не хватает. Однако лучше использовать те

стимулы, которые соответствуют вашим потребностям56

3.Используйте их только в том случае, если поставленные цели были полностью реализованы (на 100%). Помните, что фундаментальная ошибка каузальной атрибуции приводит к тому, что мы себе прощаемто,чтонепростилибыдругим.Поэтомуесливынеуверены в себе, попросите помощи у надежного коллеги или родственника

4.При необходимости корректируйте свою систему подкрепления, изменяя силу воздействия и внося необходимое разнообразие. Одни

разных целей

Например, если вы знаете, что положительные стимулы на вас влияют

сильнее,аосновнойвашмотив–признаниезаслуг,товыможетеопределить

отчетные периоды, когда будете рассказывать значимым для вас людям о достигнутых результатах, а их внимание, восхищение и т.д. будет служить подкреплением. Но следите за тем, чтобы оно было разнообразным, а не формальным.

Мотивация или стимулирование?

Тут еще важна оценка наличных ресурсов. Если проблема велика, а

небе».Проблемысегодняшнегодняпонятны,апроблемызавтрашнегодня

страшат. Лучше ничего не пытаться менять. Если же ресурсы и результаты

соотносимы,томожносразуженачать.Поэтому,есливсеидетпопервому

сценарию, то лучше разработать пошаговые результаты и добиваться эффекта постепенно. В этом же случае уместно и использование внешних ресурсов как способ экономии собственных сил. Главное – чтобы это было

Динамика мотивации

На различных этапах саморазвития мотивация может меняться.

Например, вы приняли жесткое решение о проведении хронометража,

который вы никогда раньше не проводили. Вам непривычно фиксировать каждое переключение внимания, иногда занимающее не более 5 минут.

В первый день вы это делаете с энтузиазмом. Вечером с интересом анализируете. Во второй день уже немного привыкли. На третий день

Ведь неизвестно же, что вы фиксируете в своей записной книжке. Но не будешь же каждому рассказывать

Постепенно новизна этого дела снижается, и вы обнаруживаете, что забыли зафиксировать полдня, а то и больше. Почему происходит ухудшение? То, что раньше было сложной задачей, постепенно

быть выше. При этом новизна хронометража поубавилась. Именно

поэтому многие хорошие начинания заканчиваются ничем. Важнее всего

обеспечить высокую мотивацию не в начале каких-либо изменений, а в середине. И если собственной мотивации для этого не хватает, можно прибегнуть к помощи коллег или родственников

56 Олехнович М.О., Бурмистров А.Н. Нематериальное стимулирование: Учебное пособие. – СПб., 2004

77

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

Если мы смогли пережить этап, когда навык нарабатывается, мы постепенно начинаем получать эффект от его использования. Результат все ближе, мотивация повышается, начинают появляться новые идеи. И

мы снова не нуждаемся в стимулах со стороны. Новая задача повышает активацию. Хотя, конечно, в этот момент очень приятно услышать признание со стороны руководителя или коллег. В то же время, если этих

признаний станет слишком много, то активация начнет зашкаливать, что

можетпривестикухудшениюнавыка.Инаработанныеприемыуправления временемвдругпропадуткуда-то.Будтоихинебыло.Желаем,чтобываши

результаты не пропадали

78

http://video.decision.ru

Персональный менеджмент

Пять основных функций, рассмотренных нами выше, составляют цикл самоизменения. Однако любой налаженный процесс требует корректировки. Регулирование требуется тогда, когда условия проведения изменений отличаются от запланированных, а фактические результаты сильно отклоняются от плановых. Наиболее типичной проблемой в таких

ситуациях является возникновение стресса. Поэтому последняя глава

нашего пособия посвящена методам «управления» стрессом

Стресс – это физиологическая и психологическая реакции человека на избыточную и, как правило, неприятную стимуляцию, на внешние обстоятельства, таящие в себе угрозу Стрессор - фактор или событие, вызывающее стресс

Стресс – одно из следствий низкой организации труда и нехватки времени.Стрессснижаетадаптивныевозможностичеловека,чтоуменьшает

его сопротивляемость болезням, повышает неспособность планировать свою работу и укладываться во времени. Порочный круг замыкается

Реакция на стресс протекает по трем стадиям

Стадия напряжения и тревоги, во время которой сопротивление

организмапонижается(«фазашока»),азатемвключаютсязащитные

Стадия сопротивления, когда напряжением функционирования всех систем достигается приспособление организма к новым

Стадия истощения, в которой выявляется несостоятельность

жизненных функций.

Результат - психологическое выгорание…

Стресс как результат чрезмерной перегруженности работой вызывает полное истощение физических и духовных сил человека. Такое состояние

Психологическое выгорание – психологически защитное поведение в виде исключения или уменьшения затрат на эмоции. Уменьшается

сила воли, обостряются индивидуальные особенности, черты характера, особенности нервной системы. К группе риска относятся: все профессии,

Синдром выгорания имеет три стадии

Эмоциональное истощение

эмоциональную сферу и на психику вследствие перегруженности работы или нереалистичных, завышенных ожиданий вызывает чувство

полной опустошенности. Приглушаются эмоции, исчезает острота

восприятия, появляется неудовлетворенность собой

Деперсонализация: проявления бессердечия, цинизма и грубости

по отношению к окружающим. Появляются чувство «загнанности в клетку» и негативные чувства к коллегам или клиентам. Имеют место

партнерами, как неуважение к ним. Происходит упрощение

профессиональных обязанностей. Интеллект и навыки сохранены. Но

взгляд пустой, а сердце «холодное»

Заниженная оценка собственных достижений: чувство, что все действия и усилия – лишь бессмысленная и пустая трата времени. Мозг работает, но нет ни эмоций, ни сил, ни воли. Поэтому работа осуществляется в режиме «автопилота». Резкость, озлобленность, грубость выступают уже как норма. Бывшие профессиональные

79

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

ценности осуждаются. Появляется отстраненность, желание уединения,

причем не только на работе, но и в семье

Стресс–причинапримернополовинывсехобращенийзамедицинской помощью. Более того, большая часть жалоб на физическое недомогание имеет психосоматическую основу, т.е. люди страдают от физических недугов, представляющих собой результат либо таких эмоциональных факторов, как производственный стресс, либо связанных с ним. При этом такие психосоматические заболевания сопровождаются специфическими

изменениями в тканях и повреждениями органов. Гипертония, язва

желудка, колиты, сердечные заболевания, болезни кожи, аллергия, мигрени,болипозвоночника–всеэтопоследствиястресса.Доказанотакже существование связи между стрессом и распространением инфекционных заболеваний и ослаблением иммунной системы

Что происходит с вами, когда вы оказываетесь в стрессовой ситуации?

Чувствуяугрозу,высобираетесь,словнопокоманде.Одинмомент,ивыуже «держитеоборону».Вашетелоприэтом напряжено,мышцынатянуты,как

струнки. Организм реагирует моментально! Все как по цепочке: дыхание

становится учащенным, так как клеткам требуется больше кислорода,

давление, частота и сила сокращений сердца увеличивается, заставляя

кровь бежать намного быстрее.

Возникающие при стрессе сдвиги – это проявление древней,

сформировавшейся в ходе эволюции, оборонительной реакции. Эта

реакция мгновенно включалась у наших предков при малейшей угрозе,

обеспечивая с максимальной быстротой мобилизацию сил организма, необходимых для борьбы с врагом или бегства от него. Стресс означал, что человек должен быть готов к физическим действиям

Сегодня,когдапристрессевамнужнынефизические,аэмоциональные ресурсы,организмпродолжаетреагироватьтак,какбудтовампонадобилась физическая активность. В результате оправданное ситуацией реальной

болезненное состояние. То, что столетия назад было важным защитным

механизмом, в современном мире превратилось в основной источник

заболеваний. Как в древние времена стресс был жизненно необходимым, так в наше время жизненно необходимо научиться защищаться от стресса.

Поскольку стресс связан практически с любой деятельностью, избежать

его может лишь тот, кто ничего не делает. Основоположник учения о

стрессе Г. Селье писал: «Не следует бояться стресса. Его не бывает только

Стрессом надо управлять. Управляемый стресс несет в себе

57 Для понимания возможностей управления

стрессом необходимо знать факторы, влияющие на возникновение стресса, и факторы устойчивости к стрессу.

Внутренние факторы риска возникновения стресса

Внутренние факторы зависят от индивидуальных особенностей личности. Можно выделить следующие внутренние негативные факторы,

внутренние факторы риска возникновения стресса:

•безграмотное сочувствие, т.е. полное растворение в другом, «заражение» состоянием другого из-за слабых границ «я»;

57 Селье Г. Стресс и дистресс

80

http://video.decision.ru