PM_uchebnoe_posobie (1)

Персональный менеджмент

удовлетворительными? оптимальными? Анализ ФРН показывает

– сколько и на что уходит времени. Соответственно, можно видеть

«провисающие» функции и функции, на которые тратится слишком

С чем имею дело

Договариваюсь

(ПР)

Что делаю Разрабатываю

Отдыхаю

Фотография рабочей недели

9:00

18:00

Хронометраж24

Хронометраж – это методика учета временных затрат, определяющая на что и сколько времени тратится. При хронометраже ведется учет

всего рабочего дня в течение 1-4 недель в зависимости от повторяемости, многообразия и длительности работ. Механизм хронометража достаточно прост: учитывается любое переключение внимания длительностью более

3–5 минут

Для чего нужен хронометраж?

1.Чтобы понять, на что реально расходуется время. Какие дела,

действия человек совершает в течение всего дня. Ведь если спросить

большинство людей, каким образом они провели свой день и

2.Чтобы увидеть, на что реально уходит время, сколько времени

расходуется на то или иное конкретное дело. И какое неважное

дело забирает много времени. Многие люди не успевают сделать все

свои важные дела в течение дня. А хронометраж позволит провести

анализ использования времени и спланировать работу так, чтобы на

24 Сайт Архангельского

31

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

3.Чтобы приучить человека к бережному использованию своего времени. Когда видишь, на что тратятся часы собственной жизни, поневоле начнешь беречь минуты

4.Чтобы понять качество своей жизни, то есть понять, когда человек живет для себя, когда для близких, когда для других людей, а когда

Примечание 1 Питер Друкер проводил хронометраж времени

управляющихкомпаниями,чтобывыяснитьэффективностьиспользования рабочего времени. Управляющий, давая секретарю задание провести

за предоставление объективного результата. Как пишет Питер Друкер в

своей книге, «руководители высшего ранга имеют в своем распоряжении

всего лишь 25% всего рабочего времени, которое они могут уделить

25

Примечание2 Однаждынасеминареодинначинающийруководитель

обратил внимание на то, что его опытные коллеги тратят гораздо меньше времени на согласование решений с другими службами. И выяснил банальную истину: он согласовывал решения лично, приходя в кабинет к коллеге, отвлекая его от дел и подробно обсуждая каждый проект. Его

же коллеги использовали для этого … технические совещания. Каждое согласование для этого руководителя занимало от 20 до 40 минут. В месяц

приходилось согласовывать вопросы по 7-8 раз. Итоговая экономия времени составила около 3,5 часов в месяц

Примечание 3 Случай из практики: мужчина, имеющий жену и

двоих детей, вдруг пришел к выводу, что семья для него также важна, как

и работа. Сделав хронометраж, он выяснил, что с семьей он проводит от 10 до 30 минут в день, или около 3 часов в неделю, на работу же тратится

до 50 часов в неделю. Оправившись от потрясения, вызванного таким

результатом, он нашел возможность сократить время работы до 40 часов

в неделю. При этом он увеличил время, проводимое с семьей, до одного

часа в день в будни и 6-8 часов в выходные. Таким образом, хронометраж помог ему осуществить свое желание проводить больше времени с семьей. Сейчасондумаетнадтем,какимобразомемусократитьвремяработыеще на 5 часов в неделю для увеличения времени общения с семьей

25 Друкер П. Эффективный управляющий, стр. 34

32

http://video.decision.ru

Персональный менеджмент

Причины, по которым большинство людей не хочет заниматься

•На это уходит много времени. Давайте подсчитаем. На одну запись

тратится от 15 (при грамотном сокращении) до 30 секунд. За день

делается от 20 до 50 записей. И времени на это уходит от 5 до 25 минут в день. То есть в среднем на хронометраж тратится 15 минут в

день. Много это или мало? Мы считаем, что 15 (даже 25) минут в день

–это небольшая плата за то, чтобы получить реальную картину своей

•Страх перед реальностью. Когда человек получает первые результаты,

поверить, что он так неэффективно живет. То есть человек об этом, конечно, догадывается, иначе не стал бы делать хронометраж, но не хочет верить, что настолько неэффективно. И здесь важно принятие себя, важно понимать, что люди несовершенны, и что

всегда есть возможности развития и возможности повышения своей

эффективности

Акаких результатов можно добиться при проведении хронометража?

1.Можно сравнить свое самоощущение, которое подсказывает, что

вы эффективно управляете временем, с данными замеров, чтобы

2.Можно определить, сколько на самом деле времени тратится на

выполнение работы, которая делается по частям (особенно если создается ощущение, что она требует много времени);

3.Можно понять, какая работа вам больше всего нравится (ведь на нее тратится больше всего времени), а какая меньше всего (она чаще

переносится на завтра);

4.Можно определить, какими делами вы удовлетворены и хотите

5.И т.д

Технология хронометража

1.Распечатать нарисованную в Word табличку и начать учет своего

времени. Без напряжения и попыток сразу что-то менять

2.Фиксировать каждые 30-40 минут расходы времени с точностью до 5

3.Через 1-2 недели начать создание собственной аналитики. Совершать

сее помощью «ковровые бомбардировки» всего личного времени в течение 4-6 недель. Разрабатывать залежи времени, изгонять воров,

4.Когда «вестибулярный аппарат» начнет работать, начать «чистку»

аналитики и создание экономной системы персонального

5.Совершать «точечные удары» по участкам, требующим повышения эффективности.

6.Присоединиться к тайм-менеджерскому сообществу, чтобы делиться

7.Находить все новые и новые резервы эффективности, и радоваться

33

Решение: учебное видео

Персональный менеджмент

Чтобы проанализировать факторы, которые поглощают ваше время,

воспользуйтесь следующим алгоритмом

1.Перечислите максимально количество поглотителей Вашего рабочего времени в Таблице 9. Оцените (приблизительно), сколько в среднем

минут у Вас похищает ежедневно конкретный поглотитель

2.Распределите все хронофаги по категориям. Подберите методы, которые справляться с целой группой хронофагов – поглотителей вашего времени и начните с ними борьбу

Виды хронофагов

Вы могли воспользоваться любым из предложенных методов самодиагностики.Давайтетеперьобъективнопроанализируемполученные результаты при помощи Таблицы 10 (выберите нужный вариант ответа)

Узнали ли вы из полученных результатов что-то новое о себе?

Вы довольны полученными результатами (в целом)?

Хочется вам что-то изменить в соответствующей «картине

работы»?

Вы готовы взяться за создание своей «системы управления

собой» самостоятельно?

Собираетесь вы этим заняться прямо сейчас, не откладывая «до

понедельника»?

Есливывыбралипреимущественноответы«да»,то,скореевсего,Вамбудет полезноизменитьсвойстильработыи(или)жизни.Еслижевосновномвы выбрали ответы «нет», то пока нет смысла заниматься управлением собой.

37

Решение: учебное видео

Персональный менеджмент

После того как стало понятно – что именно вы делаете и как долго, можно

приступить к совершенствованию собственной деятельности. А любое

совершенствование начинается с целеполагания. То есть выделения

основных направлений своей деятельности (и профессиональной, и

личной), и постановки целей по каждому из этих направлений. Ведь если

непонятно,зачемвообщевыживетеиработаетеичтоврезультатедолжны достичь, то естественно, Ваши усилия будут хаотичны. Отсутствие четкой

целилишаетВасвозможностирасставлятьприоритетыизаставляет«идти

на ощупь» и «действовать наобум»

Традиционно под целями понимают образ желаемого будущего, который

выражен в количественных показателях. Однако многие исследователи

пришликвыводу,чтотакоепониманиецелисильнообедняетвозможности

стратегическогопланированиянадлительные(5-10лет)исверхдлительные

(20-30 лет) промежутки. Например, Рассел Акофф выделяет несколько

уровней целей, которые могут преследовать люди

1. задачи:

2.

приблизиться в рамках планируемого периода;

3.идеалы

приближение к ним и в плановом периоде, и за его пределами»28

Цели каждого последующего уровня являются исходным пунктом для

определения и одновременно критерием оценки «правильности» целей

предыдущегоуровня.Этокасаетсяитехцелей,которыечеловекставитсебе

сам, и тех целей, которые ему навязывают. При этом и «цели» и «задачи»

иногда могут быть измерены количественно, а иногда нет.

Чтобы избежать путаницы в терминологии, мы будем использовать

следующее упорядочение целей

28 Рассел Л. Акофф «Планирование будущего корпорации»: Пер. с англ. – М.: Сирин, 2002 г. - 256 с. (с. 66)

39

Решение: учебное видео