2.3. Международные письма

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

Приведем примеры текстов писем, составленных как в России, так и в других странах.

1. Уважаемые господа,

В своем письме от 24 марта с.г. Вы предложили нам услуги по размещению рекламы наших клиентов в журналах, издающихся во Франции.

Наши клиенты заинтересовались этим предложением и были бы рады получить полную информацию о журналах, в которых Вы намерены помещать их рекламу. В частности, они хотят знать круг их читателей, тираж и расценки на публикацию одноразовых рекламных объявлений.

Будем признательны за скорый ответ.

С уважением.

2. Господа,

В соответствии с контрактом № …, подписанным между … 12 декабря 200.. г., поставка оборудования для расширения первой очереди завода начинается в ноябре текущего года. Чтобы избежать простоя вагонов и задержки с перегрузкой оборудования на станции, просим подготовить соответствующие площадки для перегрузки оборудования в … вагоны.

В соответствии с графиком поставки оборудования и его монтажа в первую очередь будут поставлены негабаритные тяжеловесные технологические металлоконструкции.

Поставку конверторов предлагаем осуществить морем на специальных баржах, так как значительная негабаритность указанного оборудования не позволяет транспортировать его по железной дороге.

Просим сообщить о принимаемых мерах по обеспечению своевременной поставки оборудования на площадки завода.

С уважением.

3. Документирование организационно- распорядительной деятельности

3.1. Организационные документы

К организационной документации относятся следующие документы:

- устав;

- положение;

- инструкция;

- должностная инструкция.

Устав– это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере хозяйственной деятельности.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:

- наименование министерства;

- наименование организации;

- вид документа;

- регистрационный номер, дата, место издания;

- гриф утверждения;

- текст.

В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы как:

- общие положения;

- основные функции, права и обязанности участников;

- руководство;

- взаимоотношения и связи;

- производственно-хозяйственная и коммерческая деятельность;

- имущество и средства;

-контроль, проверка и ревизия;

- реорганизация или ликвидация.

Положение– это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов.

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включать такие разделы:

1. Общие положения – определяются:

• область деятельности;

• указание на статус структурного подразделения, непосредственное подчинение;

• нормативные правовые акты, иные акты, в том числе и локальные, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности;

• кто возглавляет структурное подразделение, порядок назначения руководителя;

• при наличии печати: описать ее и указать область применения.

2. Задачи и функции – указываются:

• основные задачи структурного подразделения;

• функции.

3. Права и ответственность – указываются:

• права структурного подразделения;

• персональная ответственность руководителя структурного подразделения за осуществление задач и функций;

• квалификационные требования, права, обязанности и ответственность сотрудников структурного подразделения.

4. Взаимоотношения – указываются:

• по каким вопросам подразделение взаимодействует с другими структурными подразделениями.

5. Организация работы – определяются:

• порядок деятельности структурного подразделения;

• организация контроля и проверки деятельности подразделения;

• реорганизация и ликвидация структурного подразделения.

Устав и положения являются сложными документами. Их структура и содержание определяется учреждениями-разработчиками.

Инструкция– это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (приказов, распоряжений). Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», « не допускается» и .д. Текст инструкции излагается от третьего лица, например: Руководители должны систематически анализировать … Текст разбивается по определенной логической на разделы, пункты, подпункты.

Инструкция оформляется на общем бланке и утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением) и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если не указан срок введения инструкции, то таковым считается день подписания и регистрации документа.

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

При разработке должностных инструкций следует учитывать наименование должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в Квалификационном справочнике должностей, специалистов и других служащих.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений на все должности, предусмотренные штатным расписанием, и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации и обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения – устанавливаются:

• область деятельности специалиста;

• порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия;

• квалификационные требования;

• подчиненность специалиста;

• должностные лица, которыми он руководит

2. Функции – перечисляются основные направления деятельности работника.

3. Должностные обязанности – определяются конкретные виды работ, выполняемые работником.

4. Права – определяются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

5. Ответственность – указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

6. Взаимоотношения (связи по должности) – устанавливается круг служебных связей, порядок представления отчетов, планов и других документов, периодичность представления отчетной информации и др.

7. Оценка работы (по усмотрению организации) – указываются критерии оценки деятельности работника.

Вопросы согласования текстов должностных с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций.

Должностные инструкции доводятся до работников под расписку, которые проставляют на ней ознакомительную визу.