5.4. Телеграммы, телефонограммы
Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документов, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.
В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности:
- внеочередная;
- правительственная;
- срочная;
- и др.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя.
В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Адрес и текст телеграммы печатаются на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются.
Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях допускается краткое доказательство.
Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же все-таки надо проставить знаки препинания, то их пишут условными сокращениями: точка –ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие – ДВТ, кавычки – КВЧ. Условно обозначается слово «номер» - НР.
Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направляемы в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.
Международныетелеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Текст такой телеграммы подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
Телефонограмма– это документ, передаваемый по линиям телефонной связи. Телефонограмма оформляется на бланках, при их отсутствии – на листах бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственно исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номера телефонов.
6. Организация работы с документами
6.1. Организация документооборота
Документооборот – организация работы с документами от момента создания документа сдачи его в архив
Различают три основных потока документации:
документы, создаваемы в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
документы, поступающие из других организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие).
Документооборот организует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и др.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.). Эта служба должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов
Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:
Получение
(отдача) указания на разработку документа,
его уяснение (уточнение)
Составление
проекта документа
Согласование
проекта документа
Проверка
правильности оформления проекта
документа
Подписание
руководителем
Регистрация
документа
Простановка
индекса (номера) на документе
Доведение
документа до сведения лиц, которым
он предназначен (до исполнителей)
Исполнение
и контроль исполнения документа
Подшивка
исполненного документа в дело
Входящие документы – это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи.
Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:
На рассмотрение руководствапередаются документы, адресованные руководителю предприятия, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия, необходимую для принятия управленческих решений. Например, письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другого предприятия; жалобы покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данным предприятием.
Без рассмотрения руководителем передаются по исполнение (исполнителям) документы, которые содержат текущую оперативную информацию или адресованные в другие подразделения. Например, письмо-напоминание от головного предприятия подразделению о приближении отчетного периода для подготовки соответствующей отчетности данного структурного подразделения
Исходящие документы – это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо о исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).
Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:
Получение
(отдача) указания на разработку документа,
его уяснение (уточнение)
Составление
проекта документа
Согласование
проекта документа
Проверка
правильности оформления проекта
документа
Подписание
руководителем
Регистрация
документа
Простановка
индекса (номера) на документе
Проверка
правильности адресования
Отправка
документа адресату
Подшивка
второго экземпляра (копии) в дело