Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Докум лек.doc
Скачиваний:
39
Добавлен:
30.03.2015
Размер:
368.64 Кб
Скачать

2. Современное деловое письмо

2.1. Правила оформления делового письма

Служебные письма оформляются на бланках писем, которые вносятся реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используют следующие формы изложения текста

  • от первого лица единственного числа (прошу);

  • от первого лица множественного числа (просим);

  • от третьего лица единственного числа (предприятие просит);

  • от третьего лица множественного числа руководство предприятия и трудовой коллектив просят).

Исходящие(отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами (например, письмо по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

На входящих(получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации, рассматривавших письмо, а в дальнейшем – отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой документационного обеспечения управления) и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2.2. Классификация деловых писем

Исходя из результатов анализа деловой переписки все деловые письма можно разделить на три базовых классификационных категории:

а) официальнее деловые письма;

б) частные деловые письма;

в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки.

В свою очередь классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена:

а) по официальным деловым письмам:

1) письма-просьбы;

2) письма- ответы;

3) письма-запросы;

4) письма-напоминания;

5) письма-заявления;

6) письма-подтверждения;

7) сопроводительные письма;

8) договорные письма;

9) письма-предложения;

10) письма-приглашения;

11) письма-рекламации (претензии);

12) информационные письма;

13) гарантийные письма;

14) презентационные письма;

б) по частным деловым письмам:

1) письма-поздравления;

2) письма-приглашения;

3) письма-извинения;

4) письма для выражения сожаления и соболезнования;

5) письма по случаю представления;

6) письма по случаю отъезда;

7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений;

8) благодарственные письма;

9) рекомендательные письма;

10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.д.);

11) письма-открытки;

12) письма-отказы;

13) письма для обращения в различные инстанции;

14) письма-резюме.

Дадим краткую характеристику наиболее распространенных в деловой переписке видов деловых писем.

Письмо-просьба – для изложения какой-либо просьбы, связанной с осуществлением предприятием своей деятельности. Отличается однотемностью содержания, краткостью и конкретностью изложения.

Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Просим …:

  • Вас проверить качество изготовления станков»

  • выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу»

  • включить в план изобретений».

«Прошу …:

  • принять меры…»

  • направить данные о сроках поставки …»

  • направить нам договор…»

  • подтвердить по телефаксу получение документов».

Письмо-ответ (отказ) – для информирования клиента об отказе на предыдущую просьбу с указанием причины.

Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

  1. повторение просьбы, на которую составляется ответ;

  2. обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

  3. констатация отказа.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам…»

«Считаем нужным сообщить Вам…»

«Предлагаемые Вами сроки проведения…»

«Ваше предложение не получило поддержки».

Письмо-напоминание - для целенаправленной передачи адресату какой-либо конкретной информации, в тех случаях, когда не удается это сделать с помощью телефонных переговоров или личного контакта. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола (напоминать». Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

«Напоминаем, что:

  • по проекту совместного строительства Вы должны…»

«Напоминаем Вам, что…

  • Ваша задолженность по оплате … составляет…»

«Несмотря на неоднократные напоминания…,

  • Ваша фирма до сих пор не предоставила …»

  • мы до сих пор не получили…».

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Подтверждаем…:

  • получение документов на…»

  • Ваши условия поставки оборудования…»

«С благодарностью подтверждаем …:

  • получение Вашего письма от…»

  • получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…»

«ООО «ФРЕЗЕР» подтверждает…:

  • свой запрос о строительстве объектов ЖКХ….»

  • Условия поставки холодильного оборудования…».

Сопроводительное письмо – для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Включает в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень с указанием точных характеристик (названия, количества страниц и т.п.).

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5.

Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

1. Направляем заявку на … необходимых Вашему заводу в 2006 г. для….

2. Высылаем наложенным платежом…

3. Возвращаем проект … на … стр. со следующими замечаниями…

4. Представляю на утверждение проект плана…

5. Направляем протоколы испытания… Испытание показало следующие результаты…

Договорные письма. Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, которое подтверждает факт отправки договора.

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия – продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

Информационное письмо – для развития деловых отношений с новыми партнерами, т.е. информирование адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной информации относительно перспектив сотрудничества по возможно широкому кругу направлений. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации или учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Письмо-поздравление – для отправки поздравлений по поводу дней рождения, назначения адресата на более престижную должность, годовщиной сотрудничества и др.

Письмо-приглашение – для приглашения адресата к участию в торжественных мероприятиях или известить его о таких мероприятиях.

Рекомендательное письмо – для рекомендации должным образом то или иное лицо (не участвующее в переписке) адресату.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.