5. Документирование информационно- справочных материалов

5.1. Справки

Справки– это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

• с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаются заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;

• о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п. Это самая многочисленная группа справочных материалов, которая выдается ежедневно.

Справки по вопросам хозяйственной деятельности предприятия оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяется печатью.

5.2. Докладные и объяснительные записки

Докладная записка– документ, предоставляемый сотрудниками руководителям отделов, структурных подразделений или предприятия, в которых излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями.

Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Текст докладной записки должен состоять из двух частей:

• констатирующая (описательная), где излагаются факты, послужившие основанием к написанию документа;

• предложения, просьбы, конкретные меры, которые, по мнению автора, необходимо предпринять вышестоящему лицу в связи с изложенными фактами.

Тексту должен предшествовать заголовок, который начинается с предлога «о» («об»). Докладная записка оформляется на простом листе.

Докладная записка может быть:

• внутренняядля данного предприятия и подписывается самим составителем;

• внешняя, адресуемая в вышестоящие инстанции и подписывается руководителем, готовится на общем бланке.

Объяснительная записка– это документ поясняющий содержание отдельных положений основного документа (отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой дисциплины или другого поступка.

Объяснительные записки можно разделить на две группы:

• сопровождающиеосновной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения;

• объясняющиекакие-либо поступки, ситуации, поведения отдельных работников. Они оформляются на чистых листах с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем

5.3. Акты

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передачи дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

Акт подписывается лицами, принимающими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.

Текст акта состоит из трех частей:

• вводная, где указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Фамилия членов комиссии приводятся в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками. Здесь указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствующие при проведении проверки;

• констатирующая, в которой излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, фиксируются установленные факты;

• заключительная, где делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков.

Акт составляется в том количестве экземпляров, которые определяются потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождение помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.