- •В.А. Цыганков, н.С. Морозова документирование управленческой деятельности Учебное пособие
- •1. Основные требования к оформлению управленческих документов
- •1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности
- •1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •1.3. Виды документов и их классификация
- •1.4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •1.5. Требования к подготовке документов
- •2. Современное деловое письмо
- •2.1. Правила оформления делового письма
- •2.2. Классификация деловых писем
- •2.3. Международные письма
- •3. Документирование организационно- распорядительной деятельности
- •3.1. Организационные документы
- •3.2. Распорядительные документы
- •4. Документы по личному составу
- •4.1. Штатное расписание
- •4.2. Документация по трудовым отношениям
- •5. Документирование информационно- справочных материалов
- •5.1. Справки
- •5.2. Докладные и объяснительные записки
- •5.3. Акты
- •5.4. Телеграммы, телефонограммы
- •6. Организация работы с документами
- •6.1. Организация документооборота
- •6.2. Учет документов
- •6.2. Учет документов
- •6.3. Регистрация документов
- •Примеры регистрационных журналов
- •Пример контрольно-регистрационной карточки
- •6.4. Организация и контроль за исполнением документов
- •Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль за период ______________ 200_ г.
- •6.5. Номенклатура дел организации
- •6.6. Формирование дел
- •6.7. Подготовка документов к архивному хранению
- •7. Защита информации
- •7.1. Защита текущей информации
- •7.2. Мероприятия по защите информации
- •7.3. Способы защиты информации
- •8. Работа с конфиденциальной информацией
- •8.1. Назначение и виды учета конфиденциальных документов
- •8.2. Грифы конфиденциальности
- •8.3. Работа исполнителей с конфиденциальными документами
- •Библиографический список
- •Содержание
7. Защита информации
7.1. Защита текущей информации
Сбор информации о хозяйственной деятельности велся всегда и везде. Его вели государственные разведывательные органы (об экономике потенциальных противников); коммерческие и другие организации (о фирмах-конкурентах); криминальные группировки (об ожидаемых жертвах ) и т.д.
Все угрозы безопасности информации могут быть поделены на две группы:
случайные (без умысла нанесения угрозы разрушения, удаления информации).
умышленные, преследующие цель нанесения ущерба информации, вплоть до ее удаления.
Вся информация, о защите которой идет речь, относится к одной из трех следующих групп:
1. Сведения стратегического характера:
планы развития организации, в том числе применение новых технологий;
причины, сдерживающие развитие предприятия, трудности и возможности их преодоления;
2. Технологическая и научно-техническая информация, лежащая в основе производства предприятием конкурентоспособности продукции.
3. Деловая информация:
о торговых и деловых партнерах, клиентах, посредниках, поставщиках;
об условиях контрактов, соглашений, договоров;
о состоянии кредитно-финансовой системы предприятия;
маркетинговая информация.
Для того, чтобы система защиты информации в организации была работоспособной и эффективной, весьма важно отсортировать служебную информацию и выбрать ту, защита которой действительно целесообразна.
7.2. Мероприятия по защите информации
Каждая организация решает задачу защиты информации самостоятельно, исходя из действующего законодательства и своих собственных интересов и возможностей. Однако к настоящему времени многолетней практикой выработаны общие рекомендации, которые могут быть полезны любому предприятию, которое решает проблему засекречивания своей коммерческой информации.
Рекомендуются следующие мероприятия по защите информации:
Выделяется ответственный за эту работу – один из руководителей предприятия (например, заместитель руководителя по коммерции или маркетингу) который совместно со службой безопасности (СБ) организует и осуществляет весь комплекс работ.
Создается комиссия из числа квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений, на которую возлагаются экспертные функции.
Членами созданной комиссии с привлечением руководителей и специалистов патентно-лицензионного отдела, финансового отдела и отдела, занимающегося рекламой, и других структурных подразделений определяется первоначальный вариант перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия,
Проводится анализ поступивших предложений и готовится окончательный вариант перечня сведений, составляющих коммерческую тайну.
Окончательный вариант перечня утверждается руководителем предприятия и доводится до исполнителей в полном объеме или части, касающихся их полномочий.
7.3. Способы защиты информации
Все разнообразные способы защиты информации обычно классифицируют по двум признакам.
1. По собственнику информации (по видам охраняемых тайн):
защита государственной тайны;
защита межгосударственных секторов;
защита коммерческой тайны.
2. По группам используемых для защиты информации сил, средств и методов:
правовая (разработка правовых норм, регламентирующих правоотношения персонала в условиях организации документооборота);
организационная (установка постов охраны; разработка методических и руководящих материалов при организации документооборота; соответствующий подбор кадров и др.);
инженерно-техническая (использование соответствующих технических средств, предотвращающих или существенно затрудняющих хищение средств вычислительной техники, информационных носителей, а также исключающих несанкционированны доступ к электронному документообороту);
программно-математическая (применение общесистемных и специальных программ; инструктивно-методических материалов по применению средств программного обеспечения; математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации и др.).
Остановимся на проблеме подбора кадров. Первостепенной задачей в этом случае является выявление и отсев кандидатов с признаками психологической патологии. При этом даже опытные руководители не могут правильно, достоверно и быстро оценить подлинное психическое состояние кандидатов, в следствие их повышенного волнения. В этом случае представляется целесообразным требовать от пришедших на собеседование предоставления справок о состоянии здоровья либо направлять их в определенные клиники для прохождения полной диспансеризации.
Первичный контакт с кандидатом следует максимально использовать для сбора информации и в воспитательно-профилактических целях. Рекомендуется:
обращать внимание будущего работника на характерные особенности и режим предстоящей работы;
привлекать внимание к условиям работы с конфиденциальной информацией, к которой он будет допущен;
приводить примеры из практики защиты коммерческой информации на предприятии и внимательно оценить реакцию кандидата на эти сведения.
Кроме этого, можно дополнительно потребовать составление анкеты кандидата и его фотографии с целью обеспечения максимальной полноты формулировок окончательного заключения и выявления возможных скрытых противоречий в характере проверяемого лица с приглашением высокопрофессиональных специалистов, графологов, психоаналитиков и даже экстрасенсов.
На основе анализа документов, представляемых самим кандидатом, а также данных, полученных из других источников, и результатов предварительного собеседования определяется определенная возможность отсечь те кандидатуры, которые по формальным признакам явно не соответствуют требованиям, предъявляемым к будущим сотрудникам.