- •В.А. Цыганков, н.С. Морозова документирование управленческой деятельности Учебное пособие
- •1. Основные требования к оформлению управленческих документов
- •1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности
- •1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •1.3. Виды документов и их классификация
- •1.4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •1.5. Требования к подготовке документов
- •2. Современное деловое письмо
- •2.1. Правила оформления делового письма
- •2.2. Классификация деловых писем
- •2.3. Международные письма
- •3. Документирование организационно- распорядительной деятельности
- •3.1. Организационные документы
- •3.2. Распорядительные документы
- •4. Документы по личному составу
- •4.1. Штатное расписание
- •4.2. Документация по трудовым отношениям
- •5. Документирование информационно- справочных материалов
- •5.1. Справки
- •5.2. Докладные и объяснительные записки
- •5.3. Акты
- •5.4. Телеграммы, телефонограммы
- •6. Организация работы с документами
- •6.1. Организация документооборота
- •6.2. Учет документов
- •6.2. Учет документов
- •6.3. Регистрация документов
- •Примеры регистрационных журналов
- •Пример контрольно-регистрационной карточки
- •6.4. Организация и контроль за исполнением документов
- •Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль за период ______________ 200_ г.
- •6.5. Номенклатура дел организации
- •6.6. Формирование дел
- •6.7. Подготовка документов к архивному хранению
- •7. Защита информации
- •7.1. Защита текущей информации
- •7.2. Мероприятия по защите информации
- •7.3. Способы защиты информации
- •8. Работа с конфиденциальной информацией
- •8.1. Назначение и виды учета конфиденциальных документов
- •8.2. Грифы конфиденциальности
- •8.3. Работа исполнителей с конфиденциальными документами
- •Библиографический список
- •Содержание
6.6. Формирование дел
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются на предприятиях централизованно или децентрализовано.
Контроль за правильным формированием дел на предприятии и его структурных подразделениях осуществляется службой ДОУ или лицами, ответственными за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только правильно оформленные документы в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
помещать в дело только исполненные документы, т.е. с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;
раздельно группировать: документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; подлинники и копии; годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; документы постоянного и временного хранения; утвержденные документы и их проекты;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела сотрудников ведутся на всем протяжении периода его работы);
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров.
При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дела:
номинальный;
предметно-вопросный;
авторский;
корреспондентский;
географический;
хронологический.
Номинальный признак означает, что основанием для группировки документов служит из разновидности. Например, заводятся дела по таким видам документов:
уставы, положения, инструкции;
приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу;
утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки;
перспективные планы;
лицевые счета;
протоколы заседаний, совещаний;
переписка;
обзоры, докладные записки, акты, справки.
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, причем сначала помещают основной документ определенного вида и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса, которому посвящен основной документ.
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например: Протоколы производственных совещаний ООО «Автоматика».
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например: Переписка с инструментальным заводом «Фрезер» о поставке оборудования за 2006 г.
Географический признак группировки дел означает объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов по какому-то одному вопросу, например: Переписка с предприятиями г.Омска и Омской области по вопросам поставки сырья и материалов.
Хронологический признак преследует цель группировки документов в дело за какой-либо определенный период времени.