Примеры регистрационных журналов

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата поступления	Регистрационный номер документа	Корреспондент (автор)	Дата документа	Номер документа	Краткое содержание документа

Резолюция или кому направлен документ					Дополнительные сведения о документе	Расписка в получении	Отметка об исполнении
Исполнители	Задание	Срок исполнения	Автор резолюции	Дата простановки резолюции

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата документа	Регистрационный номер документа	Корреспондент (получатель)	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения о документе	Отметка об исполнении

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата документа	Регистрационный номер документа	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения о документе	Расписка в получении документа	Отметка об исполнении

Пример контрольно-регистрационной карточки

Лицевая сторона карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и номер документа	Дата и регистрационный номер документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона карточки

Контрольные отметки (ход исполнения)

Фонд № Опись № Дело №

6.4. Организация и контроль за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют:

• руководители предприятий;

• служба ДОУ;

• ответственные исполнители.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.

Типовыесроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных, функциональных и отраслевых органов управления в форме законов.

Индивидуальныесроки исполнения документов устанавливаются руководителями предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

а) типовые сроки – принятием нового акта;

б) индивидуальные сроки – распоряжением руководителя, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Результаты исполнения отмечаются в регистрационных формах и на самом исполненном документе (отметка об исполнении и направлении его в дело).

Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:

• заданий последующих лет – ежеквартально;

• заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно;

• заданий текущего месяца – каждые десять дней, а в последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.

Карточки контролируемых документов(контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (секретарем) осуществляются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;

• направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

• получение информации о ходе и результатах исполнения;

• запись хода и результатов исполнения в карточки контролируемого документа;

• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

• сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

• снятие документа с контроля по указанию руководителей;

• формирование картотеки исполненных документов.

Форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины разрабатывается самой организацией, например, может быть такой: