3.2. Распорядительные документы

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

- приказ;

- распоряжение;

- указание;

- протоколы;

- решение.

Приказ– это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач.

По юридической природе приказ может быть:

- нормативным актом управления (содержащий нормы права);

- актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Это самый распространенный вид распорядительного документа, применяемый в практике управления. Он издается в следующих ситуациях:

-создания структурного подразделения;

- ликвидация структурного подразделения;

- реорганизация структурного подразделения;

- утверждение положений, инструкций.

Следовательно, посредством приказа руководство ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей:

- констатирующей;

- распорядительной.

Констатирующая частьявляется введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная частьнесет основную нагрузку. Текст в этой части излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллективном постановлении, «Решает» - в решении, «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе.

Завершается работа с проектами распорядительных документов их согласование и подписанием. Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляется на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Распоряжение– это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

- распоряжения общего, длительного действия;

- распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Полностью подготовленные документы представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. С момента подписания распорядительные документы вступают в силу.

Указание– это распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах года.

Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов. Протокол– документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (советов, комиссий и др.). Протокол является информативным документом. Протоколированию подлежат:

• оперативные совещания;

• заседания советов;

• заседания различных комиссий;

• собрания рабочих, служащих и структурных подразделений;

• собрание общественных организаций и т.п.

Протокол ведется во время прохождения событий (заседаний, собраний, комиссий). В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений.

В протоколе указываются следующие реквизиты:

• наименование ведомства, учреждения, структурного подразделения;

• указание вида документа (протокола);

• дата заседания, номер;

• текст протокола.

Текст протокола подразделяется на две части:

1 часть. Вводная.Здесь указывают председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных лиц (если есть) и повестка дня.

2 часть. Основная.Эта часть текста строится по разделам, соответствующим повестке дня. Текст протокола должен быть кратким, ямным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопросов.

Текст должен состоять из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют. Текст каждой позиции должен строится по формуле: слушали – выступили – постановили. После слова «СЛУШАЛИ» пишутся инициалы и фамилия докладчика в именительном падеже. После фамилии ставится тире и пишется содержание доклада в форме прямой речи. Если имеется текст доклада, то это необходимо отметить – «текст доклада прилагается».

После слова «ВЫСТУПИЛИ» ставится двоеточие, затем инициалы и фамилия выступающего в именительном падеже, затем ставится тире и печатается содержание выступления в форме прямой речи.

После слова «ПОСТАНОВИЛИ» ставится двоеточие, затем с красной строки пишутся пункты постановления, которые нумеруются арабскими цифрами.

Если вопрос ставится на голосование, то результаты голосования фиксируются в решении (обычно при избрании на должность):

«за» , «против» , «воздержавшиеся» .

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания (собрания). Дата проставления на протоколе должна соответствовать дню проведения заседания (собрания).

Протоколы нумеруются в пределах календарного года, если учреждение учебное, то в пределах учебного года.