Розділ 3 реалізація проекту
3.1. Організаційна структура управління проектом
Проект - явище тимчасове, і це визначає специфіку управління його учасниками. На час реалізації проекту створюється так звана команда проекту, яка має певну організаційну структуру. Незважаючи на все різноманіття існуючих проектів, в команді можна виділити ряд більш-менш стандартних ролей.
У першу чергу, це менеджер (керівник) проекту - фізична особа, яка несе особисту відповідальність за успіх проекту і здійснює оперативне керівництво.
Як правило, в компаніях призначають куратора проекту - представника вищого керівництва, який хоч і не вникає в тонкощі поточного стану справ в проекті, але контролює його хід, стежить, щоб проект відповідав стратегічним цілям компанії, а якщо у менеджера проекту не вистачає повноважень, - допомагає йому своїм авторитетом.
Проектний комітет створюється в компаніях, в яких бізнес побудований за проектним типу. Це орган, завдання якого - відбирати проекти та контролювати їх виконання на вищому рівні, приймати ключові рішення.
В технічно складних проектах важлива роль головного інженера проекту, який інколи по статусу дорівнює менеджеру проекту.
У великих проектах можуть виділятися менеджери з різним функціональним областям, наприклад з управління фінансами, персоналом, ризиками і т. п.
Всі перераховані вище ролі утворюють команду управління проектом, яка входить в команду проекту. Також учасниками команди проекту є виконавці як з числа штатних співробітників компанії, так і найняті
Рис.3.1. Організаційна структура проекту створення об’єкту харчової промисловості «Пресервний цех»
спеціально для реалізації конкретного проекту. Іноді в неї включають підрядників і субпідрядників.
Окремо варто виділити проектний офіс. У найпростішому випадку це свого роду секретаріат, в якому зберігається вся документація за проектом. Він може складатися як з одного, так і з декількох співробітників. У більш просунутих компаніях проектний офіс також відіграє роль методологічного центру, який обслуговує всі проекти організації [4].
Як ми бачимо з рисунку 3.1 на верхньому рівні OBS проекту знаходиться керівник проекту створення об'єкту харчової промисловості «Пресервний цех».
Як ми бачимо далі на наступному рівні до виконання продуктно-технологічної діяльності в проекті залучено цілий ряд компаній.
Для управління проектом важливо знати, хто з відповідальних за який конкретний пакет робіт в проекті відповідає. Для цього розроблений такий інструмент, як матриця відповідальності (або лінійний графік відповідальності). Матриця побудована на основі розроблених раніше WBS (рисунок 2.1) та OBS структур (рисунок 3.1).
В матриці відповідальності для кожного елемента WBS-структури визначені відповідальні за його виконання з ОBS-структури. На перетині цих двох компонентів матриці поставлений відповідний знак. Завдяки цьому матриця дає відповідь на питання: хто відповідає за виконання кожного елемента WBS-структури нижнього рівня. При цьому, розроблена матриця відповідає основному правилу: за виконання одного елемента WBS-структури може відповідати тільки один відповідальний, але один відповідальний може відповідати за виконання кількох елементів WBS.
Для проекту створення об’єкту харчової промисловості «Пресервний цех» матриця відповідальності зображена в таблиці 3.1.
Таблиця 3.1
Матриця відповідальності для проекту створення об’єкту харчової промисловості «Пресервний цех»
|
Код пакету робіт |
Назва пакету робіт |
Відповідальний | ||||
|
АГЕНСТВО ПО ПІДБОРУ КАДРІВ «Наш метод»
|
КОМПАНІЯ «ТЕХНОЛОГИИ БУДУЮЩЕГО»
|
ТРАНСПОРТНА КОМПАНІЯ «НОВА ПОШТА»
|
СЛУЖБА ОХРАНИ «ВЫМПЕЛ»
|
СТРОИТЕЛЬНАЯ ОМПАНИЯ «АСТРА»
| ||
|
C.1.1. |
Наймання тех. персоналу |
відп. |
|
|
|
|
|
C.1.2. |
Наймання технологів |
відп. |
|
|
|
|
|
C.2.1. |
Вибір постачальника продукції |
|
|
відп. |
|
|
|
C.2.2. |
Організація перевозок |
|
|
відп. |
|
|
|
C.3.1. |
Аналіз існуючих технологій |
|
відп. |
|
|
|
|
C.3.2. |
Доробка технології |
|
відп. |
|
|
|
|
C.4.1. |
Аренда приміщення |
|
відп. |
|
|
|
|
C.4.2. |
Розробка системи охорони |
|
|
|
відп. |
|
|
C.4.3. |
Закупівля обладнання |
|
|
|
|
відп. |
Моніторинг та управління роботами проекту виконується для спостереження за проектними процесами,пов'язаними з ініціацією, плануванням,виконанням і закриттям проекту. Коригувальні та попереджувальні дії робляться для контролю ефективності проекту. Моніторинг є аспектом управління проектом і проводиться протягом всього проекту. Моніторинг включає в себе збір, вимір і поширення інформації про ефективність і оцінку вимірів і тенденцій для внесення поліпшень в процеси. Безперервний моніторинг дозволяє команді управління проектом заглянути всередину проекту і виявити місця, яким потрібно приділити особливу увагу. Процес моніторингу та управління роботами проекту відповідають на наступні моменти:
порівняння поточного ходу виконання проекту з планом управління
проектом;
оцінка ходу виконання для виявлення моментів, що вимагають
коригувальних або запобіжних дій, після чого такі
дії пропонуються як необхідні;
аналіз, відстеження та моніторинг ризиків проекту для своєчасного їх
виявлення, звіту про їх статус і контролю виконання планів
реагування на ризики;
ведення до завершення проекту достовірної та актуальної
інформаційної бази, що стосується продуктів проекту, і супутньої
документації для цих продуктів;
надання інформації для складання звітів про поточний
стані, оцінки прогресу і прогнозування;
надання прогнозів для оновлення поточних даних про витрати і
розкладі проекту;
моніторинг обробки схвалених змін у міру їх появи [6].
Рис.3.2 Стан виконанняпроекту створення об’єкту харчової промисловості «Пресервний цех» на 24.07.2012
Тепер проведемо процедуру моніторингу проекту створення об’єкту харчової промисловості «Пресервний цех» на 24.07.2012.
Проаналізуємо хід виконання проекту на основі наведених фактичних даних про його стан з використанням програмного продукту SureTrak. Результати аналізу зображено на рисунку 3.2.
Проаналізуємо фактичний хід виконання проекту з використанням найбільш універсального інструменту визначення відхилень в проекті - методу освоєного обсягу. Для цього проаналізуємо базові показники методу, представлені на рис. 3.3. і в табл. 3.2.
Рис.3.3 основні показники освоєного обсягупроекту створення об’єкту харчової промисловості «Пресервний цех»
Як ми бачимо з графіка на малюнку 3.3 спостерігається незначне відхилення показників від закланірованних. більш детальний аналіз проведемо на основі даних наведених у таблиці 3.2.
Далі проведемо розрахунок основних показників освоєного обсягу. Аналіз представлених даних дозволить спрогнозувати термін завершення проекту за умови, що решта проекту не буде перепланована
Передбачаєма дата закінчення проекту залишилася незмінною, так як робота, тривалість якої збільшилася не лежить на критичному шляху. За умови того, що проект далі розвиватиметься за планом то завершиться він 20.07.2012, з недоторканим резервом за часом в 11 днів.
Для прогнозування вартості проекту по завершенню (ЕАС) використовуємо показник відхилення за витратами. В якості базового показники використовуємо плановий бюджет проекту ВАС, який складає 24700 грн. При цьому розраховувати відхилення будемо з урахуванням двох припущень.
Перше припущення стосується того, що роботи, що залишилися в проекті, будуть виконані в рамках запланованого бюджету. Тоді ЕАС = ВАС + CV = 24700 +1000 = 25700.
Друге припущення стосується того, що протягом решти частини проекту існуючі темпи пере затрат залишаться такими, як тепер. Тоді ЕАС = ВАС * (1 + CDI) = 24700 * (1 +0,06) = 26 182.
При цьому показник CV становитиме 1487. Навіть при такому розвитку подій перевитрата коштів не перевищить допустимі рамки.
Таблиця
3.2
Бюджет проекту створення об’єкту харчової промисловості «Пресервний цех» на 24.07.2012
|
Назва роботи |
% |
Бюджет-на вартість |
Реаль-на вар-тість на дату |
Осво-ений об’єм |
Випе-реджен-ня за вартістю |
Відхилення/пояснення |
|
Формування критеріїв вибору приміщення |
100 |
600 |
600 |
600 |
0 |
За планом |
|
Вибір оптимального приміщення і підписання дог. |
100 |
2 400 |
2 400 |
2 400 |
0 |
За планом |
|
Формування списку найбільш підходящих кандидатур |
100 |
1 050 |
1 050 |
1 050 |
0 |
За планом |
|
Укладення договорів з тех. персоналом |
100 |
1 000 |
1 000 |
1 000 |
0 |
За планом |
|
Вибір фірми постачальника обладнання |
100 |
1 500 |
2 499 |
1 500 |
-1000 |
Дефіцит бюджету викликаний затримкою з пошуком фірми постачальника |
|
Підписання договору на поставку обладнання |
100 |
400 |
400 |
400 |
0 |
За планом |
|
Формування найбільш компетентних технологів |
100 |
1 200 |
1 200 |
1 200 |
0 |
За планом |
|
Укладення договорів з технологами |
100 |
1 000 |
1 000 |
1 000 |
0 |
За планом |
|
Формування списку існуючих технологій |
100 |
2 000 |
2 000 |
2 000 |
0 |
За планом |
|
Вироблення критеріїв оцінки технологій |
67 |
1 650 |
1 101 |
1 101 |
0 |
За планом |
|
Вибір найбільш підходящої технології |
0 |
2 000 |
0 |
0 |
0 |
За планом |
|
Первинна доробка технології |
0 |
2 000 |
0 |
0 |
0 |
За планом |
|
Остаточна доробка технології |
0 |
3 000 |
0 |
0 |
0 |
За планом |
Продовження
таблиці 3.2
|
Встановлення технічних засобів охорони |
100 |
50 |
50 |
50 |
0 |
За планом |
|
Підключення будівлі до пульту служби охорони |
100 |
1 300 |
1 300 |
1 300 |
0 |
За планом |
|
Вибір найбільш підходящих фірм, що поставляють рибу |
100 |
1 000 |
1 000 |
1 000 |
0 |
За планом |
|
Укладення контрактів з фірмами - постачальниками |
100 |
800 |
800 |
800 |
0 |
За планом |
|
Вибір міжнародної фірми перевізника |
33 |
750 |
250 |
250 |
0 |
За планом |
|
Укладання договорів з фірмою перевізником |
0 |
1 000 |
0 |
0 |
0 |
За планом |
|
ІТОГО (на 15.03.12) |
|
24700 |
16650 |
15651 |
-1000 |
Не перевищує резерв бюджету, який становить7000 грн. |
Таблица 3.3
Основні значення показників освоєного обсягу проекту створення об’єкту харчової промисловості «Пресервний цех»
|
№ п/п |
Показник |
Сутність показника |
Фактичне значення показника |
|
1 |
Планова (бюджетна) вартість запланованих робіт PV |
є сумою планових бюджетних вартостей робіт, які повинні бути виконані за проектом на певну дату, що розглядається. Розраховується на підставі плану проекту |
15650 |
|
2 |
Фактична вартість виконаних робіт (фактичні витрати AC) |
розраховується як сума реальних витрат за проектом на дату, що розглядається, на підставі бухгалтерських документів |
16650 |
|
3 |
Бюджетна вартість фактично виконаних робіт EV |
розраховується як сума бюджетних вартостей всіх робіт, які фактично виконані по проекту на дату, що розглядається, на підставі фактичних звітів про стан виконання проекту |
15650 |
|
4 |
Відхилення від вартості (CV) |
показує в грошовому виразі, на скільки витрачено ресурсів більше для вже виконаних робіт, в порівнянні з тим, що планувалось.CV=EV-AC |
-1000 |
|
5 |
Відхилення від розкладу (SV) |
показує в грошовому виразі, на скільки в планових цінах виконано робіт менше, ніж планувалось.SV=EV-PV |
0 |
|
6 |
Індекс CPI |
CPI=EV/AC |
0,94 |
|
7 |
індекс SPI |
SPI=EV/PV |
1 |
|
8 |
індекс CDI |
CDI=CV/EV |
-0,06 |