2.5. Допоміжний план проекту

План управління проектом може бути складений як на рівні зведення, так і в деталях, і може складатися з одного або декількох допоміжних планів. Кожен з допоміжних планів деталізовано до того ступеня, яка потрібна для конкретного проекту. Після затвердження плану управління проектом він може змінюватися лише після того, як буде створений запит на зміну і схвалений в рамках процесу здійснення загального управління змінами.

Крім основних процесів планування є ряд допоміжних процесів, необхідність у використанні яких сильно залежить від природи конкретного проекту. Такі плани включають в себе:

Планування якості - визначення того, які стандарти якості використовувати в проекті, і того, як ці стандарти досягти;

Планування організації - визначення, документування та призначення ролей, відповідальності і взаємовідносин звітності в організації;

Призначення персоналу - призначення людських ресурсів на виконання робіт проекту;

Планування взаємодії - визначення потоків інформації та способів взаємодії, необхідних для учасників проекту,

Ідентифікація ризику - визначення та документування подій ризику, які можуть вплинути на проект;

Оцінка ризику - оцінка вірогідності настання подій ризику, їх характеристик і впливу на проект;

Розробка реагування - визначення необхідних дій для попередження ризиків і реакції на загрозливі події;

Планування поставок - визначення того, що, як і коли повинно бути поставлено;

Підготовка умов - вироблення вимог до постачань та визначення потенційних постачальників.

Взаємозв'язки між допоміжними підпроцесами, як і сама їх наявність, великою мірою залежать від природи проекту [12].

Для проекту створення об’єкту харчової промисловості «Пресервний цех» доцільним буде розробити допоміжний план управління комунікаціями. Для цього необхідно узгодити дати подачі звітів і проведення нарад. Це дозволить тримати замовника та інших учасників проекту в курсі подій. Схематично цей план представлений в таблиці 2.4.

Комунікації розбиваються на три рівні, які найбільш важливі для визначення цілей і завдань управління комунікаціями.

Перший рівень - це комунікації як загальне явище, розгортається на всіх рівнях організаційної структури проекту.

Другий рівень - це безпосередня практика контактів керівника проекту з окремими учасниками інвестиційного проекту.

Третій рівень - комунікації розглядаються як особливий компонент управлінської діяльності управлінської діяльності та об'єкт регулювання з боку керівника.

Кожен з цих рівнів має дві основні сторони, нормативно-організаційну і суб'єктивно-психологічну. Перша пов'язана з об'єктивними організаційними формами комунікацій, вимогами до ефективного її здійснення, структурою оптимального комунікативного процесу. Друга розкриває вплив на комунікації психологічних особливостей «комунікантів» і дозволяє пояснити ряд важливих її рис, з тому числі заважають її ефективної реалізації.

Вимоги до комунікацій визначаються інформаційними потребами учасників проекту. При цьому потрібно визначити якісні та кількісні характеристики інформації, необхідної і достатньої для успішного здійснення проекту. Для отримання необхідної інформації необхідно ідентифікувати її джерела, способи і можливості передачі і провести аналіз значимості цієї інформації.

Таблиця 2.4

План управління комунікаціями проекту створення об’єкту харчової промисловості «Пресервний цех»

№	Дата події	Тип	Опис	Відповідальний за виконання
1	05.07.2012	Звіт	Подача звіту по аренді приміщення.	Строительная компанія «Астра»
2	10.07.2012	Звіт	Подача звіту по розробці системи охорони.	Служба охорони «Вымпел»
3	13.07.2012	Нарада	Проведення наради з підсумків формування колективу.	Агентство по підбору кадрів «Наш метод»
4	28.07.2012	Звіт	Подача звіту по укладення контрактів з фірмою перевізником	Транспортна компанія «Нова пошта»
5	13.08.2012	Нарада	Проведення наради по підсумкам розробки технології.	Компанія «Технологии будующего»
6	20.08.2012	Нарада	Фінальна нарада по підсумкам реалізації проекта.	Керівник проекту Рей Ярослав