Глосарій

Група процесів (process area) — група взаємозалежних практик, виконання яких дозволяє досягти мети даної групи процесів.

Ціль (goal) - заява на вищому рівні про те, що повинно бути досягнуто при ефективному застосуванні практик. Спеціальні цілі застосовні до кожної групи процесів.

Практика (practice) — опис дій, які варто почати, щоб «пустити в хід» ключові елементи даної групи процесів. Спеціальна практика - це дії, що необхідні для досягнення спеціальної мети.

Типовий робочий продукт (typical work product) — приклад того, що повинно бути отримане в результаті виконання спеціальної або загальної практики. Ці приклади названі типовими робочими продуктами, тому що можуть існувати й інші, не менш ефективні, робочі продукти.

Субпрактика (subpractice) — детальний опис дій, які можуть стати керівництвом для інтерпретації спеціальних і загальних практик. Субпрактики можуть сприйматися як такі, що пропонують елементи, але в дійсності вони мають інформативний характер і дають корисні ідеї про те, що реально може принести користь для поліпшення процесів.

Уточнення (discipline amplification) містять інформацію про конкретну інженерну дисципліну (наприклад, програмування, системний інжиніринг) і пов'язані зі спеціальними практиками.

Загальна ціль (generic goal) називається загальною тому, що одне й та саме формулювання цілі з'являється в різних групах процесів. У стадійному поданні CMMI кожна група процесів має тільки одну загальну ціль.

Загальна практика (generic practice) — елемент інституалізації процесів, певним чином гарантія того, що процеси даної групи будуть ефективними, повторюваними й стабільними.

Уточнення загальних практик (Generic practice elaborations) є посібником із застосування загальних практик до конкретної групи процесів. Тема. Організація офісу проекту

1. Поняття офісу проекту

2. Основні принципи проектування й склад офісу проекту

3. Основні принципи організації віртуального офісу проекту

1. Поняття офісу проекту

Управління великим проектом, як правило, вимагає досить представницької команди, до якої входять керівник (менеджер) проекту, менеджери та фахівці з напрямків діяльності, ряд функціональних працівників. Ефективність їх взаємодії значною мірою впливає на ефективність проекту загалом. Разом з тим, команда проекту - це тимчасове організаційне утворення з не стабільною структурою, яка змінюється в міру виконання етапів проекту, тобто частина персоналу залучається на певні періоди. Наприклад, деякі члени команди можуть залучатися до роботи над проектом на неповний робочий день, поряд з основною діяльністю; хтось із команди може здійснювати функції по реалізації проекту паралельно основній роботі, працюючи одночасно в іншій організації; члени команди проекту можуть знаходитися не тільки у різних районах в межах одного міста, але й у різних, часто досить віддалених одне від одного містах, а також у різних країнах.

Це висуває особливі вимоги до організації роботи команди, забезпечення конфіденційності та захисту комерційної таємниці проекту. Розв’язання цих проблем забезпечує офіс команди проекту. Ідеологія офісу, прийнята в розвинених країнах, трактує офіс не тільки й не стільки як окреме приміщення, обладнане комп'ютерною й оргтехнікою, у якому (яких) здійснюється управління проектом, але й як інфраструктуру, яка забезпечує всі процеси управління проектом.

Офіс проекту — специфічна інфраструктура, що забезпечує ефективну реалізацію проекту (або портфеля проектів) у рамках системи комп'ютерних, комунікаційних і інформаційних технологій і узгоджених стандартів здійснення діяльності й комунікацій.

Основне призначення офісу проекту в даному трактуванні - забезпечення ефективної комунікації членів команди проекту за спільного виконання робіт, що можливо тільки при наявності розвинених засобів зв'язку, комп'ютерів і спеціального програмного забезпечення, засобів телекомунікації, різноманітної оргтехніки, сучасних інформаційних технологій тощо.

Офіс проекту - це оптимально організоване середовище (у традиційному розумінні місце), де члени команди проекту можуть здійснювати процеси управління проектом, проводити наради, вести переговори з партнерами, зберігати проектну документацію.

У вітчизняній практиці управління проектами ідеологія офісу проекту практично не використовується. У західній системі управління проектами офіс проекту в самому узагальненому вигляді розуміється як:

певний набір робочих місць, прив'язаних до конкретних географічних координат, у тому числі:

• головний офіс, де розміщається менеджер проекту, проводяться важливі наради, зберігається основна документація, встановлені засоби зв'язку, комп'ютерне обладнання й оргтехніка тощо;

• набір територіально розподілених офісів (обладнаних робочих місць, у тому числі домашніх, мобільних) окремих груп або членів команди проекту, де встановлені засоби комунікацій, комп'ютери, оргтехніка;

віртуальний офіс, не прив'язаний до певного місця, а представляє собою програмно-телекомунікаційне середовище, яке забезпечує можливість роботи й комунікацій за єдиними стандартами.

У багатопроектній системі офіс проекту, як правило, являє собою багаторівневу систему:

на першому рівні цієї системи розглядаються конкретні проекти й принципи їх моніторингу. На цьому рівні працює одна або кілька команд менеджерів, що забезпечують планування проектів з урахуванням обмежених ресурсів, оцінки витрат і майбутньої вартості проекту, а також контроль поточного стану проекту й підготовку звітів. Тут використовуються традиційні інструменти й інформаційні технології моніторингу проектів;

на другому рівні розглядаються питання формування портфеля проектів організації, їх взаємозв'язки й раціональне наповнення. На цьому рівні базовими є інструменти тендерів (для поповнення портфеля замовлень), стратегічного менеджменту, управління загальними ресурсами й управління якістю в проектах;

на третьому рівні розв’язується задача корпоративної політики розвитку проектної організації.

В однопроектній системі офіс орієнтований на управління конкретним проектом.

Експертна оцінка показує, що такий підхід економить 30-40% витрат на проекти й часу на їх реалізацію.

Основними вимогами до організації офісу проекту є:

• наявність реального управлінського офісу - приміщення;

• єдині внутрішньофірмові стандарти підготовки й супроводу проектів (проекту);

• інформаційна технологія управління проектами;

• база даних і шаблонів типових рішень по проектах;

• комп'ютерна мережа, сполучена з Internet;

• віртуальний офіс на базі комп'ютерних мереж, який забезпечує функціонування команди проекту в режимі реального часу, незважаючи на територіальну розподіленість членів команди.

Основою віртуального офісу є розподілена комп'ютерна система на базі телекомунікаційних мереж, що дозволяє користуватися єдиними програмними засобами, єдиними базами даних і знань, вести єдиний облік, контроль, моніторинг робіт по проекту, проводити відеоконференції, телекомунікаційні наради в реальному режимі часу.

Переваги віртуального офісу пов'язані з можливістю організації ефективної розподіленої системи управління проектами (з підключенням домашніх і мобільних офісів). Такий проектний офіс містить дві групи програмних засобів у рамках технології "клієнт - сервер" або іншої мережевої технології. Перша група програмних засобів розміщається на сервері й включає засоби ведення баз даних, наприклад Oracle, Informix, для взаємодії проекту з менеджерами. Друга група розміщається на робочому місці клієнта й на основі Internet (або іншої системи обміну інформацією) підтримує функції віртуального офісу. Ці віртуальні функції першого рівня дозволяють менеджерові проекту фіксувати поточний стан проекту по ресурсах, виконанню робіт і витрат незалежно від реального знаходження членів команди проекту. При цьому використання мобільної техніки "Notebook + модем + мобільний телефон" робить віртуальну частину офісу мобільною.