5. Установлення бюджету й графіка
Установлення бюджету й графіка - перший крок у розробці плану проекту. Загальна схема розробки плану проекту представлена на рис. 6.
Рисунок 6. Схема розробки плану проекту
Розробка й підтримка бюджету й графіка проекту звичайно передбачають: визначення доступних або необхідних ресурсів, розподіл робіт у часі й по етапах; установлення взаємозалежностей для різних робіт; визначення тривалості кожної роботи; визначення ключових дат поставки продуктів клієнтові; установлення етапів для визначення досягнутих результатів і проведення необхідних вимірів; визначення необхідних резервів за часом і ресурсами; документування припущень і їхніх обґрунтувань.
Бюджет і графік проекту повинні базуватися на проведених оцінках. Насамперед, визначаються основні етапи проекту, вибір яких заснований на календарних датах або на завершенні певних робочих продуктів.
Графік проекту «прив'язує» точки прийняття ключових рішень до календарних дат, при цьому враховуються такі фактори, як доступність ресурсів і залежність від зусиль інших груп. На цьому ж етапі, залежно від обмежень у часі, наявних історичних даних і допущень, розробляються критерії визначення «небезпечних» станів.
Графік проекту завжди заснований на деяких припущеннях. Найпоширенішими є припущення про тривалість визначених проектних робіт. Часто припущення поширюються на ті події й робочі продукти, для яких важко або неможливо провести оцінки. Якомога раніше варто визначити обмеження, що впливають на гнучкість у виборі методів управління. До обмежень, у першу чергу, належать тривалість виконання завдань, доступні вхідні дані, наявність необхідних ресурсів.
Одним із ключових факторів успіху є визначення взаємозалежності задач. Звичайно задачі плануються в деякій послідовності, що дозволяє мінімізувати тривалість проекту. Найпоширеніший метод розподілу зусиль по різних задачах - метод критичного шляху.
При розробці графіка доцільно встановити «пороги» (критерії істотного відхилення від плану проекту), при досягненні яких необхідно почати коригувальні дії. Коригувальні дії можуть полягати в переплануванні, зміні досягнутих угод (у тому числі із замовником) або залученню додаткових ресурсів у рамках діючого плану.
Рекомендовані робочі продукти - результати даного етапу: графік проекту; критичний шлях; бюджет проекту.
6. Визначення проектних ризиків
У групі процесів «Планування проекту» виконуються ідентифікація ризикових подій, їхній аналіз і визначення пріоритетів, у групі «Моніторинг і контроль проекту» проводиться моніторинг ризиків, в групі «Управління ризиками» здійснюються відстеження й пом'якшення впливу ризиків.
Визначення й аналіз ризиків на етапі планування проектів включає ідентифікацію ризиків, їхнє документування, досягнення згоди зацікавлених сторін щодо повноти й коректності документованих ризиків, пріоритезацію ризиків, а також їхню ревізію в міру необхідності.
Під ідентифікацією ризиків розуміється визначення потенційних проблем, небезпек, загроз і інших подій, які можуть негативно вплинути на досягнення цілей проекту. При ідентифікації ризиків рекомендується використовувати такі методи, як оцінка ризиків, контрольні списки, структуровані інтерв'ю, мозкові штурми, моделі процесів, вартісні моделі, системний аналіз.
Ревізія ризиків проводиться, коли з'являється новий ризик, потенційні ризики стають проблемою, ризик перестає бути загрозою або істотно змінюється ситуація із проектом.
Рекомендовані робочі продукти - результати даного етапу: список ідентифікованих ризиків; вплив ризиків і ймовірність їхнього прояву; пріоритети ризиків.