17. Разработка таблиц типа «Простой список»

Список - это тот же рабочий лист Excel со столбцами и строками, с текстом и числами. Если рабочий лист сформировать, следуя определенным правилам, то программа будет его воспринимать как базу данных. Любую информацию, которую нужно хранить, систематизировать, искать и обобщать, можно оформить в виде списка.

17.1. Структура списка

Список состоит из трех основных структурных элементов:

1. Записи (каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента).

Пример, список работников фирмы с включенными пунктами:

1. ФИО;

2. Город, область, село и т.п. проживание;

3. Улица, бульвар, переулок и т.п.;

4. Телефон и т.д.

1. Поля - это отдельные элементы данных в записи. Каждое поле в записи

может стать объектом поиска или сортировки.

Пример, телефонный номер - это поле в записи.

3. Заглавная строка состоит из заголовков столбцов и располагается в самом начале списка. Заголовки — это метки (названиями) соответствующих полей. Excel использует их при сортировке, поиске, выдаче отчетов по спискам. Для облегчения работы со списком можно выделять заглавную строку с помощью форматирования. В списке Excel каждая ячейка в столбце - это поле, каждая строка - это запись.

17.2. Создание списка

Для того чтобы создать список необходимо выполнить следующее:

1. cформируйте заглавную строку. В каждом столбце этой строки введите название соответствующего поля записи.

2. щелкните на любой из ячеек заглавной строки, а затем из меню «Данные» выберите пункт «Форма». На экране появится диалоговое окно, содержащее поля названия и количество, которых соответствует созданным заголовкам столбцов.

3. вводите данные в каждую графу диалогового окна. Для перехода из графы в графу можно пользоваться клавишей «Tab». Закончив ввод, щелкните на кнопке «Добавить»;

4. Данные из граф диалогового окна будут перемещены в соответствующие поля записи списка. После этого можно ввести следующую запись. Затем снова щелчок на кнопке «Добавить» - и еще одна запись помещена в список.

Внимание: Пользоваться кнопкой «Удалить» следует очень осторожно. При выполнении этой команды удаляется запись и строка, которую она занимает. Соответственно все нижнее строки смещаются, заполняя освободившееся пространство. Если записи пронумерованы, то выполняется перенумерация этих записей.

Командные кнопки диалогового окна пункта «Форма» позволяет управлять записями:

1. Добавить - добавить запись;

2. Удалить - удалить выбранную запись;

3. Вернуть - отменить любое изменение, сделанное в выбранной записи;

4. Назад - возврат к предыдущей записи;

5. Далее - переход к следующей записи;

6. Критерии - поиск записей в соответствии с заданными критериями

17.3. Правила форматирования списка

Постарайтесь следовать следующим правилам:

1. заглавную строку дополнительно отформатировать (выделить другим цветом, обвести ее рамкой, изменить шрифт на полужирный или курсивный);

2. создавайте записи, у которых в соответствующих полях располагаются данные только одинаковой природы (во всех записях в полях, расположенных под заголовком «Фамилия», должны находиться именно фамилии);

3. в списках можно использовать формулы;

4. можно использовать выделение заглавными буквами. В этом случае Excel может выполнять поиск и сортировку также и по заглавным буквам.

При составлении списков Excel не следует:

1. отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строками, содержащими пунктирные линии, составленные из символов дефиса и тому подобное;

2. не разделяйте также заголовки столбцов в заглавной строке пустыми столбцами;

3. начинать поле с пробелов, что может привести к проблемам при сортировке и поиске;

4. размещать на листе со списком другие данные. Если это придется сделать, отделите список от другой информации пустой строкой и пустым столбцом. Это позволит программе определить, где заканчивается список и начинается что-то другое. Лучше размещать список на отдельном листе, а все остальное на других листах.