Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Практическое пособие по документационному обеспечению управления
.pdf
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ВЕЛИКОЛУКСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ФИЗИЧЕСКОЙ
КУЛЬТУРЫ И СПОРТА»
Т.А. Пузыня
ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО
ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ
ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ
Великие Луки
2012
УДК 651
ББК 65.050
Рекомендовано к изданию Ученым советом ФГБОУ ВПО «ВЛГАФК» от 26.06.2012 г.
№ 11
Рецензенты:
А.А. Степанов, к.э.н., доцент
Л.М. Шляхтова, к.э.н., доцент
Пузыня Т.А.
Практическое пособие по документационному обеспечению управления /
Т. А. Пузыня. — Великие Луки: Великолукская государственная академия
физической культуры и спорта, 2012. — 94 с.
Рассмотрены основы документационного обеспечения управления, особое внимание уделено работе с организационно-распорядительными документами. Кратко рассматриваются основные положения государственной системы
документационного обеспечения управления. Пособие включает вопросы,
рассмотрение которых предусмотрено Государственным образовательным
стандартом высшего образования по направлениям подготовки 38.03.02 Менеджмент, 43.03.01 Сервис. Каждая тема представлена кратким изложением
теоретического материала и практическими заданиями для закрепления полученных знаний. Пособие предназначено для студентов высших учебных
заведений, слушателей системы переподготовки и повышения квалификации, а
также для практических работников, которые по роду своей деятельности
связаны с делопроизводством.
3
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 4
ТЕМА 1. ВВЕДЕНИЕ В ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ ............................................................................................................ 5
ТЕМА 2. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ .................... 17
ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ................................. 29
ТЕМА 4. ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ............................................... 40
ТЕМА 5. ДОКУМЕНТАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ ........................................ 52
ЛИТЕРАТУРА ........................................................................................................... 64
Приложение 1 ............................................................................................................ 65
Приложение 2 ............................................................................................................ 70
Приложение 3 ............................................................................................................ 81
4
Возможно, вы не обретете богатства, используя всю доступную информацию, однако несомненно то,
что вы потеряете все, если не будете этого делать.
Дж. Трейнор
ВВЕДЕНИЕ
Для принятия эффективных управленческих решений необходимо оперативное получение достоверной информации. Недостаточность теоретической
разработки документационного обеспечения приводит к принятию необоснованных управленческих решений и снижению эффективности использования
информационных ресурсов. Документационное обеспечение управления
включает в себя создание документов и проведение контроля за исполнением
принятых решений. Поэтому документационное обеспечение управления
должно представлять собой систему подготовки, регистрации, хранения, поиска
и защиты информации. Совершенствование информационного обеспечения
основано не только на внедрении современных компьютерных технологий, но и
на создании единой системы стандартизации и унификации документирования.
Документационное обеспечение управленческой деятельности включает в
себя законодательные акты РФ в сфере информации и документации; указы и
распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства
РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне; правовые акты федеральных органов исполнительной власти
общеотраслевого и ведомственного характера; правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных
образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; правовые акты
нормативного и инструктивного характера, методические документы по
делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; государственные
стандарты на документацию; унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной
информации; нормативные документы по организации текущего и архивного
хранения документов.
Документационное обеспечение является базой принятия управленческих
решений, поэтому оно полезно каждому, кому приходится участвовать в
принятии решений либо давать рекомендации по их принятию. Данное пособие
ставит своей целью помочь студентам, обучающимся по специальностям
«Менеджмент организации» и «Социально-культурный сервис и туризм» не
только понять и систематизировать материал, но и дает возможность получить
более широкое и углубленное представление о документационном обеспечении
управления. В каждую тему, помимо краткого изложения теоретического
материала, вошли тестовые задания для закрепления полученных знаний.
5
ТЕМА 1. ВВЕДЕНИЕ В ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ
Вопросы для самостоятельной работы
1. Законодательные акты РФ в сфере информации.
2. Государственная система документационного обеспечения управления.
3. Общие требования к документам и службам документационного обес-
печения.
4. Унифицированные системы документации.
5. Перечень документов, образующихся в деятельности организации (ти-
повой или ведомственный), с указанием сроков хранения.
6. Архивные органы.
7. Классификация документов по видам, по форме изложения, по содержанию, по происхождению, по месту происхождения, по срокам хранения, по
гласности, по средствам фиксации информации, по юридической значимости,
по срочности.
8. Управленческая документация.
9. Общероссийский классификатор управленческой документации
(ОКУД).
10. Альбомы унифицированных форм документов.
Содержание
1. Основные положения государственной системы документационного
обеспечения управления
2. Состав управленческих документов
3. Унификация и стандартизация управленческих документов
Согласно Федеральному закону РФ от 20.02.1995г. «Об информации и
защите информации» информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических и юридических лиц,
государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Государственная система документационного обеспечения утверждена Приказом
Главархива СССР от 25 мая 1988г. №33. Государственная система документационного обеспечения представляет собой совокупность норм общих требований документирования управленческой деятельности и организации работы с
документами в организации. Совершенствование государственной системы
документационного управления сводится к улучшению работы аппарата
управления. Непосредственная ответственность за ведение документации
возложена на руководителя организации. Пример положения о службе документационного обеспечения управления помещен в Приложении 1.
6
Согласно ГОСТ Р 51141-981 документ или документированная информа-
1
Иконографический
Документ на машинном носителе
Документ
Аудиовизуальный
Графический
Изобразительный
Кинодокумент
Фотодокумент
Фонодокумент
Текстовый
Письменный
Рукописный
Машинописный
Инициативный
Документ личного происхождения
Нормативный
Официальный
Служебный
Подлинный
ция представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно этому же
стандарту под юридической силой документа понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Можно
выделить следующие основные функции документов: информационная,
социальная, политическая, коммуникативная, управленческая, учетная, правовая, культурная и функция исторического источника.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом
06.10.2000 г. (с изменениями от 27.10.2003 г.), который отражает основные
направления деятельности организации. Унификация управленческих документов представляет собой единообразие состава и форм документов, фиксирующих хозяйственную деятельность организации. Унификация отличается от
стандартизации тем, что последнее является закрепленной юридической
формой. Унификация документов проводится в целях сокращения объема
применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки, более эффективного использования компьютерных технологий. Унификация и стандартизация управленческих документов являются способами их приведения к единообразию, использованию рационального их количества. Виды документов
представлены на рисунке 1.
Рис.1 – Виды документов
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.-С.1, п.3.
(Приложение 2)
7
Унификацию и стандартизацию управленческих документов проводят с
целью повышения производительности труда в организации. Принципами
унификации и стандартизации управленческих документов являются:
1. Создание образца (шаблона).
2. Комплексность информации.
3. Учет возможностей исполнителя (человека, компьютера и т.д.).
4. Максимизация типизации данных.
5. Учет требований государственного стандарта.
6. Сокращение количества документов.
7. Защита информации.
8. Экономичность.
Тестовые задания
Ответьте на вопросы и выберите правильный ответ, каждый вопрос
содержит один или несколько правильных ответов.
1. Зафиксированная на материальном носителе изобразительная или
звуковая информация – это:
А. Виртуальный документ.
Б. Аудиовизуальный документ.
В. Графический документ.
Г. Изобразительный документ.
Д. Рукописный документ.
2. Документ, в котором изображение объекта получено посредством
линий, штрихов, светотени – это:
А. Виртуальный документ.
Б. Аудиовизуальный документ.
В. Графический документ.
Г. Изобразительный документ.
Д. Рукописный документ.
3. Документ, содержащий информацию, выраженную посредством
изображения какого-либо объекта – это:
А. Виртуальный документ.
Б. Аудиовизуальный документ.
В. Графический документ.
Г. Изобразительный документ.
Д. Рукописный документ.
4. Документ, содержащий преимущественно изображение произведе-
ния искусства, специальной или художественной фотографии – это:
А. Виртуальный документ.
Б. Иконографический документ.
8
В. Графический документ.
Г. Изобразительный документ.
Д. Кинодокумент.
5. Документ, созданный кинематографическим способом – это:
А. Виртуальный документ.
Б. Иконографический документ.
В. Графический документ.
Г. Изобразительный документ.
Д. Кинодокумент.
6. Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную
любой системой звукозаписи – это:
А. Виртуальный документ.
Б. Иконографический документ.
В. Графический документ.
Г. Изобразительный документ.
Д. Фонодокумент.
7. Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную
любым типом письма или любой системой звукозаписи – это:
А. Виртуальный документ.
Б. Текстовый документ.
В. Письменный документ.
Г. Машинописный документ.
Д. Рукописный документ.
8. Документ, информация которого зафиксирована любым типом пись-
ма – это:
А. Виртуальный документ.
Б. Текстовый документ.
В. Письменный документ.
Г. Машинописный документ.
Д. Рукописный документ.
9. Документ, при создании которого знаки письма наносят от руки –
это:
А. Виртуальный документ.
Б. Текстовый документ.
В. Письменный документ.
Г. Машинописный документ.
Д. Рукописный документ.
9
10. Документ, при создании которого знаки письма наносят технически-
ми средствами – это:
А. Виртуальный документ.
Б. Текстовый документ.
В. Письменный документ.
Г. Машинописный документ.
Д. Рукописный документ.
11. Документ, созданный с использованием носителей и способов запи-
си, обеспечивающих обработку его информации на компьютере – это:
А. Виртуальный документ.
Б. Электронный документ.
В. Письменный документ.
Г. Машинописный документ.
Д. Документ на машинном носителе.
12. Документ, послуживший основанием для решения какого-либо во-
проса и формирования дела – это:
А. Инициативный документ.
Б. Документ личного происхождения.
В. Нормативный документ.
Г. Официальный документ.
Д. Служебный документ.
13. Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности
или выполнения общественных обязанностей – это:
А. Инициативный документ.
Б. Документ личного происхождения.
В. Нормативный документ.
Г. Официальный документ.
Д. Служебный документ.
14. Документ, устанавливающий правила, общие принципы и характери-
стики, касающиеся различных видов деятельности и их результатов – это:
А. Инициативный документ.
Б. Документ личного происхождения.
В. Нормативный документ.
Г. Официальный документ.
Д. Служебный документ.
15. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформ-
ленный и удостоверенный в установленном порядке – это:
А. Инициативный документ.
Б. Документ личного происхождения.
В. Нормативный документ.
10
Г. Официальный документ.
Д. Служебный документ.
16. Официальный документ, используемый в текущей деятельности ор-
ганизации – это:
А. Инициативный документ.
Б. Документ личного происхождения.
В. Нормативный документ.
Г. Официальный документ.
Д. Служебный документ.
17. Экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копи-
рования – это:
А. Оригинал документа.
Б. Подлинник (официального) документа.
В. Подлинный документ.
Г. Официальный документ.
Д. Служебный документ.
18. Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого,
содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают
его достоверность – это:
А. Оригинал документа.
Б. Подлинник (официального) документа.
В. Подлинный документ.
Г. Официальный документ.
Д. Служебный документ.
19. Первый или единичный экземпляр официального документа – это:
А. Оригинал документа.
Б. Подлинник (официального) документа.
В. Подлинный документ.
Г. Официальный документ.
Д. Служебный документ.
20. Повторный экземпляр подлинника документа, удостоверяющего
личность, имеющий юридическую силу – это:
А. Оригинал документа.
Б. Дубликат документа.
В. Копия документа.
Г. Незаверенная копия.
Д. Заверенная копия.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]