Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Практическое пособие по документационному обеспечению управления
.pdf
11
21. Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и
все его внешние признаки или часть их (без промежуточных форм) – это:
А. Оригинал документа.
Б. Дубликат документа.
В. Копия документа.
Г. Незаверенная копия.
Д. Заверенная копия.
22. Копия письменного или графического документа, которая ввиду от-
сутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа – это:
А. Оригинал документа.
Б. Дубликат документа.
В. Копия документа.
Г. Незаверенная копия.
Д. Заверенная копия.
23. Копия документа, на которой в соответствии с установленным по-
рядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую
силу – это:
А. Оригинал документа.
Б. Дубликат документа.
В. Копия документа.
Г. Незаверенная копия.
Д. Заверенная копия.
24. Совокупность процессов по созданию всех видов документации, от-
ражающих деятельность учреждения, организации или предприятия – это:
А. Стандартизация документов.
Б. Унификация документов.
В. Документирование.
Г. Система документации.
Д. Унифицированная система документации.
25. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам проис-
хождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их
оформлению – это:
А. Стандартизация документов.
Б. Унификация документов.
В. Документирование.
Г. Система документации.
Д. Унифицированная система документации.
12
26. Система документации, созданная по единым правилам и требовани-
ям – это:
А. Стандартизация документов.
Б. Унификация документов.
В. Документирование.
Г. Система документации.
Д. Унифицированная система документации.
27. Набор реквизитов официального письменного документа, располо-
женных в определенной последовательности – это:
А. Формуляр документа.
Б. Образец документа.
В. Формуляр-образец документа.
Г. Бланк документа.
Д. Форма документа.
28. Модель построения документа, устанавливающая область примене-
ния, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной
сетки и основные реквизиты – это:
А. Формуляр документа.
Б. Образец документа.
В. Формуляр-образец документа.
Г. Бланк документа.
Д. Форма документа.
29. Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального пись-
менного документа – это:
А. Формуляр документа.
Б. Образец документа.
В. Формуляр-образец документа.
Г. Бланк документа.
Д. Форма документа.
30. Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или
участку деятельности, помещенных в отдельную обложку – это:
А. Документирование.
Б. Номенклатура дел.
В. Регистр.
Г. Делопроизводство.
Д. Дело.
13
31. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в ор-
ганизации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке – это:
А. Документирование.
Б. Номенклатура дел.
В. Регистр.
Г. Делопроизводство.
Д. Дело.
32. Группирование исполненных документов в дело в соответствии с
номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела – это:
А. Документирование.
Б. Формирование дела.
В. Архивация.
Г. Делопроизводство.
Д. Оформление дела.
33. Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными пра-
вилами – это:
А. Документирование.
Б. Формирование дела.
В. Архивация.
Г. Делопроизводство.
Д. Оформление дела.
34. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в ор-
ганизации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке – это:
А. Объем документооборота.
Б. Формирование дела.
В. Номенклатура дел.
Г. Делопроизводство.
Д. Оформление дела.
35. Число документов, поступивших в организацию и созданных ею за
определенный период – это:
А. Объем документооборота.
Б. Формирование дела.
В. Номенклатура дел.
Г. Делопроизводство.
Д. Оформление дела.
36. Процесс делопроизводства определяется:
А. Приказом руководителя организации.
Б. Нормативно-методической базой на основе законов.
14
В. На основе нормативно-правовых документов.
Г. На основе методических документов.
Д. На основе методических рекомендаций.
37. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
А. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.
Б. Указы и распоряжения Президента РФ, регламентирующие вопросы
документационного обеспечения управления.
В. Постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие
вопросы документационного обеспечения управления.
Г. Типовую инструкцию по делопроизводству.
Д. Основные правила работы ведомственных архивов.
38. Классификация документов по видам включает в себя:
А. Организационно-правовые, справочно-информационные, распорядительные, справочно-аналитические, плановые, отчетные, документы по личному составу.
Б. Индивидуальные, типовые, трафаретные.
В. Простые и сложные.
Г. Официальные и личные.
Д. Внешние и внутренние.
39. Классификация документов по форме изложения включает в себя:
А. Организационно-правовые, справочно-информационные, распорядительные, справочно-аналитические, плановые, отчетные, документы по личному составу.
Б. Индивидуальные, типовые, трафаретные.
В. Простые и сложные.
Г. Официальные и личные.
Д. Внешние и внутренние.
40. Классификация документов по содержанию включает в себя:
А. Организационно-правовые, справочно-информационные, распорядительные, справочно-аналитические, плановые, отчетные, документы по личному составу.
Б. Индивидуальные, типовые, трафаретные.
В. Простые и сложные.
Г. Официальные и личные.
Д. Внешние и внутренние.
41. Классификация документов по происхождению включает в себя:
А. Организационно-правовые, справочно-информационные, распорядительные, справочно-аналитические, плановые, отчетные, документы по личному составу.
15
Б. Индивидуальные, типовые, трафаретные.
В. Простые и сложные.
Г. Официальные и личные.
Д. Внешние и внутренние.
42. Классификация документов по месту происхождения включает в се-
бя:
А. Организационно-правовые, справочно-информационные, распорядительные, справочно-аналитические, плановые, отчетные, документы по личному составу.
Б. Индивидуальные, типовые, трафаретные.
В. Простые и сложные.
Г. Официальные и личные.
Д. Внешние и внутренние.
43. Классификация документов по сроку хранения включает в себя:
А. Постоянные и временные.
Б. Документы ограниченного доступа и документы без ограничения доступа.
В. Рукописные, машинописные, электронные, графические, кино-, фото-,
фонодокументы.
Г. Оригиналы, копии, дубликаты, черновики, выписки.
Д. Срочные и несрочные.
44. Классификация документов по гласности включает в себя:
А. Постоянные и временные.
Б. Документы ограниченного доступа и документы без ограничения доступа.
В. Рукописные, машинописные, электронные, графические, кино-, фото-,
фонодокументы.
Г. Оригиналы, копии, дубликаты, черновики, выписки.
Д. Срочные и несрочные.
45. Классификация документов по средствам фиксации информации
включает в себя:
А. Постоянные и временные.
Б. Документы ограниченного доступа и документы без ограничения доступа.
В. Рукописные, машинописные, электронные, графические, кино-, фото-,
фонодокументы.
Г. Оригиналы, копии, дубликаты, черновики, выписки.
Д. Срочные и несрочные.
16
46. Классификация документов по юридической значимости включает в
себя:
А. Постоянные и временные.
Б. Документы ограниченного доступа и документы без ограничения доступа.
В. Рукописные, машинописные, электронные, графические, кино-, фото-,
фонодокументы.
Г. Оригиналы, копии, дубликаты, черновики, выписки.
Д. Срочные и несрочные.
47. Классификация документов по срочности включает в себя:
А. Постоянные и временные.
Б. Документы ограниченного доступа и документы без ограничения доступа.
В. Рукописные, машинописные, электронные, графические, кино-, фото-,
фонодокументы.
Г. Оригиналы, копии, дубликаты, черновики, выписки.
Д. Срочные и несрочные.
48. К унифицированным системам документации не относят:
А. Первичную учетную документацию.
Б. Вторичную учетную документацию.
В. Банковскую документацию.
Г. Управленческую документацию.
Д. Документацию по труду.
49. Процесс установления и применения стандартов при оформлении
документов называется:
А. Документацией.
Б. Документированием.
В. Стандартизацией.
Г. Сертификацией.
Д. Делопроизводством.
50. ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает требования не ко всем докумен-
там, а лишь к:
А. Организационно-распорядительным.
Б. Индивидуальным, типовым, трафаретным.
В. Простым и сложным.
Г. Официальным и личным.
Д. Внешним и внутренним.
17
ТЕМА 2. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
2
Вопросы для самостоятельной работы
1. Учредительные документы.
2. Положение о структурных подразделениях.
3. Штатное расписание.
4. Постановления, распоряжения и приказы.
5. Договор, приказ по личному составу, заявления, трудовые книжки,
личные карточки.
6. Юридическая сила документа.
7. Право подписи документов.
8. Процесс принятия решения.
9. Бизнес-программа.
10. Акты проверок и ревизий.
Содержание
1. Правила оформления реквизитов документов
2. Метрическая система мер
3. Поля документов
Правила оформления реквизитов документов закреплены в общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются базой для конкретизации правил работы с документами
в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее вида деятельности.
Так, для системы организационно-распорядительной документации установлен
состав реквизитов, включающий 29 наименований2:
01 - государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида организации;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организацион-
но-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандартом России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии
и введение в действие изменения ГОСТ Р».
18
14 - адресат;
Ряд А
Ряд В
Ряд С
А0
841х1189
В0
1000х1414
С1
917х1287
А1
594х841
В1
700х1000
С2
648х917
А2
420х594
В2
500х707
С3
452х648
А3
297х420
В3
353х500
С4
323х458
А4
210х297
В4
250х353
С5
229х324
А5
148х210
В5
176х250
С6
162х229
А6
105х148
В6
125х176
С7
114х162
А7
74х105
В7
88х125
С8
81х114
А8
52х74
В8
62х88
57х81
А9
37х52
В9
44х62
А10
26х37
В10
31х44
А11
18х26
В11
22х31
А12
13х18
В12
15х22
А13
9х8
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - идентификатор электронной копии документа.
Для приведения документов в надлежащий вид в России используется
метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм × 1189 мм)
приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат
получается из предыдущего деления большей стороны пополам. Все форматы
геометрически подобны. Форматы делятся на три основных ряда: А, Б, В
(таблица 1).
Таблица 1
Потребительские форматы бумаг (мм)
Документы оформляются в организациях на бумаге формата А4 (210х297)
и А5 (148х210), при этом отдельные виды документов, содержащие таблицы и
графики - на формате А3 (297х420).
19
Каждый документ имеет поля. В соответствии с требованиями
ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее (в мм): левое поле – 20;
верхнее поле – 15; правое поле – 10; нижнее поле – 20. Допускается использование полей только более установленных государственным стандартом.
Базой для группировки документов в информационно-поисковых системах является Общероссийский классификатор управленческой документации,
который включает в себя унифицированные формы:
организационно-распорядительной документации;
первичной учетной документации;
банковской документации;
финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюд-
жетных учреждений и организаций;
учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
отчетно-статистической документации;
документации по труду;
документации Пенсионного фонда РФ;
внешнеторговой документации.
Тестовые задания
Ответьте на вопросы и выберите правильный ответ, каждый вопрос
содержит один или несколько правильных ответов.
1. К основным свойствам документа относят:
А. Аналитичность.
Б. Атрибутивность.
В. Функциональность.
Г. Структурность.
Д. Наглядность.
2. Наличие в документе как в целостной системе двух основных взаи-
мосвязанных слагаемых: информационной и материальной - это:
А. Аналитичность.
Б. Атрибутивность.
В. Функциональность.
Г. Структурность.
Д. Наглядность.
3. Предназначенность документа для передачи во времени и простран-
стве - это:
А. Аналитичность.
Б. Атрибутивность.
В. Функциональность.
Г. Структурность.
Д. Наглядность.
20
4. Тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обес-
печивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение
основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях - это:
А. Аналитичность.
Б. Атрибутивность.
В. Функциональность.
Г. Структурность.
Д. Наглядность.
5. Содержание документа включает в себя выделенную с определенной
целью и/или по определенному назначению информацию с реквизитами,
позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами – это:
А. Наличие смыслового содержания.
Б. Стабильная вещественная форма.
В. Предназначенность для использования в социальной коммуникации.
Г. Завершенность сообщения.
Д. Предназначение для обмена информацией.
6. Долговременную сохранность документа, возможность многократ-
ного использования и перемещения информации в пространстве и во времени
обеспечивает:
А. Наличие смыслового содержания.
Б. Стабильная вещественная форма.
В. Предназначенность для использования в социальной коммуникации.
Г. Завершенность сообщения.
Д. Предназначение для обмена информацией.
7. Документы изначально предопределяются для хранения и передачи
во времени и пространстве – это:
А. Наличие смыслового содержания.
Б. Стабильная вещественная форма.
В. Предназначенность для использования в социальной коммуникации.
Г. Завершенность сообщения.
Д. Предназначение для обмена информацией.
8. Данное требование к документу относительно и обуславливается об-
ластью применения документа – это:
А. Наличие смыслового содержания.
Б. Стабильная вещественная форма.
В. Предназначенность для использования в социальной коммуникации.
Г. Завершенность сообщения.
Д. Предназначение для обмена информацией.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]