Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Практическое пособие по документационному обеспечению управления
.pdf
51
48. В централизованном порядке регулируются требования к ЛНА отно-
сительно их:
А. Формы.
Б. Порядка расположения реквизитов.
В. Порядка их визирования.
Г. Стиля изложения.
Д. Языка.
49. Работников в обязательном порядке знакомят с ЛНА в случаях:
А. Приема на работу.
Б. Изменения и/или дополнения текста ЛНА.
В. Распоряжения руководителя.
Г. Потери первоначального варианта.
Д. Проверки документации налоговыми органами.
50. Разрабатывая и принимая локальные правила, работодатель и работ-
ники реализуют принцип «…» в форме локальных стандартов труда:
А. Взаимовыручки.
Б. Самовыручки.
В. Взаимопомощи.
Г. Самопомощи.
Д. Доверия.
52
ТЕМА 5. ДОКУМЕНТАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ
Вопросы для самостоятельной работы
1. Основные принципы управления документацией.
2. Системы и подсистемы документационного обеспечения управления на
предприятии.
3. Планирование деятельности по управлению документацией.
4. Служба документационного обеспечения управления в организациях.
5. Контроль деятельности по управлению документацией.
6. Планирование и его виды в документационном менеджменте.
7. Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации,
workflow (WF) – потоком информации и ориентированные на поддержку
управления организацией и накопление знаний.
8. Мотивация работников, занятых в системе документационного обеспе-
чения управления.
9. Виды деятельности по документационному обеспечению управления
на предприятиях.
10. Документы по организации защиты коммерческой тайны.
Содержание
1. Сущность документационного менеджмента.
2. Классификация информационно-справочных систем.
3. Контроль исполнения документов.
Документационный менеджмент – это деятельность по разработке и реализации эффективных управленческих решений, направленная на оптимизацию
и рационализацию документооборота в организации. Функциями документационного менеджмента являются разработка рационального документооборота,
надлежащий контроль за исполнением работ, ответственное хранение и архивирование документов. Для мотивации деятельности специалистов службы
документационного обеспечения управления ко всем работникам организации
могут применяться материальное вознаграждение, социальное обеспечение,
моральное вознаграждение, повышение квалификации. Контроль деятельности
по управлению документацией должен отвечать соответствующим требованиям: стратегическая направленность, ориентирование на результат, своевременность, гибкость и простота.
Классификацию информационно-справочных систем представим на рисунке 4.
53
Постоянные корреспонденты
Информационно-справочные
системы
Временные корреспонденты
Корреспонденты
Адрес (география)
Название области
Название города
Название
района
Название улицы
Предмет и/или вопрос
Управленческие
функции
Подразделения организации
Сфера деятельности
Структура орга-
Структурные
подразделения
Номинал
Виды документов
Алфавит
Рис. 4. Классификация информационно-справочных систем
Основными этапами контроля за исполнением документа являются:
получение информации о постановке документа на контроль;
отслеживание доведения данных в документе до всех исполнителей;
установление срока исполнения документа;
отслеживание информации о ходе выполнения документа;
в случаях необходимости регулирование хода исполнения;
при исполнении документа снятие с контроля;
проверка подписей и их расшифровок.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся
в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения находится в Приложении 3.
Тестовые задания
Ответьте на вопросы и выберите правильный ответ, каждый вопрос
содержит один или несколько правильных ответов.
1. Документ - это:
А. Зафиксированная на материальном носителе информация.
Б. Зафиксированная на бумажном носителе информация.
54
В. Зафиксированная на бумажном и/или материальном носителе информация.
Г. Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Д. Зафиксированная на бумажном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.
2. Документы по личному составу – это:
А. Организационно-правовые документы.
Б. Организационно-распорядительные документы.
В. Кадровые документы.
Г. Плановые документы.
Д. Справочно-информационные документы.
3. Унифицированные формы документации:
А. Организационно-распорядительная, банковская, внешнеторговая, первичная, учетная.
Б. Управленческая, отчетно-статистическая, банковская.
В. Внешнеторговая, рукописная и управленческая.
Г. Внутренняя и внешняя.
Д. Электронная и бумажная.
4. Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки – это:
А. Документ на машинном носителе.
Б. Фонодокумент.
В. Видеограмма документа.
Г. Аудиовизуальный документ.
Д. Электронный документ.
5. Служебный документ – это:
А. Официальный документ, исполняемый в текущей деятельности организации.
Б. Документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса
и формирования дела.
В. Документ, устанавливающий общие принципы, касающиеся различных
видов деятельности или их результатов.
Г. Правила внутреннего распорядка.
6. Имеет универсальный характер и создается в деятельности всех ор-
ганов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и
некоммерческих организаций – это:
А. Управленческая документация.
Б. Система документации.
В. Унификация документов.
55
Г. Стандартизация.
Д. Документооборот.
7. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
А. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.
Б. Государственную систему документационного обеспечения управления.
В. Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.
Г. Правила внутреннего распорядка.
Д. Положение о премировании.
8. Процесс делопроизводства определяется:
А. Нормативно-методической базой на основе законов.
Б. Нормативными правовыми документами.
В. Методическими документами.
Г. ГК РФ.
Д. ТК РФ.
9. Реквизит, придающий документу юридическую силу, позволяющий
установить организационно-правовую форму и наименование организации это:
А. Наименование организации.
Б. Справочные данные об организации.
В. Наименование вида документа.
Г. Эмблема организации.
Д. Торговый знак (знак обслуживания).
10. При оформлении управленческих документов необходимо соблюдать
правила, обеспечивающие юридическую силу документа:
А. Оперативное исполнение и поиск документов.
Б. Качественное исполнение и поиск документов.
В. Возможность оформления документов с помощью средств вычислительной техники.
Г. Качество документов как исторических источников.
Д. Количество документов как исторических источников.
11. Документ должен:
А. Оформляться на бланках, которые соответствуют стандарту.
Б. Иметь установленный комплекс обязательных реквизитов.
В. Иметь место для дополнительных реквизитов.
Г. Иметь стабильный порядок расположения обязательных реквизитов.
Д. Иметь определенный порядок расположения обязательных реквизитов.
56
12. В соответствии с положением (уставом) об организации и соответ-
ствующим Общесоюзным классификатором предприятий и организаций
указывается на документе:
А. Наименование организации.
Б. Автор документа.
В. Код организации.
Г. Наименование организации.
Д. Код организации, автор документа.
13. Дополнительными реквизитами документа являются:
А. Структурные подразделения.
Б. Резолюция.
В. Гриф внешнего согласия.
Г. Печать.
Д. Эмблема организации.
14. Особым способом введения документа в действие, санкционирую-
щим распространение его на определенный круг организаций, должностных
лиц и граждан, является:
А. Утверждение документа.
Б. Подписание документа.
В. Регистрация документа.
Г. Поступление документа на подпись руководителю.
Д. Оттиск печати на документе.
15. Текст управленческих документов должен быть оставлен на основе:
А. Унифицированных форм документов.
Б. Унифицированных текстов, составленных для отдельных организаций.
В. Типовых нормативных документов.
Г. Унифицированных текстов, составленных для всех организаций.
Д. Унифицированных текстов, составленных для организаций определенной сферы деятельности.
16. Управление документацией включает в себя:
А Организацию рационального документооборота.
Б. Организацию оптимального документооборота.
В. Разработку информационно-поисковых систем по документам.
Г. Оформление информационно-поисковых систем по документам.
Д. Контроль исполнения документов.
17. Конверты поступающих документов не уничтожаются:
А. Если только по конверту можно определить адрес отправителя документа.
Б. Если только по конверту можно определить дату отправки.
В. Если только по конверту можно факт получения документа.
57
Г. При поступлении личных писем.
Д. При поступлении служебных писем.
18. Перед упаковкой отправляемые документы проверяются на:
А. Правильность оформления документов.
Б. Наличие приложений.
В. Соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Г. Наличие дополнений.
Д. Наличие обязательных реквизитов.
19. Регистрация документов производится:
А. В зависимости от названия документа.
Б. В пределах групп.
В. В зависимости от автора.
Г. В зависимости от содержания документа.
Д. В зависимости от адресата.
20. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
А. Помещать в дело только правильно оформленные, исполненные документы.
Б. Помещать приложения вместе с основными документами.
В. Помещать приложения отдельно от основных документов.
Г. Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного
сроков хранения.
Д. Складывать все документы в один архив.
21. Описи классифицируются на:
А. Постоянного и временного хранения.
Б. Дела по личному составу и иные однотипные дела.
В. Описи постоянного хранения, дела по личному составу и иные однотипные дела, дела долговременного хранения.
Г. Срочные и бессрочные.
Д. Краткосрочные и долгосрочные.
22. Ответственность за эффективность использования автоматизирован-
ной технологии работы с документами несет:
А. Руководитель организации.
Б. Служба документационного обеспечения.
В. Руководитель структурного подразделения.
Г. Административный отдел организации.
Д. Заместитель организации.
58
23. Автоматизированная технология работы с документами осуществля-
ется путем:
А. Создания и внедрения автоматизированной подготовки документов.
Б. Автоматизированных рабочих мест.
В. Электронного документооборота.
Г. Работы в Интернете.
Д. Создания внутренней электронной связи между подразделениями организации.
24. Функции, связанные с документационным обеспечением управления,
обычно закреплены за:
А. Службой документационного обеспечения управления.
Б. Администрацией.
В. Бухгалтерией.
Г. Службой управления персоналом.
Д. Отделом маркетинга и рекламы.
25. Важнейшим каналом связи организации с внешним миром является:
А. Официальное письмо.
Б. Управленческое письмо.
В. Деловое письмо.
Г. Личное письмо.
Д. Внешнее письмо.
26. Деловое письмо обычно занимает:
А. Полстраницы.
Б. Больше страницы.
В. Полторы страницы.
Г. Два листа.
Д. Три листа.
27. Официальные бланки пишутся на:
А. Обычном листе.
Б. Обычном листе со штампом.
В. Обычном листе со штампом и подписью.
Г. Специальных бланках.
Д. Специальных бланках, соответствующих стандарту.
28. Обязательные признаки, установленные законом или положениями
для отдельных видов документов – это:
А. Реквизит.
Б. Бланк.
В. ГОСТ.
Г. Образец.
Д. Штамп.
59
29. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою оче-
редь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:
А. Организовать централизованное изготовление бланков для писем.
Б. Организовать массовое изготовление бланков для писем.
В. Удешевить изготовление бланков для писем.
Г. Уменьшить стоимость машинописных работ.
Д. Сократить трудозатраты на составление и оформление писем.
30. Основой для конструирования формуляров и бланков всех видов
управленческой документации является:
А. Реквизит.
Б. Дата.
В. Исполнитель.
Г. Руководитель.
Д. Формуляр-образец.
31. Наименование и адрес получателя письма – это:
А. Адресант.
Б. Получатель.
В. Адресат.
Г. Координаты получателя.
Д. Координаты адресата.
32. Заголовок письма должен составлять:
А. Секретарь-референт.
Б. Работник службы документационного обеспечения управления.
В. Непосредственный исполнитель.
Г. Руководитель.
Д. Заместитель руководителя.
33. Основной реквизит делового письма – это:
А. Дата.
Б. Подпись.
В. Текст.
Г. Печать.
Д. Адресат.
34. Официальное письмо не имеет юридической силы без:
А. Даты.
Б. Подписи.
В. Текста.
Г. Печати.
Д. Нотариального заверения.
60
35. Свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учрежде-
ний, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и
гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или
хозяйственной деятельности – это:
А. Устав.
Б. Книга.
В. Положение.
Г. Кодекс РФ.
Д. Закон.
36. Нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру,
функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, одного органа, либо структурного подразделения – это…
А. Устав.
Б. Инструкция.
В. Положение.
Г. Кодекс РФ.
Д. Закон.
37. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления в
целях установления правил, регулирующих организационные, научнотехнические, технологические, финансовые и иные специальные стороны
деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и
граждан – это:
А. Устав.
Б. Инструкция.
В. Положение.
Г. Кодекс РФ.
Д. Закон.
38. Распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведом-
ствами, организациями преимущественно по вопросам информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией
исполнения приказов, инструкций и других актов – это:
А. Указание.
Б. Приказ.
В. Распоряжение.
Г. Протокол.
Д. Постановление.
39. Вид деятельности или процесс по разработке и реализации управлен-
ческих решений называется:
А. Документационный менеджмент.
Б. Информационное обеспечение управления.
В. Документационный маркетинг.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]