Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление персоналом. Ч.1. Учебное пособие
.pdf
61
№ 1272 «Об утверждении типового положения о заместителе руководителя органа (организации), ответственном за обеспечение информационной безопасности в органе (организации), и типового положения о струк-
турном подразделении в органе (организации), обеспечивающем информа-
ционную безопасность органа (организации)» [71].
0252031 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. Договор на производство работ
(оказание услуг) [59]. Обеспечение безопасности информации может осу-
ществляться силами организации или привлечением организаций – лицен-
зиатов для оказания услуг по защите информации, ее внешнего хранения
(например, в Центре обработки данных (ЦОД)), что закрепляется договором на оказание услуг по представленной форме.
0252051 Должностная инструкция, 0252111 Положение о структур-
ном подразделении [59]. Организационно-штатная структура и порядок
осуществления деятельности подразделениями и отдельными работниками, включая функциональные обязанности по обеспечению информаци-
онной безопасности, закрепляются в указанных выше документах.
0252251 Штатное расписание [59]. Как правило, привлечение работ-
ника к обработке конфиденциальной информации (коммерческой тайны)
требует дополнительного стимулирования. Любые надбавки закрепляются
за определенными должностями исходя из установленных функциональ-
ных обязанностей и учитываются в штатном расписании.
0252211 Структура и штатная численность [59] организации используются при распределении обязанностей, в том числе и по обеспечению информационной безопасности.
«Документы, составляющие одну систему документации, связаны
единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так,
документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают
планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы.
Документы, составляющие систему распорядительной документации,
обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию
с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лиц в постоянно меняю-
щихся социально-экономических условиях. Вместе с тем вся комплексная
система документации подчинена реализации стратегической цели организации, ее задач, находится (или должна находиться) в соответствии с организационной культурой учреждения. Основным управленческим инструментом является документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации. В ней должны быть зало-
жены основы для гибкого управления документацией. Гибкие методы
управления документами позволят эффективно контролировать жизненный цикл документа в соответствии с задачами организации, смоделиро-
вать более четкую структуру системы управления документами» [60].
62
Все унифицированные системы включают в себя комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих доку-
ментов.
При разработке и утверждении внутриорганизационной документации, не относящейся к унифицированной (отдельных документов или аль-
бома унифицированных форм), ОКУД не является обязательным реквизитом. Так, например, Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бух-
галтерском учете» не вводит ОКУД в состав обязательных реквизитов первичного учетного документа. Таким образом, в случае отсутствия ОКУД
документ не утратит своей юридической силы [61]. Вместе с тем, не будет
являться нарушением использование ОКУД, если данные формы унифици-
рованы.
Чтобы точно определить ОКУД документа, следует обратиться с запросом в статистический орган. Ожидание ответа может занять некоторое
время. Ускорить получение сведений можно, зайдя на официальный сайт
Госкомстата и найдя информацию самостоятельно. Официальный запрос
имеет смысл в случае, если эту информацию необходимо затем предостав-
лять в официальные инстанции, например, в суд [60].
Организационно-распорядительная управленческая документация делится на три подкласса.
1. Подклассы 11, 12 и 13 – организационные документы. К ним от-
носятся: уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Организационные документы представляют собой комплекс взаимоувязанных
документов, регламентирующих структуру, задачи, функции организации,
порядок организации работы, права, обязанности и ответственность руководства и работников. Виды организационных документов, их назначение
и особенности представлены в таблице 3 [60].
Таблица 3 – Виды организационных документов
Наименование
документа
Характеристики документа
Устав
Является организационным (учредительным) документом,
имеет нормативный характер, содержит положения, на основании которых организация реализует свою деятельность и взаимодействует с др. организациями и физическими лицами, утвер-
ждается высшим органом управления организацией.
Штатное расписа-
ние
Является организационным документом, закрепляет должностной и численный состав организации (количество штатных еди-
ниц), тарифные ставки (оклады), а также надбавки.
Правила внутреннего трудового рас-
порядка
Является организационным документом, регламентирует по-
рядок организации работы (рабочее и нерабочее время).
63
Наименование
документа
Характеристики документа
Положение
Является организационным (учредительным) документом, устанавливает порядок осуществления деятельности структурного
подразделения организации (статус, функции, права, обязанно-
сти).
Инструкция
Является организационным документом, устанавливающим
правила и способы (порядок) реализации каких-либо действий.
Должностная ин-
струкция
Является организационным документом, в котором установлены требования к квалификации работника на определённой
должности, его полномочия, обязанности, ответственность,
права и формы поощрения. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работ-
ником.
2. Подклассы 51, 52 – непосредственно распорядительные доку-
менты. Распорядительными документами оформляют и придают юридиче-
скую силу управленческим решениям руководства. Виды распорядительных документов, их назначение и особенности представлены в таб-
лице 4 [60].
Распорядительные документы могут быть разделены на две группы:
- первая – документы, издаваемые единолично, например, распоряже-
ния, приказы, указания;
- вторая, – документы, издаваемые коллегиально, например, постанов-
ления и решения.
Таблица 4 – Виды распорядительных документов
Наименование
документа
Характеристики документа
Решение
Как правило, издается коллегиальным органом управления,
его целью является разрешение определённых задач.
Постановление
Принимается коллегиальным органом, с целью решения
наиболее существенных задач.
Распоряжение
Документ оперативного характера, содержит поручения в
рамках решения поставленных задач и временные рамки их
исполнения.
Приказ
Локальный документ, издаваемый по вопросам основной деятельности и персонала. Приказом могут вводится в действие
организационные документы (приказ об утверждении). Приказами опосредуется движение, а также любые другие действия в отношении персонала (приказы о назначении на
должность, о премировании и др.).
Указание
Издается в целях решения оперативных вопросов (исполнения приказов), содержит конкретные указания по их
64
Наименование
документа
Характеристики документа
исполнению, носит преимущественно информационно-методический характер.
3. Подклассы 81 – 86 – информационно-справочные документы:
письма, акты, протоколы, справки и др. Назначение информационно-спра-
вочных документов состоит в аккумулировании сведений, на основании ко-
торых принимаются управленческие решения. Виды информационно-спра-
вочных документов, их назначение и особенности представлены в таб-
лице 5 [60].
Информационно-справочные документы разделяются на три
группы [60]:
- первая – входящие документы, в том числе информационные письма
и отчеты от нижестоящих организаций, структурных подразделений, заявления и предложения граждан и др.
- вторая – исходящие документы, в том числе отчеты о выполнении
работ в вышестоящие органы и организации, ответы на запросы от внеш-
них респондентов.
- третья – внутренние документы, инициативные и информационные
документы, разработанные в организации.
Таблица 5 – Виды информационно-справочных документов
Наименование
документа
Характеристики документа
Докладная записка
Документ, направляемый работником на имя руководителя,
содержащий информацию о событиях или фактах, выводы и
предложения, требующие принятия решений. Посредством докладной записки работник может доводить до ведома руководителя свои предложения по вопросам деятельности, указывать на определенные внутриорганизационные аспекты (нару-
шения) или объяснять свои действия (причину опоздания на
работу) и др.
Служебная записка
Внутренний документ, использующийся для обмена информа-
цией по «горизонтали» – между структурными подразделени-
ями организации, содержит предложения, замечания по вопро-
сам деятельности.
Объяснительная за-
писка
Адресуется руководителю о фактах трудовой деятельности с
их объяснениями. Объяснительная записка является одним
из формальных оснований для принятия кадрового решения,
например, применения дисциплинарной ответственности по
факту нарушения правил внутреннего трудового распорядка.
Объяснительная записка может выступать в качестве прило-
жения к основному документу, поясняя его отдельные поло-
жения.
65
Наименование
документа
Характеристики документа
Предложение
Документ, содержащий инициативные предложения, касающиеся производственных, организационных или администра-
тивных вопросов.
Представление
Документ, содержащий инициативные предложения по кадровым вопросам, содержит непосредственно предложение о
назначении на должность, поощрении, награждении работ-
ника, а также соответствующие основания.
Заявление
Документ, который создается работником с целью решения
его личных вопросов, например, предоставление внеочередного или неоплачиваемого отпуска, содержит просьбу и соответствующие основания. Заявление может содержать адресованную руководителю информацию по вопросам общеоргани-
зационного характера (как докладная записка).
Информационно-справочные документы разделяются на три
группы [60]:
- первая – входящие документы, в том числе информационные письма
и отчеты от нижестоящих организаций, структурных подразделений, заяв-
ления и предложения граждан и др.
- вторая – исходящие документы, в том числе отчеты о выполнении
работ в вышестоящие органы и организации, ответы на запросы от внеш-
них респондентов.
- третья – внутренние документы, инициативные и информационные
документы, разработанные в организации.
В группе информационно-справочных документов могут быть выделены документы, подлежащие исполнению, и документы, не требующие
обязательной формализованной реакции, например, поступившие от лица,
уровень которого ниже в сравнении с адресатом.
Так, служебная записка является внутренним документом, предназна-
чена для обмена информацией по «горизонтали» – между структурными
подразделениями организации и не требует обязательной реакции (может
быть принята к сведению).
Предложение является документом, содержащим инициативные предложения, касающиеся производственных, организационных или админи-
стративных вопросов, также может быть принято к сведению [60].
Порядок оформления, регистрации и обработки всех видов информа-
ционно-справочных документов регламентируется локальным нормативным актом – Инструкцией по делопроизводству и документообороту. Входящие информационно-справочные документы, которые требуют исполнения, регистрируются и передаются на рассмотрение руководству и далее –
исполнителю. Не подлежат регистрации рекламные предложения, поздра-
вительные письма и др.
66
Форма документа в качестве юридически значимого акта является, как
правило, унифицированной. Вместе с тем, некоторые документы, главным
образом личного характера, допускается выполнять в произвольной форме,
при этом всегда имеется рекомендованная форма такого документа.
Унифицированная форма документа (УФД) – это совокупность рек-
визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации [22].
Таким образом, одним из существенных условий достижения эффективности, результативности и стабильности управленческой деятельности является стандартизация и унификация подходов к ее осуществлению. Локальная инструкция по делопроизводству должна соответствовать установленным стандартам за исключением тех аспектов, которые
не применимы к деятельности организации, и разрабатываться в соответствии с Примерной инструкцией Росархива по делопроизводству [56].
67
Вопросы для самоконтроля
1. Что является основанием, обуславливающим необходимость знания
процессов делопроизводства специалистами по управлению персоналом?
2. Какие виды деятельности входят в состав делопроизводства?
3. Назовите этапы процесса делопроизводства.
4. Назовите состав управленческой деятельности.
5. Что отличает управленческую деятельность от других видов про-
фессиональной деятельности?
6. Что является предметом управления?
7. Что является средством управления?
8. Назовите различия между документированной и недокументирован-
ной информацией.
9. Дайте определение понятию «документированная информация».
10. Назовите формы документированной информации.
11. Чем отличаются юридическая значимость и юридическая сила до-
кументов?
12. Назовите и прокомментируйте признаки документа.
13. Сравните признаки информации и документа.
14. Назовите и проанализируйте функции документа.
15. Какие документы и при каких условиях обладают юридической си-
лой?
16. Назовите виды документов в зависимости от сферы применения.
17. Назовите виды документов в зависимости от формы изложения ин-
формации.
18. Назовите виды копий документов и способы их применения в
правореализационной практике.
19. Назовите виды документов в зависимости от содержания изложен-
ной в них информации.
20. Назовите виды документов в зависимости от юридической силы.
21. Назовите виды документов в зависимости от материальных носи-
телей информации.
22. Назовите свойства управленческих документов.
23. Назовите нормативные правовые акты, регулирующие процессы
документационного обеспечение, раскройте содержание соответствующих
(отдельных) положений.
24. Какой язык используется в официальном информационном опо-
средовании управленческой деятельности в Российской Федерации?
25. Назовите виды документов (информации), с которыми работник
должен быть ознакомлен в обязательном порядке.
26. Укажите порядок (способы) ознакомления с документами.
27. Использование каких реквизитов регулируется федеральными за-
конами?
68
28. Какая документация по трудовым отношениям определяется граж-
данским кодексом РФ?
29. Назовите различия между стандартизацией и унификацией доку-
ментов.
30. Назовите принципы унификации документов.
31. Назовите структурные элементы системы документации.
32. Назовите системы документации.
33. Назовите категории стандартов в рамках государственной системы
стандартизации.
34. Назовите виды технологической документации.
35. Назовите положения, которые должны быть определены для си-
стем документации.
36. Назовите способы унификации документов.
37. В чем заключается назначение кодов по Общероссийскому класси-
фикатору управленческой документации?
38. Раскройте значение элементов кодового значения по Общероссий-
скому классификатору управленческой документации
39. Опишите состав унифицированного обозначения формы доку-
мента по ОКУД на примере.
40. Назовите классы форм по Общероссийскому классификатору
управленческой документации.
41. Раскройте содержание и назначение в области трудовых отноше-
ний и информационной безопасности отдельных форм документов по
ОКУД.
42. Назовите виды организационных документов, их назначение и осо-
бенности.
43. Назовите виды распорядительных документов, их назначение и
особенности.
44. Назовите виды информационно-справочных документов, их назна-
чение и особенности.
69
5 Основы выполнения управленческих документов. Общие требования
Выполнение документов является частью сложной деятельности (де-
лопроизводства) по созданию документа, по приданию управленческому
решению юридической силы путем фиксации его на материальном носи-
теле.
С 1 июля 2018 года действует ГОСТ по оформлению документов –
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Си-
стема стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который четко регламентирует аспекты создания документов. В нем, в частности разъясняются [62]:
- необходимость и порядок нумерации страниц;
- вид и размер шрифта;
- параметры страницы (отступы и межстрочные интервалы);
- порядок заверения копий.
Ранее были рассмотрены виды управленческой документации. Они отличаются не только назначением, опосредованным управленческими целями, но и, что немаловажно, порядком их выполнения. Общие требования
к оформлению документов закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 [62].
1. Возможность создания документов как на бумажном носителе, так
и в электронной форме. Требования к содержанию документа на бумажном
носителе и в электронной форме отличаются в значительной мере техноло-
гиями их создания и обеспечения безопасности.
2. При создании документа на двух и более страницах нумеруются
вторая и последняя. «Номера страниц проставляются посередине верхнего
поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа» [62].
3. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах
листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны
быть одинаковы, что необходимо при формировании дела, подшивании до-
кументов [62].
4. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты, размерами № 12, 13, 14 в зависимости
от размера бумаги, на которой выполняется документ. Допускается исполь-
зование шрифтов меньшего размера при составлении таблиц [62].
5. Размещение реквизитов зависит от их вида. Общим требованием к
размещению реквизитов является применение одного межстрочного интервала к многострочным реквизитам и отделение дополнительным интерва-
лом составных частей реквизитов [62].
Рассмотрим общие требования к реквизиту 18 «текст документа» [62]:
- размещается с абзацным отступом – 1,25 см;
70
- печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала, если документ го-
товится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два
интервала;
- интервал между буквами в словах – обычный;
- заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом
или центрируются по ширине текста;
- интервал между словами – один пробел;
- текст документа выравнивается по ширине листа (по границам ле-
вого и правого полей документа);
- длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении
реквизитов не должна превышать 7,5 см, при продольном расположении
реквизитов – не более 12 см;
- нормативные акты организации, а также иные многостраничные до-
кументы могут оформляться с титульным листом в соответствии с прило-
жением А к ГОСТ Р 7.0.97-2016 [62].
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 организация своими нормативными ак-
тами может предусмотреть выделение реквизитов 15 «адресат», 17 «заголовок к тексту», 22 «подпись» и отдельных фрагментов текста полужирным
шрифтом [62].
Общим требованием, применяемым при оформлении всех видов доку-
ментов, является использование реквизитов. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016
реквизит документа является обязательным элементом официального до-
кумента, личные документы, как уже упоминалось, могут создаваться в
произвольной форме. Реквизит документа состоит из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой) частей. Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке, наносится при его изготовлении. Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его за-
полнении.
При составлении документов используются следующие реквизиты со-
гласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 [62]:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъ-
екта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального
образования);
02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак обслуживания);
04 – код формы документа;
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
09 – наименование вида документа;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]