Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление персоналом. Ч.1. Учебное пособие
.pdf
41
Политическая функция документа тесно связана с социальной
функцией и обусловлена сущностью управленческого процесса, его объек-
том (работник – субъект социального процесса и объект управленческой
деятельности) и властным характером.
Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основ-
ная задача состоит в передаче информации во времени и пространстве, в
обмене информацией.
Функции документа как средства управления делятся на организаци-
онную, правовую и учетную.
В документе материализуются, закрепляются управленческие решения, направленные на организацию трудовой деятельности в соответствии
с целями управления. Организационная функция реализуется посредством
уставных документов, трудовых договоров и соглашений, различных поло-
жений.
Правовая функция документа обусловлена его способностью оказы-
вать прямое воздействие на реализацию социальных процессов и выража-
ется в фиксации, закреплении и применении правовых норм в правоотношениях.
Учетная функция документа реализуется посредством содержа-
щейся в документе количественной информации.
Кроме того, на уровне общества и государства документ выполняет
культурно-историческую функцию, поскольку является источником знаний о традициях, обычаях, достижениях, исторических особенностях развития народов.
Документы затрагивают различные сферы деятельности человека, играют огромную роль в жизни общества и государства. В процессе управле-
ния виды документов могут быть сгруппированы по различным признакам.
Видом документа является его принадлежность к определенной группе по
признакам содержания, целевого назначения и др. Виды документов в зависимости от конкретных признаков представлены на рисунках 4, 5, 6, 7.
Юридической силой обладает только подлинный документ – доку-
мент, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают досто-
верность его происхождения [22].
Не вызывает сомнений наличие юридической силы у подлинника до-
кумента, то есть его первого и единственного экземпляра [22].
Юридической силой также обладает дубликат документа, его повтор-
ный экземпляр [22]. Дубликат выдается организацией, выдавшей подлинник документа. Например:
- согласно Приказу Министерства науки и высшего образования РФ от
27.07.2021 № 670 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи
документов о высшем образовании и о квалификации, приложений к ним и
их дубликатов» в случае утраты или порчи диплома или приложения к нему
42
на основании личного заявления обладателя диплома в месячный срок по-
сле получения организацией указанного заявления выдается дубликат ди-
плома [28];
- организация – лицензиат может получить дубликат лицензии для
своих филиалов, расположенных на территориальном удалении от основ-
ной организации.
Рисунок 4 – Виды документов в зависимости от сферы применения
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий ин-
формацию подлинного документа и все его внешние признаки или их
часть [22].
В отличие от дубликатов, не все копии обладают юридической силой,
наличие которой может быть подтверждено нормативно-правовым доку-
ментом в зависимости от способа получения копии от наличия заверения
копии, исполненного в установленном законом порядке. Рассмотрим неко-
торые примеры:
- согласно ч. 3 ст. 75 АПК РФ, документы, полученные посредством
факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием
43
информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собствен-
норучной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в
случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федераль-
ными законами, иными нормативными правовыми актами или договором
либо определены в пределах своих полномочий Верховным Судом Россий-
ской Федерации [21];
Рисунок 5 – Виды документов в зависимости от формы изложения
- согласно ч. 4 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представля-
ются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом
44
заверенной копии (если к рассматриваемому делу имеет отношение только
часть документа, представляется заверенная выписка из него) [29];
- согласно ст. 71 ГПК РФ письменными доказательствами являются
содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонден-
ция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, гра-
фической записи, в том числе полученные посредством факсимильной,
электронной или другой связи либо иным позволяющим установить досто-
верность документа способом [30];
- согласно ч. 3 ст. 71 ГПК РФ, письменные доказательства представля-
ются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.
Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела
согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разре-
шить без предоставления подлинных документов [30].
Электронная копия документа – копия документа, созданная в элек-
тронной форме [22].
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соот-
ветствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечива-
ющие ее юридическую силу [22].
Выписка из документа – копия части документа, заверенная в установленном порядке [22].
Дублетный документ – это один из экземпляров копии документа [22].
Рисунок 6 – Виды документов в зависимости от содержания информации
45
Электронный образ документа (электронная копия) – воспроизве-
денный на бумажном носителе с помощью средств сканирования электрон-
ный документ [22].
Рукописные и машинописные документы по общему правилу имеют
равную юридическую силу. Вместе с тем, нормативным актом органа, в который предоставляется документ, может быть предусмотрена подача документа только в машинописной форме или в электронном виде, например, в
случае необходимости заполнения электронной формы.
Карачки – это простейшие чертежи небольших участков местности,
выполненные в поле с одной или двух точек стояния без точного соблюде-
ния масштаба. Расстояния на чертеже откладывают на глаз, добиваясь пра-
вильного взаимного расположения объектов местности [27].
В зависимости от юридической силы различают следующие виды до-
кументов:
- подлинный документ;
- подлинник (официального) документа;
- дубликат документа;
- копия документа;
- заверенная копия документа;
- дублетный документ.
Также в процессе подготовки белового документа могут образовы-
ваться различные варианты черновиков – черновые документы.
Беловой документ – это рукописный или машинописный документ,
текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок
и исправлений [22].
Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом [22].
Рисунок 7 – Виды документов в зависимости от материальных носителей
46
Следует также отметить, что результативность управленческой дея-
тельности непосредственно зависит от качества ее документального
оформления. Управленческие документы обладают обусловленными содержанием процесса свойствами:
- полнота документа является свойством его содержания и предпола-
гает наличие всей необходимой информации для принятия соответствующего управленческого решения или его эффективной реализации (если до-
кумент передан на исполнение);
- достоверность документа – характеристика соответствия копии до-
кумента его подлиннику, заверенная соответствующими подписями и пе-
чатями, а также устанавливаемая в результате официальной экспертизы;
- точность документа может быть фактической (соответствие фак-
там) и смысловой (невозможностью искаженного истолкования, однознач-
ностью);
- адресность документа – наличие конкретного адресата, объекта
управленческой деятельности;
- доступность документа для восприятия человеком – текст доку-
мента должен быть составлен таким образом, чтобы его содержание было
однозначно понятно после первого прочтения;
- своевременность документа связана со своевременностью приня-
тия управленческого решения и возможностью его наиболее эффективной
реализации (получение информации с опозданием лишает возможности
специалистов управленческого аппарата повлиять на сложившуюся ситуа-
цию);
- достаточность документа предполагает наличие полной информа-
ции для принятия управленческого решения.
В условиях динамично развивающегося публичного пространства результативность и эффективность управленческих действий, а соответственно, удовлетворение личных и экономических интересов граждан может быть обеспечена только при особо внимательном отношении к информации, ее использованию и надлежащему документированию.
4.2 Нормативное правовое регулирование документационного
обеспечения
Осуществление деятельности по управлению документами осуществляется в соответствии с установленными принципами и действующими
нормативно-правовыми актами, в частности, законодательными, подзакон-
ными (стандартами, регламентами, межведомственные и ведомственные
инструктивно-методические материалы) и принимаемыми на их основе ло-
кальными актами организации. Рассмотрим некоторые акты и их
47
положения, закрепляющие нормы в области документационного обеспече-
ния управленческой деятельности.
Конституция Российской Федерации принята всенародным голосо-
ванием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского
голосования 01.07.2020 [31].
Согласно Конституции РФ, законы подлежат официальному опубли-
кованию, неопубликованные законы не применяются, любые нормативные
правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и
гражданина, не могут применяться, если они не опубликованы официально
для всеобщего сведения (ч. 3, ст. 15) [31]. Таким образом, закрепляется
принцип открытости и доступности информации, имеющей непосредственное отношение к реализации прав и законных интересов граждан. Как из-
вестно, незнание закона не освобождает от ответственности и приводит к
другим негативным последствиям:
- незнанием обязанностей, в частности запретов, может быть обусловлено нарушение гражданином закона и, как следствие, несение им установленной ответственности;
- вследствие незнания своих прав гражданин может не воспользоваться установленными для него благами.
Поэтому гражданин в своих интересах должен быть осведомлён о
своих правах и различных аспектах их реализации.
Производным от приведенного выше базового положения является
обязывание органов государственной власти и органов местного самоуправления, их должностных лиц обеспечить каждому возможность озна-
комления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом (ч. 2,
ст. 24) [31]. В рамках документационного обеспечения это означает, что работник должен быть ознакомлен под роспись с теми локальными актами,
которые непосредственно затрагивают его права или устанавливают его
трудовые обязанности. Кроме того, работник должен быть ознакомлен под
роспись с вводимыми работодателем мерами дисциплинарной ответственности, иначе их применимость может быть неоднозначным и оспариваемым в установленном порядке.
Так, перед заключением трудового договора работник должен быть
ознакомлен под роспись (ст. 68 ТК РФ) [7] со следующими документами [32]:
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- Положением об оплате труда;
- Положением о защите персональных данных работников;
- Положением об индексации заработной платы коллективный дого-
вор (при наличии);
- Положением о командировках;
48
- Положением о размерах и порядке возмещения расходов, связанных
со служебными поездками работников;
- Перечнем работ, профессий, должностей работников, чья работа свя-
зана с разъездами;
- Перечнем должностей работников с ненормированным рабочим
днем;
- Положением о профессиональной подготовке, переподготовке и по-
вышении квалификации работников;
- Локальным нормативным актом о разделении рабочего дня на части;
- Положением о порядке компенсации проезда к месту использования
отдыха и обратно;
- Положением о работе вахтовым методом.
Ознакомление с документами может осуществляться следующими
способами [32]:
- в текст документа включается фраза об ознакомлении;
- оформляется лист ознакомления работника с документом или паке-
том документов определенного назначения (примерная форма листа озна-
комления представлена в таблице 2 [33]);
- создается журнал ознакомления.
Конституция гарантирует право на пользование родным языком, на
свободный выбор языка общения, воспитания, обучения и творчества (ч. 2,
ст. 26) [31]. В этой связи несмотря на то, что государственным языком Рос-
сийской Федерации на всей ее территории является русский язык, республики вправе устанавливать свои государственные языки. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных
учреждениях республик они употребляются наряду с государственным
языком (ч.ч. 1; 2, ст. 68) [31]. Таким образом, делопроизводство в нацио-
нальных субъектах Федерации (в республиках) может осуществляться на
языке субъекта.
Основы документирования, применяемая терминология, закреплены в
национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения» [22].
Каждый документ состоит из набора соответствующих его назначе-
нию реквизитов, состав и порядок использования которых зафиксированы
в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-рас-
порядительная документация. Требования к оформлению докумен-
тов» [62], а также другими нормативными правовыми актами, закрепляю-
щими применение определенных реквизитов, как, например, ФКЗ РФ «О
государственном гербе Российской Федерации» [62].
49
Лист ознакомления работника
с локальными нормативными актами
[наименование юридического лица]
[должность, Ф. И. О. работника]
Таблица 2 – Лист ознакомления работника с локальными НПА1
1 Примерная форма листа ознакомления работника с локальными нормативными актами / подготовлено экспертами компании «Гарант» – Режим
доступа: Примерная форма листа ознакомления работника с локальными нормативными актами (подготовлен... | Система ГАРАНТ (garant.ru).
50
ФКЗ РФ от 25.12.2000 № 2 «О государственном гербе Российской Фе-
дерации» устанавливается описание и порядок официального использова-
ния реквизита документа 01 «Государственный герб Российской Федера-
ции» [35]. Согласно Федеральному конституционному закону, использова-
ние Государственного герба допускается федеральными органами государственной власти и иными федеральными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и иными
государственными органами субъектов Российской Федерации, органами
местного самоуправления и муниципальными органами, гражданами, общественными объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями в иных случаях, если такое использование не является надругатель-
ством над Государственным гербом Российской Федерации [35].
Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) регламентирует вопросы документирования гражданско-правовых сделок, в том числе
заключение гражданско-правового договора. Отношения, регулируемые
гражданским договором, например, договором подряда на выполнение работ, не являются трудовыми. Для работника предпочтительнее оформлять
отношения именно трудовым договором, что дает ему все предусмотрен-
ные для трудовых отношений социальные гарантии.
ФЗ РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации» регулирует правоотношения, связан-
ные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за
ним Конституцией права на обращение в государственные органы и органы
местного самоуправления, а также устанавливает порядок рассмотрения
обращений граждан государственными органами, органами местного само-
управления и должностными лицами [37].
ФЗ РФ от 29.06.2015 № 162 «О стандартизации в Российской Феде-
рации» устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, и направлен на обеспечение проведения единой государственной
политики в сфере стандартизации, регулирует отношения в сфере стандартизации, включая отношения, возникающие при разработке (ведении),
утверждении, изменении (актуализации), отмене, опубликовании и приме-
нении документов по стандартизации [38].
Процессы документирования управленческой деятельности не являются произвольными и осуществляются в соответствии с инструкцией, разрабатываемой каждой организацией исходя из своих потребностей. Органы
государственной власти (министерства и ведомства) разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые являются обязательными для всех
структурных подразделений органа. Инструкция по делопроизводству
должна соответствовать национальным стандартам, к которым относятся:
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]