Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление персоналом. Ч.1. Учебное пособие
.pdf
51
- Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения» [22];
- Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандар-
тов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организаци-
онно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [39].
Таким образом, документирование официальной деятельности является стандартизированным процессом, что упрощает взаимоотношения
между организациями, а также с органами власти.
ФЗ РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Фе-
дерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплек-
тования, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Рос-
сийской Федерации в интересах граждан, общества и государства [40].
ФЗ РФ от 01.06.2005 № 53 «О государственном языке Российской
Федерации» устанавливает государственный язык, сферы его использова-
ния, регламентирует статус и вопросы защиты государственного
языка [41].
ФЗ РФ от 27.07.2006 № 149 «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» регулирует отношения в рамках
обращения информации, в том числе и документированной, с использова-
нием информационных технологий (автоматизированная обработка информации и передача по инфо-телекоммуникационным сетям) [26].
ФЗ РФ от 24.12.2002 № 184 «О техническом регулировании» регу-
лирует отношения, возникающие при разработке, принятии, применении и
исполнении обязательных требований к продукции, в том числе и вопросы
документирования действий по установлению соответствия продукции
установленным требованиям [42].
ФЗ РФ от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи» регулирует от-
ношения в области использования электронных подписей (реквизит 22
«подпись») при совершении гражданско-правовых сделок, оказании госу-
дарственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых дей-
ствий, в частности в системах электронного документооборота [43].
Федеральный закон РФ от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации
предоставления государственных и муниципальных услуг» [44].
Федеральный закон от 17.07.2009 № 172-ФЗ «Об антикоррупцион-
ной экспертизе нормативных правовых актов и проектов норматив-
ных правовых актов» [45].
52
Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа
к информации о деятельности государственных органов и органов
местного самоуправления» [46].
Федеральный закон от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном
производстве». В статье 72.2 установлены правила исполнения решения
государственного инспектора труда о принудительном исполнении обязанности работодателя по выплате начисленных, но не выплаченных в установленный срок работнику заработной платы или других выплат, осу-
ществляемых в рамках трудовых отношений [47].
Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009
№ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных ор-
ганах исполнительной власти» [48].
Указами Президента утверждены ряд положений, регламентирующих
деятельность архивных органов, в частности Положение о Федеральном
архивном агентстве (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»).
Положением установлены полномочия Росархива, в том числе и в области
организации документооборота [49].
Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003
№ 225 «О трудовых книжках» [50].
Постановление Правительства Российской Федерации № 1268
от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хране-
ния и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государ-
ственного герба Российской Федерации» [51].
Приказ Федеральной службы по труду и занятости от 11.11.2022 № 253
«Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требова-
ний трудового законодательства» [52].
Без изучения и использования нормативной базы невозможна организация эффективного делопроизводства, начиная с органов государственной
власти и заканчивая работой небольшой коммерческой организации. Как
внешние, так и внутренние коммуникативные взаимодействия организации не будут в полной мере эффективными и результативными без их согласования с нормативно-правовой базой, в том числе в области делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ).
4.3 Стандартизация и унификация документооборота
Стандартизация – деятельность по разработке (ведению), утвержде-
нию, изменению (актуализации), отмене, опубликованию и применению
документов по стандартизации и иная деятельность, направленная на достижение упорядоченности в отношении объектов стандартизации [38].
Одной из целей стандартизации является обеспечение информационной
совместимости.
53
Унификация – это деятельность по выбору оптимального числа разно-
видностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и разме-
ров. Унификация документации решает комплекс задач по совершенство-
ванию форм и содержания документов.
Стандартизация документооборота осуществляется посредством государственных стандартов и других документов по стандартизации. Унификация документооборота осуществляется в рамках Государственной си-
стемы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Унификация документов осуществляется в соответствии со следую-
щими принципами [38]:
– унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов и разработке на его основе конкретных форм
документов;
– единообразие построения форм документов, обеспечиваемое путем
максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых
требований к документации различных уровней управления, унификации
расположения данных по полю документа;
– комплексность унификации, охватывающая все требования к документу на стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;
– информативность, то есть включение в документы только тех рекви-
зитов, которые нужны для решения конкретных задач, а также для прида-
ния документам юридической силы;
– стабильность требований к документам, исходя из использования
форм документов в течение достаточно длительного периода времени;
– экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;
– сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
В настоящее время в Российской Федерации классификация общероссийских унифицированных систем управленческой документации закреплена в Общероссийском классификаторе управленческой документации
(ОКУД).
4.4 Система документации
Документ является единичным актом документирования факта или
действия. Но поскольку процесс управления имеет сложную структуру и
носит системный характер, его документирование осуществляется посред-
ством совокупности различных видов взаимосвязанных и взаимодействующих документов. Таким образом, система управления опосредуется системой документации, в которую входят отдельные виды и разновидности
документов.
54
Система документации – это совокупность документов, взаимосвя-
занных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельно-
сти, единых требований к их оформлению [22].
«Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной си-
стемой, независимо от характера содержащейся в нем информации – массовой, специальной или личной – является элементом более крупной доку-
ментной системы. Вся совокупность документов государства, находящихся
в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества
подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными
системами документации по отношению к их структурным составляю-
щим» [53].
Самыми общими и целостными, занимающими верхнюю позицию в
комплексе систем, следует считать общегосударственные (межотрасле-
вые) системы документации, которые могут быть классифицированы по
разным признакам: функциональному, отраслевому, по уровням управле-
ния и др. Так, функциональными системами документации обслуживаются
те области деятельности, которые в том или ином объеме присущи почти
всем организациям или юридическим лицам: планирование, учет, финан-
сирование, управление персоналом и др.; отраслевыми системами – сферы,
которые присущи только определенным группам организаций, связанных
единством (похожестью) деятельности: учебная, таможенная, налоговая и
др. [53].
Единообразие опосредуемых документами управленческих задач, технологий их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволяют в практических целях выделить ряд си-
стем документации.
1. Государственная система стандартизации. Разработана в 1965 г.
В рамках системы установлены общие организационно-технические пра-
вила проведения работ по стандартизации, формы и методы взаимодействия предприятий и предпринимателей (субъектов хозяйственной деятельности) друг с другом, с государственными органами управления, определены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов (государственные, отраслевые стандарты и технические условия, стан-
дарты конкретных предприятий), а также единые правила, применяемые
при разработке и вводе в действие стандартов. Положения соответствую-
щих стандартов применяются государственными органами управления,
субъектами хозяйственной деятельности, научно-техническими, инженерными обществами, техническими комитетами по стандартизации и др. [38].
Система включает следующие категории стандартов (назовем их, не прибегая к классификации):
- ГОСТ – межгосударственный стандарт;
55
- ГОСТ Р – государственные (национальные) стандарты Российской
Федерации;
- ОСТ – отраслевые стандарты;
- СТП – стандарты предприятий;
- СТО – стандарты научно-технических, инженерных обществ и дру-
гих общественных объединений (СТО БР – Стандарт Банка России);
- ПР – правила по стандартизации;
- Р – рекомендации;
- ТУ – технические условия;
- ИСО – межгосударственные, национальные стандарты, националь-
ные стандарты системы управления качеством;
- СНиП – система нормативных документов в строительстве;
- ПС – профессиональные стандарты.
2. Единая система технологической документации (ЕСТД). Разра-
ботана в 1971 г. Устанавливает определение, назначение, область распространения, классификацию, правила обозначения и порядок внедрения всех
видов технологической документации, а также научно-техническую и
учебную литературу в зависимости от области применения. Межгосударственные стандарты и рекомендации, входящие в комплекс документов,
применяются, главным образом, в машиностроительных и приборострои-
тельных организациях. При этом допускается распространение требований
и правил Системы на технологическую документацию, разрабатываемую и
применяемую организациями и предприятиями других отраслей промыш-
ленности [54].
«Единая система технологической документации – комплекс меж-
государственных стандартов и рекомендаций, устанавливающих взаимосвязанные правила и положения по порядку разработки, комплектации,
оформления и обращения технологической документации, применяемой
при изготовлении, контроле, приемке и ремонте (модернизации) изделий
(включая сбор и сдачу технологических отходов)» [54].
3. Единая система конструкторской документации (ЕСКД) – ком-
плекс стандартов, устанавливающих взаимосвязанные правила, требования
и нормы по разработке, оформлению и обращению конструкторской документации, разрабатываемой и применяемой на всех стадиях жизненного
цикла изделия [54]. Стандартизация конструкторской документации осу-
ществляется в рамках международных требований ИСО/ТК10 «Техниче-
ские чертежи» и МЭК/ТКЗ «Графические обозначения».
Основным элементом системы документации является группа (система) управленческих документов. В зависимости от особенностей процессов управления выделяется множество взаимосвязанных и соподчинен-
ных систем документации.
Существуют другие системы документации:
56
- Единая система проектной документации на капитальное строитель-
ство;
- Единая система технологической подготовки производства (изделий
машиностроения, приборостроения и средств автоматизации);
- Единая система стандартов автоматизированных систем управления;
- Единая система программной документации;
- Система стандартов по информации, библиотечному и издатель-
скому делу (СИБИД).
В рамках изучения дисциплины нас преимущественно будет интере-
совать Унифицированная система управленческой документации (УСД).
УСД определяет совокупность и расположение реквизитов, применяемых
в соответствии с решаемыми в определенной сфере деятельности задачами.
В рамках перечисленных выше систем, как правило, определяются
следующие положения:
- основные термины;
- основы нормативно-правового регулирования;
- общие положения и назначение;
- субъектный состав;
- назначение комплекса стандартов, состав и классификация стандартов;
- порядок внедрения стандартов;
- общие требования, связанные с разработкой форм документов (блан-
ков);
- правила выполнения документов (нанесения надписей);
- правила оформления документов с учетом их автоматизированной
обработки;
- комплектность документов и др.
Общими признаками систем документации являются следующие [54]:
- единообразие построения форм и регламентации содержания доку-
ментов, входящих в каждую систему;
- исключение из документов дублируемых данных, а также традици-
онно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкрет-
ных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в
процессе решения управленческой задачи;
- единство применяемой терминологии и условных обозначений, поз-
воляющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного
уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;
- определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для
каждого вида документа и создание единых моделей построения видов документов и конкретных форм;
- установление единых правил составления и оформления реквизитов
документов, общих для всех систем документации и конкретизированных
в случаях наличия специфических особенностей.
57
Наряду с межотраслевыми системами документации существуют
формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. По-
добного рода специфика обусловлена:
- во-первых, особыми дополнительными требованиями к информации
для решения типовых управленческих функций (оформление трудовых от-
ношений, перемещения и увольнения персонала, в образовании, банковской системе, здравоохранении и др.);
- во-вторых, тем видом деятельности, для реализации которого и была
сформирована та или иная отрасль и управление ею. Данный вид документации фиксирует основную деятельность отрасли, например: документация
по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и др.),
документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и др.), документация по трудовым отношениям (трудовой договор,
коллективный договор, соглашение сторон, штатное расписание и др.) и др.
Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ве-
домства и/или другие организации официально определенные головными в
конкретной отрасли деятельности, например, Российская государственная
библиотека – для остальных библиотек страны, Министерство труда и социальной защиты РФ – для трудовых отношений [54].
Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы (судебная, нотариальная
и др.) или для всех организаций, занимающихся одним видом деятельности
(документация страховая, медицинская и др.).
Процессы документационного обеспечения деятельности различных
организационно-правовых форм субъектов помимо законодательных актов и системы стандартов по информации, библиотечному и архивному
делу регулируются Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 [55]. Каждое ведомство на базе Примерной инструкции принимает обязательный документ для подведомственных структурных подразделений, например, Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденная
Приказом Министра обороны РФ от 04.04.2017 № 170 [56]. Юридические
лица, как правило, в целях упорядочения процессов делопроизводства, разрабатывают свои внутренние инструкции. На интернет-ресурсе системы
«Гарант» размещена Примерная форма инструкции по делопроизводству,
разработанная специалистами системы [57]. Также система «Гарант»
предлагает формы различных документов, разработанные в соответствии с требованиями действующего законодательства, например,
Формы кадровой первичной документации [58].
58
4.5 Унификация документооборота
«Общероссийский классификатор управленческой документации
(ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и ко-
дирования технико-экономической и социальной информации и охваты-
вает унифицированные системы документации и формы документов, раз-
решенных к применению в народном хозяйстве» [59]. Сформирован он в
1993 году из тех форм документов, которые используются в процессе
управления организацией. Каждой из таких форм присвоен свой уникальный код ОКУД. Код ОКУД предназначен для систематизации деловой документации, часто применяемых унифицированных форм бланков, и включен в форму бланка (приказы, личные карточки, служебные задания на ко-
мандировку и др.).
ОКУД предназначен для решения следующих задач [59]:
- регистрации форм документов;
- упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
- сокращения количества применяемых форм;
- исключения из обращения неунифицированных форм документов;
- обеспечения учета и систематизации унифицированных форм доку-
ментов на основе их регистрации;
- контроля за составом форм документов и исключения дублирования
информации, применяемой в сфере управления;
- рациональной организации контроля за применением унифицирован-
ных форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (меж-
отраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов,
утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации –
разработчиками унифицированных систем документации (УСД) [59].
Рисунок 8 – Структура обозначения формы документа по ОКУД2
2 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) [утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30
декаб. 1993 г. № 299]. – Режим доступа: Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в... | Система ГАРАНТ
(garant.ru) (дата обращения: 07.08.2024). – Текст: электронный.
59
«Коды ОКУД используют в работе организации всех форм собствен-
ности и юридического статуса. Разрабатывают их специалисты по унифи-
цированным системам документации, после чего его утверждают на уровне
министерств и ведомств Российской Федерации. На базе действующего
ОКУД федеральные исполнительные органы власти вправе самостоятельно разрабатывать собственные формы для подконтрольных организаций. Созданные формы при этом нужно согласовать с Комитетом по стати-
стике. По коду определяют, к какому из процессов документационного
обеспечения управления (ДОУ) относится тот или иной бланк» [60].
В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.
Каждой форме документа назначается уникальный код, состоящий из семи
цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Структура кодо-
вого обозначения унифицированной формы документа по ОКУД имеет сле-
дующий вид: XX XX XXX КЧ. Каждая позиция классификатора состоит из
двух блоков: блока идентификации; блока наименований объекта класси-
фикации [60].
Значения идентификационного кода распределяются следующим образом (представлено на рисунке 8) [59]:
- 1-й и 2-й знаки означают класс формы (принадлежность унифициро-
ванной формы документа к соответствующей унифицированной системе
документации);
- 3-й и 4-й знаки означают подкласс форм (общность содержания мно-
жества форм документов и направленность их использования);
- 5-й, 6-й и 7-й знаки означают порядковый номер унифицированной
формы документа внутри подкласса;
- КЧ – контрольное расчетное число, используется для проверки пра-
вильности записи кода в общероссийских классификаторах.
В качестве примера рассмотрим состав унифицированного обозначе-
ния формы документа по ОКУД 0281151 8, что представлено на рисунке 9.
Рисунок 9 – Содержание значений кодовых обозначений по ОКУД
ОКУД состоит из девять классов форм [59]:
1) 0200000 – «Унифицированная система организационно-распоряди-
тельной документации»;
60
2) 0300000 – «Унифицированная система первичной учетной докумен-
тации»;
3) 0400000 – «Унифицированная система документации, устанавлива-
емой Банком России»;
4) 0500000 – «Унифицированная система бухгалтерской финансовой,
учетной и отчетной документации организаций государственного сек-
тора»;
5) 0600000 – «Унифицированная система отчетно-статистической до-
кументации»;
6) 0700000 – «Унифицированная система документации бухгалтер-
ского учета организации»;
7) 0800000 – «Унифицированная система документации по труду»;
8) 0900000 – «Унифицированная система документации Пенсионного
фонда Российской Федерации»;
9) 1000000 – «Унифицированная система внешнеторговой документа-
ции».
Из первой группы документов по ОКУД 0200000 – «Унифицированная
система организационно-распорядительной документации» для оформления трудовых отношений используются установленные формы документов
по распорядительной деятельности организации. Рассмотрим некоторые из
них в аспекте информационной безопасности.
0251152 Приказ о распределении обязанностей между руководством [59]. При наличии заместителей у руководителя организации каж-
дый из них курирует отдельные направления деятельности. Информационная безопасность является существенной областью в деятельности любой
организации, поскольку каждая из них осуществляет обработку персональных данных. В свете нестабильной или стабильно ухудшающейся мировой
политической обстановки и значительной роли информации в происходящих процессах возникла необходимость принятия дополнительных мер по
информационной безопасности, в том числе и усилить внимание руководства организаций к ИБ. Одной из таких мер является упорядочение (фор-
мализация) организационно-штатной структуры в рамках защиты инфор-
мации. Президент РФ своим Указом от 01.05.2022 № 250 «О дополнительных мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Фе-
дерации» постановил Правительству РФ в месячный срок утвердить типо-
вые положения: о заместителе руководителя органа (организации), ответственного за обеспечение информационной безопасности органа (организации); о структурном подразделении органа (организации), обеспечиваю-
щем информационную безопасность органа (организации) [70]. Формально
возложение обязанностей и ответственности за обеспечение информацион-
ной безопасности закрепляется приказом, в системе ОКУД – это Приказ о
распределении обязанностей между руководством. Примерная форма та-
кого приказа утверждена Постановлением Правительства РФ от 15.07.2022
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]