Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Технология разработки нормативной документации. Учебное пособие
.pdf
Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без
141
кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым
производится согласование, включая наименование организации, интересы
которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату
согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию трудового договора гриф согласования документа не подписывается до
урегулирования этого вопроса между органи
организацией, с которой производится согласование.
Гриф согласования документа располагается одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита "Подпись".
Визы (виза) согласования документа – реквизит, выражающий согласие
или несогласие должностного лица организации–автора (разработчика) документа, с содержанием последнего.
Виза согласования документа включает наименование должности
лица, с которым производит
структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При
наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений
и т.п.) по содержанию трудового договора (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.
Виза согласования документа располагается одним или двумя интервалами ниже последней строки рекв
ствие – ниже последней строки реквизита "Подпись".
В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.)
проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее
согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб,
юристу организации, руководителю службы ДОУ (при необходимости), а
также замес
вопрос (направление) деятельности, затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены
заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту
документа и предварительно подписанных, и датированных соответствующими
должностными лицами организации.
С учетом специфики функционального назначения трудового договора в
соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 допускается оформление виз сог
нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника (экземпляра,
остающегося в распоряжении работодателя и помещаемого в личное дело
работника или иное дело в соответствии с номенклатурой дел предприятия)
документа. Полистное визирование трудового договора, как правило, не
практикуется.
Оттиск печати применяется для заверения подлинности подписи
должностного лица (в данном случ
димость удостоверения подписи оттиском печати определяется по решению
руководителя предприятия.
тителю руководителя организации, в ведении
ся согласование, в том числе наименование
изита "Гриф согласования", а в его отсут-
ае – работодателя) на документе. Необхо
зацией–автором (разработчиком) и
которого находится
л
асования в
-
Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях
142
трудового договора. Уточним, что общий порядок выдачи работникам копий
документов, связанных с работой, определен статьей 62 ТК РФ. Реквизит
включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица,
заверившего копию, его подпись, а также дату заверения.
Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя
документа – например, работника отдела кадров предприятия, которому
р телефона, по
была поручена подготовка трудового договора, а также ном
которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе
располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа
в левом нижнем углу.
Идентификатор электронной копии документа включает наименование
файла на машинном носителе, а также дат
устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа.
В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.)
для подготовки проектов управленческих документов целесообразно применять
персональные компьютеры, оснащенные устройствами печати (принтерами),
с операционной системой (ПК с ОС), обеспечивающей надлежащее функционирование текстового редактора Word for Windows.
Для отображения трудов
шрифты типа Times New Roman Cyr (Arial Cyr, Courier New Cyr) и размер
букв, соответствующий 12–му–15–му кеглю. Для пояснительного текста в
составе документа размер шрифта может быть несколько уменьшен. Выбор
конкретного значения размера шрифта в каждом конкретном случае производится должностным лицом, которому поручена подготовка трудового
договора, самостоятельно с учетом вы
из правил, действующих на этот счет на предприятии.
Так, в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству
отображение управленческих документов следует производить с межстрочным интервалом в одну–две строки. Оптимальное значение абзацного
отступа принято равным 1,25 (1,27) мм.
Выбор значений вышеуказанных параметров должен обеспечить
удобство в работе с трудовым договором (в том чи
сторонами), его наглядность и компактность. В отношении объема трудового
договора не существует конкретной регламентации.
Исходя из практики подготовки трудовых договоров объем документа в
2–3 страницы формата А4 (210 х 297 мм) с нормальным заполнением может
рассматриваться как оптимальный, а объем в 5 страниц – как предельный.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 док
оформляются на бланках. Подготовку трудового договора следует производить
на бланке конкретного вида документа либо общем бланке организации.
ого договора рекомендуется испол
шеизложенных реко
у и другие поисков
сле на эт
у
менты предприятий
е
ые данные,
ьзовать
мендаций и, исходя
апе его подписания
Поскольку средний объем трудового договора в большинстве случаев
143
превышает одну страницу, бланки применяются для оформления первой страницы документа. Последующие страницы трудового договора оформляются
на листах писчей бумаги с соответствующими характеристиками.
Общий бланк предприятия может применяться для оформления трудового договора в случае, если предприятие по каким–то причинам не располагает для этой цели бланками соответствующего вида документа.
Оформление трудовых
маемых на работу в обособленные структурные подразделения предприятия
(филиалы, представительства, территориальные отделения и т.п.), может
производиться на бланках соответствующих подразделений в случае, если
согласно предоставленным полномочиям их руководители наделены правом
подписи бланков и трудовых договоров, заключаемых с подчиненными им
работ
имеют тот же состав реквизитов, что и общие бланки предприятия. При
оформлении отдельных реквизитов должны учитываться соответствующие
особенности, в частности, касающиеся реквизита "Наименование организации".
приятием постоянно издается значительное количество соответствующих
документов. Для заключения трудовых договоров с различными категориями
работников допускается использование различных
бланка трудового договора с работником из числа руководителей, бланка
трудового договора с работником из числа специалистов, бланка трудового
договора с работником из числа технических исполнителей и т.п.
реквизиты: эмблема организации или товарный знак (знак
наименование организации, наименование вида документа, место составления
(издания) документа. На лицевой поверхности бланка трудового договора
разрешается, при необходимости, наносить ограничительные линии для
обозначения зон расположения некоторых других реквизитов, в том числе
даты документа, регистрационного номера документа и заголовка к тексту.
бумага или бумага светлых тонов. Бланки должны иметь поля
не менее: слева, сверху и снизу – 20 мм, справа – 10 мм. При оформлении
трудового договора на нескольких страницах все они должны иметь одинаковые по размеру поля.
вычислительной техники, за исключением случаев, когда на них вместо
реквизита "Эмблема организации" располагает
герб РФ" или "Герб субъекта РФ", указывающий на принадлежность организации, соответственно к федеральным структурам управления (власти) либо
структурам управления (власти) субъекта федерации.
никами.
Бланки обособленных структурных подразделений предприятия
Применение бланков трудовых договоров оправданно, если пред-
Обязательными для бланка трудового договора являются следующие
Для изготовления бланков трудовых договоров используется белая
Изготовление бланков трудовых договоров производится средствами
договоров, заключаемых с работниками, прини-
видов бланка документа –
обслуживания),
с размерами
ся реквизит "Государственный
В целях надлежащего учета бланков трудовых договоров на них могут
144
наноситься учетные порядковые номера. Простановка номеров производится
типографским способом либо при помощи специального нумератора. Расположение номеров, как правило, производится в пределах полей бланка (кроме
верхнего). Вместе с тем допускается расположение номеров на другой
спр
свободной площади бланка, при условии, что это не затруднит во
текста трудового договора.
6.3 Служебные документы
6.3.1 Понятие и разработка протокола
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы составляются в любой организации, где есть временные
или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой
просов на собраниях
их деятельности является обсуждение тех или иных в
или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.
Типовые требования к составлению протокола
При подготовке к заседанию или собранию:
о
иятие
формулируются вопросы повестки дня, то есть те вопросы,
по которым должны быть приняты решения;
определяется состав основных докладчиков;
подбираются соответствующие материалы, например, проекты
ы
документов, котор
и т.п.
Во время заседания секретарем ведется запись хода обсуждения вопросов
повестки дня и принимаемых по ним решений. Наиболее важные заседания
могут стенографироваться, доклады и выступления – записываться на
диктофон. Все эти материалы являются основой для последующего составления протокола.
1) Заголовочная часть протокола
Протокол оформляется на общ
листе бумаги с реквизитами, которые соответствуют общему бланку. В их
составе:
наименование организации;
название вида документа;
дата;
е требуют обсуждения и утверждения, тексты докладов
м бланке организации или на чистом
е
индекс;
место составления документа.
При оформлении всех реквизитов, включая реквизиты бланка, нужно
учитывать определенные правила. Только это может обес
юридическую силу.
печить документ
у
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) печатается прописными
145
буквами под наименованием организации и отделяется от него одним межстрочным интервалом.
При проставлении даты на протоколе следует иметь в виду, что дата
заседания и дата окончательного оформления и подписания документа
практически всегда различаются. По общим требованиям протокол должен
оформляться не позднее чем через 5 дней после даты заседания. Но закон
«Об акци
совета директоров максимальный период подготовки составляет 3 дня, а для
протокола общего собрания акционеров – 15 дней после окончания собрания.
Нужно знать, что во всех случаях на протоколе проставляется дата заседания, а
не подписания.
ляра протокола) является «место составления документа». Нужно обратить
внимание на то, что в данном случае этот реквизит означает не место нахождения организации, а место, где реально состоялось заседание. Название
соответствующего населенного пункта указывают с учетом принятого административно–территориального деления. Кроме того, оно должно включать в
себя то
помогать быстро и с наименьшими затратами находить нужный документ.
Государственный стандарт (ГОСТ Р 7.0.97–2016) трактует понятие «заголовок к
тексту» как «краткое содержание документа». В этом случае заголовок отвечает
на вопрос «о чем говорится в документе?».
их кратко
плановых вопросов. К такой группе документов относится и протокол. Поэтому
заголовок к тексту любого протокола отвечает на вопрос «чего?», содержит
указание вида коллегиальной деятельности (собрания, заседания и др.) и
название коллегиального органа в родительном падеже. Такой за
вместе с датой и индексом позволяет быстро находить необходимую
информацию.
от вопросов, включенных в повестку дня заседания или совещания, хода
их обсуждения, принимаемых решений текст документа будет состоять
из определенных частей, расположенных в одинаковой последовательности.
председателя и секретаря собрания; сведения о присутствующих
на собрании и повестка дня (эти данные предваряют основную часть текста,
как бы «вводят» в нее);
повестки дня и фиксирует принимаемые решения.
онерных обществ
Еще одним реквизитом общего бланка (и реквизитом типо
лько общепризнанные сокращени
Заголовок протокола
Заголовок протокола – это важнейший поисковый признак, он призван
Однако для многих видов документов невозможно сжато определить
ержание, так как они отражают, как правило, несколько разно-
е сод
Текст протокола
Текст протокола четко структурирован. Это означает, что независимо
Текст протокола делится на две час
1) вводная часть, в которой указываются фамилии и инициалы
2) основная часть, которая отражает ход обсуждения вопросов
ах» ввел иные сроки: для протокола заседания
вого форму-
я.
овок
гол
ти:
Итак, вводная часть протокола начинается с указания, кто является
146
председателем и секретарем данного собрания или заседания. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают от границы левого поля через два интервала
от заголовка к тексту. После тире указывают их инициалы и фамилии.
Далее располагаются сведения о количестве и персональном составе
присутствовавших на заседании по
Их фамилии и инициалы помещаются в алфави
«Присутствовали». Эта информация также располагается от границы левого
поля.
Вводная часть протокола заканчивается перечнем вопросов, которые
обсуждались на заседании. Он начинается словами «Повестка дня:» и
располагается на два–три интервала ниже списка участников от границы
левого по
и отвечает на вопрос «О чем?». Вопросы нумеруются арабскими цифрами
и содержат указание на докладчиков по каждому вопросу.
соответствовать вопросам повестки дня и так же нумероваться. В свою очередь,
текст каждого раздела вы
ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ.
раздела (вопроса повестки дня). Остальные части (ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ) не нумеруются. В части «СЛУШАЛИ»
указывают фамилию и инициалы основного докладчика в соответствии с
повесткой дня, далее через тире – содержание его доклада.
мации
собрания. В этом случае текст доклада прикладывается к протоколу, в котором
дается ссылка на это приложение.
выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений.
По ключевым вопросам важно отразить в
обсуждения. Поэтому если докладчикам и выступающим в прениях задавались
вопросы, после каждого выступления они фиксируются вместе с ответами
в порядке поступления.
ВИЛИ» («РЕШИЛИ»), пишется от границы левого поля. Фамилии выступающих и содержание выступлений указываются с абзаца с новой
Оформление вопросов четко не установлено.
дактирован, выверен и оформлены все разделы, соответствующие повестке
дня собрания. Документ подписывают председатель и секретарь собрания.
Подписи располагают от границы левого поля, отделив их от текста двумя –
тремя межстрочными интерва
ля.
Каждый вопрос повестки дня начин
Основная часть протокола делится на разделы, которые должны точно
страивается по сх
Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер соответствующего
Если доклад большой и со
, предпочтительнее подготовить его текст заранее и передать секретарю
В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех
Слово «ВЫСТУПИЛИ», как и слова «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНО-
Оформляющая часть
Протокол подписывается после того, как его текст окончательно отре-
лами.
стоянных членов коллегиального органа.
тном порядке после слова
ается с предлога «О» («Об»)
еме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ –
держит значительный объем важной инфор-
протоколе все мнения, весь ход
строки.
Юридическую силу протокол приобретает только при наличии этих
147
двух подписей. Это общепризнанная практика, которая закреплена в ряде
законодательных и нормативных актов. В частности, по нормам ФЗ
«Об акционерных обществах» протокол общего собрания акционеров составляется в 2–х экземплярах и оба они должны быть подписаны председателем и
секретарем собрания.
Вместе с тем этот же закон устанав
протокола заседания совета директоров акционерного общества: протокол
подписывается только председательствующим на заседании, и он один
несет ответственность за правильность составления документа. Такая норма
представляется спорной, так как записи, отражающие ход заседания, ведет
секретарь, именно он должен грамотно отредактировать их и оформить
проект протокола. Из чего следует, что не только председат
отвечает за составление протокола. Об этом и должна свидетельствовать его
подпись под документом.
Протокол является внутренним распорядительным документом, поэтому
его удостоверения печатью обычно не требуется.
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руково-
дителем организации (например, протокол заседания технического совета,
экспертной комиссии и т.д.)
правом углу: после слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности (без
упоминания наименования предприятия, т.к. оно присутствует в заголовочной части документа) проставляется личная подпись, ее расшифровка и
дата утверждения.
. Утверждение оформляется гриф
л
ивает иной порядок подписания
ель, но и секрет
ом в верхнем
арь
6.3.2 Понятие и разработка нормативного акта
Акт составляется группой лиц (или специально созданной комиссией) с
целью документально зафиксировать какой–либо факт: резу
прием–передачу дел, дисциплинарное нарушение и т.д. Документ содержит
как минимум подробное описание фиксируемого факта и подписи установивших его лиц, как максимум (помимо перечисленного) – выводы и рекомендации по изменению ситуации.
Государственные стандарты по делопроизводству дают только самые
общие правила составления. Возможн
существу
рованную форму просто невозможно.
установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей:
вводной и основной (констатирующей).
осн
о
падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением органи-
ет великое множество, и подогнать каждый из них под унифици-
Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает
В вводной части акта указывается распорядительный документ, на
вании которого актируется факт, событие или действие (в именительном
о, это связано с тем, что видов актов
льтаты проверки,
заций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается
148
председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить
сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц,
участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии
располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель»,
«Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В основной части акта из
выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве
экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта
определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными
документами, регламентирующими составление акта.
Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах, регла-
ментирующих тот или иной вид деятельности. Например, форма ак
несчастном слу
от 24.10.2002 № 73. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, содержат формы:
акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению;
акта о выдаче дел во временное пользование;
акта проверки наличия и состояния дел;
акта о миграции и перезаписи электронных док
акта приема–передачи документов на государственное хранение;
акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчер-
паны, и др.
Если для определенной ситуации нет унифицированной формы акта,
организация сама может разработать ее с учетом собственной специфики и
внести в альбом локальных унифицированных форм документов.
чае на производстве утверждена постановлением Минтруда РФ
ются установленные факты, а также
лага
ментов;
у
та о
6.4 Распоряд
Приказ, распоряжение, указание – разные жанры распорядительных
документов. К оформлению этих деловых бумаг предъявляются особо
строгие требования. Приказы и распоряжения оформляют управленческие
решения, которые принимает непосредственно руководитель организации.
Эти решения могут касаться как производственно–хозяйственных вопросов,
так и организационно–административных. Все распорядительные документы
представляются собой правовое акты. От генерального директора к начальникам от
сигналы управления. Проводниками этих сигналов и являются распорядительные документы.
мента доводит до сведения объектов управления предписания и решения,
обязательные для исполнения. Объектами управления в структуре организации выступают:
делов и далее –
Субъект управления (руководство) в форме распорядительного доку-
к конкретным сотрудникам распространяются
ительны
е документы
филиалы и дочерние предприятия;
149
структурные подразделения (отделы, управления, службы);
должностные лица (руководители подразделений); рядовые
сотрудники.
Юридическим действием, которым устанавливаются административные
отношения между субъектом и объектом управления, является издание
приказов и распоряжений. Чтобы данное действие обладало необходимой
юридической значимостью, все распорядительные документы должны
быть оформлены согласно установленным правилам.
Требования к сост
Перечисленные ниже случаи могут стать причиной издания распо-
ряжения, приказа:
реализация конкретных управленческих функций, вызванных
решением тактических или оперативных задач;
рационализация и оптимизация отдельных производственных
операций или элементов организационной структуры;
внесение оперативных изменений в локальные нормативные
акты или распоряжения вышестоящих инстанция с целью их адапт
изменившимся условиям или потребностям.
Порядок разработки приказа, распоряжения
1) Инициализация процесса подготовки. Данная процедура может
осуществляться по ранее принятому плану или по инициативе отдельных
специалистов, руководителей среднего звена, а также по распоряжению
вышестоящих инстанций. Старт процессу может дать служебное письмо,
результаты проведенного анализа, информационная справка или служебная
записка.
2) Сбор данных. Данн
анализа статистических показателей, служебной информации, нормативной
документации, правовых актов, разного рода публикаций в открытых информационных источниках, архивных сведений и т.д.
3) Разработка проекта. Данную задачу поручают специалисту,
обладающему соответствующей компетенцией и имеющему необходимый
опыт работы с полученными данными.
4) Согласование проек
знакомятся с предварительным текстом документа, вносят замечания и предложения. На основе полученной информации автор проекта вносит в текст
соответствующие коррективы.
5) Окончательное оформление. Данная процедура осуществляется
с учетом общегосударственных нормативов и правил оформления подобной
документации, а также существующих на предприятии правил оформления
распоряжений, закр
6) Подписание и утверждение генеральным директором органи-
зации или руководителем отдела.
епленных локальны
авлению и оформлению приказа,
ые могут быть получены из результатов
та. На данном этапе заинтересованные лица
ми нормативными актами.
распоряжения
ации к
7) Регистрация осуществляется отделом ДОУ согласно регламенту
150
и номенклатуре дел.
8) Доведение до сведения непосредственных исполнителей текста
документа.
Правила оформления приказа, распоряжения
При оформлении документа следует руководствоваться требованиями,
изложенными в ГОСТ Р 7.0.97–2016.
Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать
специальный бланк, на котором производится оформление документа
1) Для государственных организаций – герб Российской Федерации
или субъ
зарегистрированные в установленном порядке;
оно дается сразу под полным;
банка, юридический адрес, адрес электронной почты, коды ОКПО, КПП;
"Распоряжение".
текста сверху и снизу составляют 20 мм, справа – 10 мм, а слева – 30 мм.
Существует общепринятая практика использования для оформления
типовых распорядительных документов стандартной формы №Т–1.
Например, такие бланки могут быть использованы для издания приказов
или распор
вводной и распорядительной частей.
обоснование действий, предписываемых к исполнению. Если основанием для
издания доку
соответствующим нормативным актом, то вводная часть должна содержать
ссылку на него.
набранными заглавными буквами. Слово располагается по центру страницы.
Обычно данный блок содержит перечень из нескольких пунктов. Каждый пункт
оговаривает одно дейс
екта федерации.
2) Для всех остальных организаций – логотип или товарный знак,
3) Название организации. При наличии сокращенного наименования,
4) Основные реквизиты предприятия – расчетный счет и название
5) Номер регистрации фирмы по ОГРН и ее ИНН;
6) Место составления документа;
7) Ниже, по центру, дается наименование де
Для бланка используется стандартный лист формата А4. Границы
яжений о приеме на работу.
Требования к написанию распоряжения, приказа
Согласно стандарту типовое распоряжение состоит из двух блоков –
1) Вводная часть
Здесь излагают причины издания данной деловой бумаги и дают
мента стало решение вышестоящей инстанции, оформленное
2) Распорядительная часть
Данный блок начинается словами "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ",
Далее идет перечень действий, которые предписываются к исполнению.
твие, указывает срок исполнения и назначает лицо,
ловой бумаги:
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]