Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Технология разработки нормативной документации. Учебное пособие
.pdf
международного (европейского регионального) стандарта входит в полное
111
обозначение ссылочного национального или межгосударственного стандарта в
соответствии с ГОСТ Р 1.7-2014 (подпункты 6.8.1, 6.8.2, пункты 6.9, 7.7, 9.3, 9.4,
9.7, 9.8, подпункты 10.1.2 и 10.1.3) или ГОСТ 1.3-2014 (подпункты 6.13.1, 6.13.2,
пункты 7.9, 7.10).
После перечня ссылочных нормативных документов приводят
примечание со следующей информацией: "При пользовании настоящим
стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов (сводов
правил и/или классификаторов) в инфор
пользования - на официальном сайте федерального органа исполнительной
власти в сфере стандартизации в сети Интернет или по ежегодно издаваемому
информационному указателю "Национальные стандарты", который
опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам
ежемесячно издаваемого информационного указателя "Национальные
стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт (документ),
который дана не
действующую версию этого стандарта (документа) с учетом всех внесенных в
данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт (документ), на
который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию
этого стандарта (документа) с указанным выше годом утверждения (принятия).
Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт
(документ), на который дана да
затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение
рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный
стандарт (документ) отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка
на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку".
Если в пе
своды правил, то приведенное согласно 3.6.7 примечание дополняют
информацией о том, что сведения о действии сводов правил можно проверить в
Федеральном информационном фонде стандартов.
датированная ссылка, то рекомендуется использовать
т
ированная ссылка, внесено изменение,
речне ссылочных
нормативных документов присутствуют
мационной си
стеме общего
на
5.9 Содержание стандартов на услуги
В элемент "Нормативные ссылки" включают информацию только об
утвержденных (принятых) документах. В проекте стандарта допускается
приводить информацию о проектах стандартов, взаимосвязанных с
разрабаты
утверждения и/или введения в действие.
определения терминов, не стандартизованных в Российской Федерации на
национальном уровне.
термин, установленный в национальном стандарте Российской Федерации
на термины и определен
межгосударственном стандарте на термины и определения.
ваемым стандарто
7) Элемент "Термины и определения" включают в стандарт для
Термином, стандартизованным на национальном уровне, считают
м, если обеспечена одновременность их
я или в действующем в этом качестве
и
При разработке стандарта на термины и определения используют
112
соответствующие рекомендации по стандартизации [4].
Элемент "Термины и определения" излагают и оформляют с
соблюдением правил, установленных ГОСТ 1.5-2001 (подраздел 3.9).
Если стандарт является идентичным международному (региональному
или зарубежному национальному) стандарту или модифицированным по
отношению к нему, то при изложении и оформлении элемента "Термины и
определения" соблюдают такж
(пункт 6.8).
При необходимости в стандарте допускается повторять определение
термина, которое установлено в стандарте на термины и определения,
действующем в Российской Федерации на национальном уровне. При этом при
оформлении терминологических статей соблюдают правила, установленные
ГОСТ 1.5-2001 (пункт 4.8.4).
8) Если в стандарте необходимо использовать значительное число
(более пяти) обозначений и/или сокращений, то для их установления
использу
сокращения", "Обозначения", "Сокращения", который оформляют по правилам,
установленным в ГОСТ 1.5-2001 (подраздел 3.10).
или зарубежному национальному) стандарту или модифицированным по
отношению к нему, то при изложении и оформлении указанных элементов
соблюдают такж
виде разделов, состав и содержание которых устанавливают с учетом
особенностей объекта и аспекта стандартизации, а также общих требований к
содержанию стандартов, установленных ГОСТ 1.5-2001 (раздел 7) для данного
вида стандарта, и требований, установленных в отношении отдельных объектов
и аспектов стандартизации ГОСТ Р 54930 и ГОС
или зарубежному национальному) стандарту, то согласно ГОСТ Р 1.7-2014
(пункт 6.1) в нем сохраняют структуру и техническое содержание данного
международного (регионального или зарубежного национального) стандарта.
части стандарта, оформляют в виде приложений с соблюдением правил,
установленных ГОСТ 1.5-2001 (подраздел 3.12).
или зарубежному национальному) стандарту или модифицированным по
отношению к нему, то в национальный стандарт включают также приложения,
предусмотренные ГОСТ Р 1.7-2014 (пункт 6.7) и ГОСТ 1.3-2014 (пункты 6.11,
7.5, 7.6, 7.8, подпункты 6.2.5, 7.4.1, 7.6.1, 7.6.3, 7.6.4, 7. 6.5, 7.6.7, 7.6. 8, 7.7.1).
в данный стандарт включают дополнительный элемент "Библиография" с
л
соб
ют один из следующих элементов стандарта: "Обозначения и
Если стандарт является идентичным международному (региональному
е правила, установленные ГОСТ 1.3-2014 (пункт 6.9).
9) Нормативные положения основной части стандарта оформляют в
Если стандарт является идентичным международному (региональному
10) Материал, дополняющий нормативные положения основной
Если стан
11) Если в стандарте даны справочные ссылки в соответствии с 4.4, то
юдением правил, установленных ГОСТ 1.5-2001 (подраздел 3.13).
дарт является идентичным международному (региональному
е правила, установленные ГОСТ 1.3-2014
Т Р 54937.
Если в стандарте дана справочная ссылка на документ, информация о
113
котором согласно 3.6 приведена в элементе "Нормативные ссылки", то
информацию об этом документе в элементе "Библиография" не приводят.
12) Библиографические данные приводят на последней странице
стандарта.
В библиографические данные стандарта включают:
- индекс Универсальной десятичной классификации (УДК);
- код группы или подгруппы ОКС, к которой относится стандарт по
ОК (МК (ИСО/ИНФКО МКС) 001-96) 001;
- ключев
ые слова.
Ключевые слова, относящиеся к объекту стандартизации, приводят в
том порядке, в котором эти слова приведены в заголовке стандарта.
13) При необходимости несколько стандартов могут быть
сброшюрованы в тематический сборник в соответствии с правилами,
установленными ГОСТ 1.5-2001.
РАЗДЕЛ 6 ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
114
ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
Внутренние документы организации регулируют многие аспекты ее
повседневной деятельности. Они обеспечивают управленческие процессы,
определяют порядок и условия выполнения административных решений.
На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы
и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и
состав
являются необходимыми элементами любого предприятия.
назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую
структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы,
обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего
персонала. Это внутр
ля
ют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они
Таким образом, организационными документами предприятия можно
енние нор
Внутренние документы предприятия включают в себя три типа:
1. Организационные документы
2. Служебные документы
3. Распорядительные документы
мативные документы организации.
6.1 Новые требования к оформлению организационно–
распорядительных документов
В 2003 году был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению
документов». Этот стандарт устан
организационно–распорядительных документов, оформлению реквизитов
и бланкам документов.
За время, прошедшее с 2003 года, практика документирования ушла
далеко вперед: все активнее применяются информационные системы, появились новые реквизиты; были приняты Федеральный закон от 27.07.2006
№149–ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Фе
получает широкое распространение межкорпоративный электронный документооборот. Все это привело к необходимости подготовки нового стандарта,
устанавливающего современные требования к оформлению документов.
ментоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р
6.30–2003. Результатом пересмотра стал ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система
стандартов по инфор
ционно–распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который начал действовать с 1 июля 2017 года.
деральный за
В 2014 году Всероссийский научно–исследовательский институт доку-
кон от 06.04.2011 №63–ФЗ «Об электронной подписи»;
мации, библиотечному и издательскому делу. Орг
вливает требования к составу реквизитов
а
аниза-
Правила применения стандарта установлены в статье 26 Федерального
115
закона от 29.06.2015 №162–ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»,
который говорит о добровольности применения документов по стандартизации
[2]. При этом для госорганов, компаний с госучастием и многих других использование стандарта является обязательным по внутренним положениям.
Изменение реквизитов
Продолжая оформлять документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003,
можно нарушить требования ГОСТ Р 7.0.97–2016.
внимание на изменение реквизитов:
1) код формы документа проставляется в правом верхнем углу
рабочего поля документа и состоит из слов «Форма по» (наименование
классификатора) и цифрового кода;
2) дата документа не допускает запись в последовательности: год,
месяц, день месяца;
3) в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» инициалы став
после фамилии;
4) при согласовании документа коллегиальным органом, гриф согласования документа заполняется в последовательности: сведения об органе,
согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано
решение о согласовании;
5) печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи
лица, подписавшего документ;
6) отметка об исполнителе включает фами
исполнителя, номер его телефона;
7) если копия документа выдается для предоставления в другую
организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте
хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник
документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»),
и заверяется печатью организации;
8) отметка о направлении документа в дело дополнительно должна
содержать год дела, в которое направляется документ, должность лица,
оформившего отметку.
9) Появились новые ре
наименование структурного подразделения автора документа;
наименование должности лица – автора документа.
Общие требования к документам
В изменениях общих требований к оформлению документов отразилось
более экономное отношение к бумаге и понимание сложностей работ
архивов:
1) документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны
иметь левое поле не менее 30 мм;
2) допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах
листа, при котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого
поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
квизиты:
Необходимо обратить
ятся
лию, имя и отчество
ы
Оформление абзацев, строк, шрифтов
116
Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность
использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов.
Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New
Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права зарубежным
компаниям.
В новом ГОСТе указано:
3) предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для
реквизитов документа являются:
4) Times
5) Arial № 12, 13;
6) Verdana № 12, 13;
7) Calibri № 14 и приближенные к ним;
8) при составлении таблиц допускается использование шрифтов
меньших размеров.
9) абзацный отступ текста документа – 1,25 см;
10) заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом
или центрируются по ширине текста;
11) заголовок к тексту может не составляться, если текст доку
не превышает 4–5 строк;
12) многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный
интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;
13) текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала;
14) если документ готовится для издания с уменьшением масштаба,
текст печатается через два интервала;
15) интервал между буквами в словах – обычный;
16) интервал между словами – один пробе
17) текст документа выравнивается по ширине листа (по границам
левого и правого полей документа);
18) длина самой длинной строки реквизита при угловом распо-
ложении реквизитов не более 7,5 см;
19) длина самой длинной строки реквизита при продольном распо-
ложении реквизитов не более 12 см.
Требования к бланкам
С одной стороны, использ
ментов. С другой стороны, дает единство оформления документов, отражает
имидж государства в лице ведомства и корпоративную культуру. Для поддержки высоких стандартов особенно удобно использовать электронные
бланки и шаблоны. В новом стандарте они поставлены на один уровень с
бумажными:
1) бланки на бумажном носителе и электрон
должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения,
гарнитурам шрифта;
New Roman № 13, 14;
ова
ние бланков упрощает подготовку доку-
л;
ные шаблоны
мента
бланков
2) бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны
117
бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых
руководителем организации;
3) электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений;
4) виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются
нормативными правовыми актами.
Дополнительные изменения в оформлении документов
Корпоративные и локальные стандарты
Хотя стандарт и является добровольным, но является ориенти
для всех, в
что есть положения, которые учитывают особенности этого направления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
Появился новый реквизит, отражающий наличие в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с за
Российской Федерации.
Код формы документа может проставляться не только в соответствии
с ОКУД, но и в соответствии с локальным классификатором.
Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
Нормативные правовые акт
ничные документы могут оформляться с титульным листом.
Электронные адреса и отправка электронных документов
Реквизит «Справочные данные об организации» указывается в бланках
писем и включает реквизиты из ГОСТ Р 7.0.97–2016:
1) 04 – код организации (ОКПО);
2) 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
3) 06 – идентификационный но
постановки на учет (ИНН/КПП);
4) 09 – справочные данные об организации.
Дополнительно может указываться адрес местонахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом.
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи
(без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.
Отметка об исполнителе содержит фами
нителя. Дополнительно в отметке об исполнителе может содержаться
наименование должности, структурное подразделение и электронный адрес
исполнителя. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
том числе коммерческого сектора экономики, поэтому радует,
тельством
ы организ
мер
конода
ации, а также иные многостра-
налогоплательщика/код причины
лию, имя и отчество испол-
ром
Приложением может быть обособленный электронный носитель
118
(компакт–диск, usb–флеш–накопитель и др.), отметка будет выглядеть
следующим образом: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который
помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на
носитель, имена файлов.
К слову, возможно, скоро не нужно будет указывать не только почтовый,
но и электронный ад
электронными носителями». Достаточно будет только некого общего идентификатора в системе обмена юридически значимыми документами. Компании
уже начинают понимать преимущества такого обмена над электронной и тем
более бумажной почтой.
Нормы обращения и адресования
При заполнении реквизита «Адресат» допускается перед фамилией
должностного лица употреблять сокращение «г–ну»/«г–же». При этом
повторим, что инициалы в реквизитах «Адресат» и «Текст документа»
теперь должны ставиться после фамилии.
В обращении по должности наименование должности пишется с
прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
ГОСТ Р 7.0.97–2016 учитывает широкое распространение в о
применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования
документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р
ИСО 15489-1-2019. Внесение резолюций по документу можно проводить
непосредственно в системе электронного документооборота.
Документ на бумажном и электронном носителях должны выглядеть
одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов распространяются
на документы на бумажном и электронном носителях.
Новый ГОСТ учит
только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью,
на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с
соблюдением следующих требований:
1) место размещения отметки об электронной подписи должно
соответствовать месту размещения собственноручной подпис
документе на бумажном носителе;
2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
4) элементы отметки об электр
крывать элеме
(при наличии).
Нумерация и названия реквизитов
нты текста документа и другие отметки об электронной подписи
рес зака
зчика и не придется пользоваться «обособленными
р
ганизациях
ывает, чт
о есть документы, которые существуют
и
в аналогичном
онной подписи не должны пере-
Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице 1.
119
№ ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 7.0.97–2016
Герб (Государственный герб Российской
01
02 Герб субъекта Российской Федерации Эмблема
03
04 Код организации Код формы документа
05
06
07 Код формы документа
08 Наименование организации Справочные данные об организации
09 Справочные данные об организации Наименование вида документа
10 Наименование вида документа Дата документа
11 Дата документа Регистрационный номер документа
12 Регистрационный номер документа
13
14
15 Адресат Адресат
16 Гриф утверждения документа Гриф утверждения документа
17 Резолюция Заголовок к тексту
18 Заголовок к тексту Текст документа
19 Отметка о контроле Отметка о приложении
20 Текст документа Гриф согласования документа
21 Отметка о наличии приложения Виза
22 Подпись Подпись
23 Гриф согласования документа Отметка об электронной подписи
24 Визы согласования документа Печать
25 Оттиск печати Отметка об исполнителе
26 Отметка о заверении копии Отметка о заверении копии
27 Отметка об исполнителе Отметка о поступлении документа
28
29
30
Эмблема организации или товарный
Отметка об исполнении документа
Идентификатор электронной копии
Государственный герб
Российской Федерации
знак (знак обслуживания)
Основной государственный
регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица
Идентификационный номер
налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП)
Ссылка на регистрационный номер
и дату документа
Место составления или издания
документа
и направлении его в дело
Отметка о поступлении документа
в организацию
документа
Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак)
муниципального образования)
Товарный знак (знак обслуживания)
Наименование организации – автора
документа
Наименование структурного
подразделения – автора документа
Наименование должности лица – автора
документа
Ссылка на регистрационный номер
и дату поступившего документа
Место составления (издания) документа
Гриф ограничения доступа к документу
Резолюция
Отметка о контроле
Отметка о направлении документа в дело
6.2 Организационные документы
120
Организационные документы предприятия – комплекс взаимоувязанных
документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия,
организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства
и специалистов предприятия.
Обязательный перечень внутренних организационных документов
для каждого предприятия:
1) Положения
2) Структура и штатная численность
3) Штатное расписание
4) Инструкции
5) Должностные инструкции
6) Договоры
6.2.1 Поняти
Положения – нормативные акты, оп
компетенцию, организацию работы.
Обычно положения формализуют совокупность организационных,
трудовых отношений и управленческих функций по конкретным вопросам.
Основной вид положения – нормативный документ по регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. В таком документе
определяется статус, порядок создания, система управления, внутренняя
структура, функции, компетенции, обязанности, порядок реорганизации и
ликвидации. Поло
для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.
Порядок разработки положения о подразделении
В структуру любой организации входят отдельные подразделения, в
функции которых входит управление отдельными участками и видами деятельности. Перед каждым таким структурным подразделением (отделом) руководство пр
Но все эти отделы, составляющие организацию, взаимосвязаны между собою и
являются частью единого управленческого и производственного механизма.
Регламентируется деятельность каждого из этих структурных подразделений
локальным нормативным актом – положением об отделе.
разрабатываются для всех структурных подразделений предприятия, в том
числе, отделов, рабочих групп, служб, лабораторий, бюро. Положением об
отделе определяется:
едприятия ставит свои задачи и определяет свою зону ответственности.
Такие внутренние организационно–распорядительные документы
1) порядок формирования подразделения;
жение является основным документом, предназначенным
е и порядок разработки положения
ределяющие порядок образования,
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]