Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Бухгалтерское дело. Учебное пособие
.pdf
Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного
I. Штат и организация работы бухгалтерии.
Укомплектованность штата бухгалтерии. Распределение обязанностей между сотрудниками,
наличие должностных инструкций. Удовлетворительность обеспечения оргтехникой и
программного обеспечения учетных работ, наличие необходимых бланков.
II. Общая характеристика бухгалтерского и налогового учета.
Состояние первичной документации, применение унифицированных форм бланков. Сохранность
электронных архивов учета и документов за пять лет (в случае ведения учета на ЭВМ и хранения
документации в электронном виде). Состояние учетных регистров.
Наличие архива бухгалтерских документов, описей дел, подшиты ли и пронумерованы документы.
Правильность утилизации документов по истечении предельного срока хранения. Правильность
организации налогового учета. Ведение книг покупок и продаж, журналов
счетов-фактур.
III. Состояние кассы и учета денежных средств.
Обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности. Состояние записей в
кассовой книге и остаток наличных денег в кассе (составить отдельный акт). Наличие неденежных
ценностей в кассе учреждения и соответствие их бухгалтерским записям (денежные документы,
бланки строгой отчетности). Нарушения в порядке ведения кассовых операций. Перечень всех
бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского
учета и отчетности. Форма акта официально не установлена, однако
очевидно, что в нем должны быть перечислены документы, имеющиеся в
наличии в бухгалтерии, в том числе и созданные в электронном виде, а также
выявленные при приемке дел недочеты, ошибки и нарушения
увольняющегося (уволившегося) бухгалтера.
Ввиду того что сразу вникнуть в специфику документооборота на
новом для него предприятии и обнаружить ошибки предшественника
вступающему в должность главбуху сложно, идеальной была бы ситуация
проведения внутреннего или внешнего аудита на дату смены руководителя
бухгалтерской службы. Актуально также проведение инвентаризации
активов, за которые нес материальную ответственность прежний бухгалтер
(п. 1.5 Приказа Минфина России от 13.06.1995 № 49).
Как правило, при частой смене главных бухгалтеров или программ
автоматизации бухгалтерского учета в отчетности данные на конец
предыдущего отчетного периода и начало следующего не совпадают
(например, при сравнении баланса за 2013 г. показатели графы 4 «На конец
отчетного периода» не совпадают с показателями годового баланса за 2014 г.
по графе 3 «На начало отчетного года»). Это практически однозначно
свидетельствует о серьезных проблемах учета и, скорее всего,
документирования.
Все выявленные расхождения, нестыковки учетных и отчетных данных
отражают в акте инвентаризации или приемки-передачи дел.
Кроме перечисленных правил приемки перед подписанием акта можно
ответить на следующий вопросник и в случае возникновения претензий по
каким-либо позициям отразить эти претензии в акте (табл. 1).
Таблица 1- Перечень вопросов для уточнения перед подписанием
акта приемки
11
счетов денежных средств в банках. Остатки средств
по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие чековых
книжек, номера неиспользованных чеков.
IV. Состояние учета расчетных операций.
Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной
дебиторской задолженности с указанием виновных в этом лиц. Наличие задолженности по
обязательным платежам. Наличие актов сверки взаимных расчетов.
V. Состояние учета имущества.
Периодичность инвентаризации. Наличие первичной документации и качество ее оформления и
хранения.
VI. Отчетность.
Наличие бухгалтерской отчетности за пять лет, налоговой – за четыре года. Наличие отметок
(справок, квитанций) о сдаче отчетности. Сравнимость отчетных данных за ряд лет.
VII. Оплата труда.
Наличие штатного расписания. Наличие положения о премировании и правил внутреннего
распорядка. Наличие табелей учета рабочего времени. Наличие расчетных и платежных или
расчетно-платежных ведомостей. Организация хранения документов
по оплате труда.
В акте приемки-передачи дел обязательно должны быть указаны:
- дата и место его составления;
- Ф.И.О. лица, сдавшего дела;
- Ф.И.О. лица, принявшего дела;
- документ, являющийся основанием для передачи дел (приказ,
распоряжение руководителя);
- опись принятых/переданных документов с указанием периода их
составления (получения) и количества томов.
Если на момент приема дел новым сотрудником увольняющийся
главный бухгалтер еще работает, он наряду с принимающим дела должен
подписать акт. В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями
акта он вправе сделать при подписании акта соответствующие
мотивированные оговорки. Приемо-сдаточный акт логично составить в трех
экземплярах, из которых первый представляется на утверждение
руководителю организации, второй остается у принявшего дела, третий
остается у передающего дела.
Если прежний главбух уволился до приема нового, первый должен был
сдать дела исполняющему обязанности главного бухгалтера, назначенному
приказом, новый работник принимает дела у и. о. главного бухгалтера.
руководитель организации по акту приемки-сдачи дел.
необходимо ознакомиться с положением о бухгалтерии, а при его отсутствии
создать данный документ. В нем должны быть отражены цели, задачи и
функции бухгалтерии, взаимоотношения с другими структурными
подразделениями организации, а также организация учетного процесса.
Положение о бухгалтерии составляется главным бухгалтером и утверждается
руководителем организации. Приступающий к работе главный бухгалтер
Если и. о. не назначался, у увольняющегося, дела должен был принять
При вступлении в должность главному бухгалтеру в первую очередь
12
знакомится с ним под расписку или вносит дополнения и изменения, которые
утверждаются руководителем организации.
Главный бухгалтер, увольняясь по собственному желанию, должен
письменно предупредить об этом работодателя не позднее чем за две недели
(ст. 80 ТК РФ). Если на момент увольнения никаких претензий ему
предъявлено не было (к приказу об увольнении - форма Т-8 - должен
прилагаться документ об отсутствии материальных претензий к работнику см. Указания по заполнению этой формы, утв. Постановлением Госкомстата
России от 5 января 2004 г. № 1), то в дальнейшем доказать, что именно
прежний работник причинил ущерб, практически невозможно. Если две
недели после предупреждения об увольнении по собственному желанию
истекли, а преемник не найден, это не является основанием для отказа в
прекращении трудового договора с прежним сотрудником.
3. Разграничение обязанностей между работниками бухгалтерской
службы. Особенности группировки участков работы в бухгалтерии
Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий
организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия
технических средств учета.
Типы структурной организации бухгалтерской службы. В
настоящее время сложилось три основных типа организации структуры
бухгалтерии: линейная (иерархическая), вертикальная (линейно-штабная) и
комбинированная (функциональная).
Сущность линейной структуры организации бухгалтерии заключается в
том, что все ее работники подчиняются непосредственно главному
бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии характерна для небольших
организаций с численностью аппарата 7—10 человек. На рис. 3 представлена
линейная организационная структура управления бухгалтерской службой.
Рисунок 3 – Линейная организационная структура управления бухгалтерской службой
При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются
промежуточные звенья управления (отделы, секторы, бюро, группы),
13
возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в
этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов,
которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение
работ. Вертикальная структура бухгалтерской службы применяется в
большинстве средних и части крупных организаций.
При применении комбинированного типа организации структуры
бухгалтерии в ней выделяются структурные подразделения (например, по
производствам), выполняющие замкнутый цикл работ. Права главного
бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений
бухгалтерской службы, которые самостоятельно распоряжаются в пределах
установленной компетенции. Такая форма организации аппарата бухгалтерии
характерна для особо крупных организаций.
При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна
оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое
главным бухгалтером, который осуществляет руководство бухгалтерией.
Должностные инструкции составляются для каждого работника
бухгалтерии в целях разграничения их полномочий, определения прав и
обязанностей. Закрепление за работником участков бухгалтерского учета
позволяет избежать дублирования или сокрытия отдельных фактов
хозяйственной деятельности.
При разработке должностной инструкции можно взять за основу
квалификационные характеристики, указанные в квалификационных
справочниках по направлениям деятельности, в том числе
Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и
других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998
№ 37).
Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами:
- приложением к трудовому договору (его неотъемлемой частью);
- отдельным документом.
При этом нужно иметь в виду, что отказ работника (в процессе
трудовой деятельности, после заключения трудового договора) подписать
такую инструкцию правомерен. Если должностной инструкцией определены
другие, расширенные обязанности по должности, то фактически происходит
изменение условий трудового договора, которое согласно ст. 72 ТК РФ
должно оформляться дополнительным соглашением.
Должностная инструкция в виде отдельного документа - это локальный
нормативный акт организации (предприятия). Она не является соглашением
между работодателем и работником. Поэтому при неисполнении
обязанностей, указанных в данной инструкции, не подписанной работником,
применить к нему взыскание нельзя, поскольку такой документ не является
приложением к трудовому договору, а работник не обязан выполнять
функции, не предусмотренные трудовым договором или соглашением к
нему.
14
Если должностная инструкция является приложением к трудовому
договору, то она составляется в двух экземплярах - по экземпляру для
каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и
должностная инструкция оформляются единым документом, т.е. все листы
нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью
должностного лица. Данная процедура поможет избежать разногласий по
вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к
нему.
В случае издания должностной инструкции в виде отдельного
документа возможны спорные ситуации в отношении ее использования как
документа, определяющего полное описание трудовой функции работника.
Предъявление должностной инструкции (в виде отдельного документа) в
качестве подтверждения установленных обязанностей, отличающихся от
обязанностей, определенных в трудовом договоре, может служить
доказательством факта изменения трудовой функции работника. Изменение
условий договора влечет за собой обязательное оформление всех
необходимых в этом случае документов (дополнительного соглашения и
приказа). Поэтому не рекомендуется оформлять должностную инструкцию в
виде отдельного (самостоятельного) документа.
В инструкции указывается перечень документов, получаемых
работником для обработки, дальнейшей передачи, и наличие права подписи.
Структура инструкции соответствует положению о бухгалтерии и отражает
следующие разделы:
- Общие положения;
- Функции работника;
- Права и обязанности;
- Взаимодействия с другими работниками бухгалтерии и организации;
- Организация работы;
- Правила оценки результатов работы.
Должностные инструкции составляются главным бухгалтером и
утверждаются руководителем организации. После ознакомления с
инструкцией работник ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись.
Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется
надписью «инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись.
Принятый на работу новый главный бухгалтер имеет право изменить
должностные инструкции в соответствии со своими требованиями. После
этого они утверждаются руководителем организации и доводятся до
сведения работников бухгалтерии.
В штатном расписании должны быть указаны общее количество
работников бухгалтерии, наименование должностей, основные обязанности
работников, система оплаты труда и размер заработной платы. Главный
бухгалтер должен обоснованно определить количество работников
бухгалтерии и степень их квалификации. В дальнейшем проводится
аттестация работников бухгалтерии, по результатам которой работник может
15
быть уволен, переведен на другую должность и т.п. Кроме этого, необходимо
решить вопросы взаимозаменяемости сотрудников в случае болезни,
отпусков и т.п.
Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от
объемов обрабатываемой информации по каждому из объектов учета.
Расчеты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых
норм времени и норм обслуживания на работы по бухгалтерскому учету. В
соответствии с расчетным количеством работников бухгалтерии и
формируется ее организационная структура.
4. Разработка графика документооборота
Организация документооборота включает составление графика
прохождения документов, контроль за правильностью оформления
документов и соответствующим отражением фактов хозяйственной
деятельности на счетах бухгалтерского учета. Оптимизация
документооборота позволяет установить количество необходимых
документов и число работников, которые обращаются с данными
документами.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие
требования:
- первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны
иметь все обязательные реквизиты;
- при приеме документов должна осуществляться проверка
правильности арифметических вычислений;
- документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями
законодательных и нормативных актов;
- все исправления в документах должны быть заверены подписями
лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;
- по любой сделке должны быть представлены все необходимые
документы (договор и дополнения к нему, накладная, акт выполнения работ,
смета, счет-фактура, платежное поручение).
На начальном этапе работы по составлению графика документооборота
главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с
первичными документами (работники отдела снабжения, лица,
ответственные за продажи (маркетологи). В официальном порядке до них
доводятся сведения о правилах оформления первичных документов и сроки
представления данных документов в бухгалтерию. Следует заметить, что
очень часто это положение не включается в общий график
документооборота, и в результате чего задержка в приеме счетов-фактур
достигает нескольких месяцев. Рекомендуется оформить соответствующий
приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается
ответственность за несвоевременное представление документов в
бухгалтерию.
16
Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает
принимать только те документы, которые оформлены в установленном
порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением
правил, песет персональную ответственность.
Контролю подлежит правильность отражения фактов хозяйственной
жизни на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному
учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с
указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.
На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью
оформления первичных учетных документов и отражения на их основании
фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета. Возможны
ситуации, когда некоторые документы учитываются два раза. Так, например,
по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем
передан на другой без оприходования через склад и вновь списан на расходы.
В данном случае нарушены правила документооборота о необходимости
отражения движения всех материалов через склад.
Задачей главного бухгалтера является оптимизация (или разработка)
документооборота и технологии обработки получаемой информации. В
структуре документооборота выделяют две составляющих: документооборот
внутри организации и документооборот внутри бухгалтерии. При этом
устанавливается:
- перечень первичных документов, применяемых в организации;
- список работников, имеющих право подписывать данные документы
(утверждается руководителем организации);
- рабочая схема действующих отделов организации;
- порядок движения каждого документа между отделами организации
и крайний срок их представления (например, бухгалтерии);
- график движения документов внутри бухгалтерии.
После составления и утверждения графика каждому лицу,
участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и
определяется ответственность за невыполнение требований
документооборота. При этом график документооборота позволяет улучшить
контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повышает
эффективность учетной работы.
В общем виде график документооборота имеет следующий вид (рис. 4).
Рисунок 4 - График документооборота
17
В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерия не
только принимает и обрабатывает различные документы, но и обеспечивает
их хранение. Для быстрого поиска необходимого документа формируется
номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку,
подшивается в папку — «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии,
образуют номенклатуру дел бухгалтерии.
Порядок хранения и уничтожения документов регламентируется
следующими нормативно-правовыми актами:
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
(ст. 29);
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете,
утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105;
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»;
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением
Коллегии Росархива от 06.02.2002).
- Налоговый кодекс РФ.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета,
бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней
подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков,
устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного
архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (в ред.
Федерального закона от 23.07.2013 № 251-ФЗ)
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта,
другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского
учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных
документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат
хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором
они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности
в последний раз.
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия
хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. При
смене руководителя организации должна обеспечиваться передача
документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи
документов бухгалтерского учета определяется организацией
самостоятельно.
Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам
хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10
лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10
лет) и документы постоянного хранения. Временные сроки хранения
применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения документов
обязательно применяется теми организациями, документы которых
поступают на хранение в соответствующие архивы, т.е. источниками
комплектования архивов. Все остальные организации, документы которых не
18
поступают на хранение в архивы, могут не применять постоянный срок
хранения для определенных учетных документов (например, годовые
бухгалтерские балансы и отчеты). Эти организации обязаны хранить
документы не менее 10 лет. Срок хранения документов исчисляется с 1
января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы в
течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации
архивного дела, но не менее пяти лет. Это относится к первичным учетным
документам, регистрам бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов,
а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные
расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение четырех
лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Уничтожение документов, срок хранения которых истек. В первую
очередь организация должна произвести экспертизу документов и выделить
документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие
хранению (т.е. те, которые должны быть уничтожены).
Экспертиза проводится экспертной комиссией, создаваемой для этих
целей приказом руководителя организации. В начале года необходимо
создать постоянно действующую экспертную комиссию. Образец положения
об экспертной комиссии можно взять из Приказа Росархива от 19.01.1995 №
2 (Приложение 1). Комиссия должна состоять не менее чем из трех человек.
В ее состав наряду с другими лицами целесообразно включать руководителя
организации и сотрудника, ответственного за ведение архива (п. 2.2.3
Основных правил работы архивов организаций).
Экспертная комиссия проводит инвентаризацию документов с
истекшим сроком хранения и представляет на утверждение руководителя
фирмы акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения (Приложение 2).
По результатам экспертизы ценности документов в организации
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не
подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов
организаций).
Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются
на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для
удобства упаковываются. Передача дел оформляется накладной, в которой
необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и
вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются
под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности
документов в организации. Такой порядок предусмотрен п. 2.4.7 Основных
правил работы архивов организаций. В принципе организация может и
самостоятельно уничтожить документы (при помощи уничтожителя бумаг,
19
сжечь и т.п.). Для этого необходимо составить соответствующий акт об
уничтожении документов.
Процедуру уничтожения документов нужно обязательно оформить
соответствующим образом. При этом можно руководствоваться Основными
правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии
Росархива от 06.02.2002). Документы, предназначенные для уничтожения,
нужно передать на переработку (утилизацию) и оформить это приемосдаточной накладной. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт
уничтожения всех бумаг и составить еще один акт - об уничтожении
документов (Приложение 3). Этот акт также утверждается руководителем
организации. Все документы по утилизации организация должна сохранить в
архиве.
Ответственность. Ответственным лицом за организацию хранения
документов является руководитель компании или индивидуальный
предприниматель (ст. ст. 7, 29 Закона № 402-ФЗ). За нарушение правил
хранения предусмотрены административные санкции:
- по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения,
комплектования, учета или использования архивных документов - штраф для
должностных лиц от 300 до 500 руб.;
- по ст. 13.25 КоАП РФ за неисполнение обязанности по хранению
документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных
обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о рынке ценных
бумаг, об инвестиционных фондах и т.д. и принятыми в соответствии с ним
нормативными правовыми актами и хранение которых является
обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения
таких документов - штраф для должностных лиц в размере от 2500 до 5000
руб., а для юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.;
- по ст. 15.11 КоАП РФ за «грубое нарушение правил ведения
бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно
порядка и сроков хранения учетных документов» - штраф на должностных
лиц в размере от 2000 до 3000 руб.
Кроме того, ответственность установлена за непредставление или
отсутствие документов, которые могли быть утрачены из-за неправильного
хранения или уничтожены раньше времени.
Во-первых, это санкции, которые предусмотрены НК РФ:
- по ст. 120 НК РФ - за отсутствие данных бухгалтерского и налогового
учета, документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов,
на налогоплательщика налагается штраф в размере 10 000 руб. Если
утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых
периодов, штраф увеличивается до 30 000 руб. А в случае, когда из-за потери
документов оказалась занижена налоговая база - до 20% от суммы недоимки,
но не менее 40 000 руб.;
- по ст. 126 НК РФ - за непредставление документов по запросу
налоговых органов предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждый
20
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]