Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Бизнес-контроллинг. Учебное пособие
.pdf
Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки
и анализа, должна отвечать следующим требованиям:
1) релевантность (существенность), т. е. информация должна помогать
принимать решения;
2) своевременность, т. е. информация должна поступать тогда, когда еще
имеет смысл ее анализировать;
3) достоверность (чтобы не тратить дополнительные усилия и время на
проверку информации);
4) полезность (эффект от использования информации должен
перекрывать затраты на ее получение);
5) полнота, т. е. не должно быть упущений;
6) понятность, т. е. информация не должна требовать значительных
усилий для «расшифровки»;
7) регулярность поступления.
Система контроллинга на предприятии должна совершенствовать
систему информационных потоков, изменять алгоритмы прохождения
документов, автоматизировать передачу информации. Система сбора
контроллинговой информации опирается на существующую систему
информационных потоков, она должна быть органично встроена в общую
систему информационных потоков предприятия.
Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный
метод анализа информационных потоков - составление графиков
информационных потоков. Но для построения графиков информационных
потоков следует знать определенные правила их составления.
Каждый информационный поток - единичное перемещение
информации - имеет следующие признаки:
1) документ (на чем физически содержится информация);
81
2) проблематика (к какой сфере деятельности предприятия
относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию
месяца и получению сводных затрат, к планированию и т. д.);
3) исполнитель (человек, который эту информацию передает);
4) периодичность (частота передачи ежемесячно, ежеквартально,
ежедневно и т. д.).
Кроме этого, на предприятии существуют два основных уровня
детализации информационных потоков:
– на уровне всего предприятия, где детализация производится до
уровня цеха (подразделения), т. е. информация передается между цехами и
службами предприятия;
– на уровне цеха (подразделения) предприятия, где детализация
производится до уровня рабочего места, т. е. информация передается между
работниками цеха и связанных с цехом служб.
Составленный график информационных потоков имеет существенный
недостаток - большое количество информационных связей затрудняет его
чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и является
целью составления графика.
Поэтому в современных условиях наибольшей популярностью
пользуются графики, изображающие не статические связи между отделами, а
поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей
задачи. Такие графики информационных потоков похожи на сетевые
графики, которые активно используются уже более двух десятилетий для
планирования сложных научно-технических проектов. Составление таких
«квазисетевых» графиков тесно увязано с теорией реинжениринга бизнеспроцессов - самой популярной теорией управления компаниями в последние
годы.
Бизнес-процесс - это последовательность работ, направленных на
решение одной из задач предприятия, например, материально-техническое
82
снабжение, планирование. Реинжениринг бизнес-процессов занимается
анализом и оптимизацией бизнес-процессов для достижения целей
предприятия.
Анализ бизнес-процессов позволяет выявить и устранить «узкие места»
в информационных потоках предприятия: устранение риска неполной,
неточной информации, дублирования информации. Помимо этих рисков,
существуют и другие факторы, угрожающие нормальному
функционированию предприятия, поэтому только лишь оптимизации
информационных потоков недостаточно: необходим комплексный и
универсальный подход к управлению рисками предприятия.
2.7 Оперативная отчетность
Порой предприятия могут тратить большие средства на приобретение
информационных систем, которые ежемесячно формируют массу отчетных
материалов, содержащих «информацию об информации». Часто в отчетах
можно найти любую детальную информацию, кроме той, которая
действительно нужна для оценки состояния организации и принятия
решения.
Отчетность представляет собой систему показателей, отражающих
результаты хозяйственной деятельности организации за отчетный период.
Показатели отчетности используются для анализа хозяйственной
деятельности на отдельных участках производства, определения его
положительных и отрицательных сторон, причин отклонений от плана,
выявления внутренних резервов для повышения эффективности работы
предприятий. Правильно и своевременно составленная отчетность
способствует поискам путей снижения себестоимости продукции,
увеличению накопления и укреплению финансового состояния предприятия,
83
своевременному взысканию дебиторской и погашению кредиторской
задолженности.
Формирование отчетности организации является завершающим этапом
учетных работ. В ходе его выполнения подготавливается информация,
необходимая определенным пользователям.
Оперативная отчетность предназначена для текущего контроля и
управления внутри предприятия. Она составляется по данным оперативного
учета и содержит сведения по основным показателям за короткие
промежутки времени — сутки, пятидневку, неделю, декаду и т. д. В ней содержатся сведения о выполнении плана поставок материалов, о производстве
важнейших видов продукции, соблюдении договоров, финансовом
положении предприятия и т. д.
Внутрихозяйственная отчетность выполняет управленческие и
информационные функции внутри предприятия. Она используется для
разработки и оценки текущих и перспективных планов развития предприятия
и принятия на этой основе оперативных и стратегических управленческих
решений.
Оперативная отчетность - форма внутренней отчетности, которая
характеризует отдельные фрагменты деятельности предприятия и
используется для нужд текущего управления и контроля.
Контроллер на предприятии ответствен за информационный сервис. Он
должен заботиться о том, чтобы каждый пользователь (руководитель,
специалист) мог оперативно получить нужную информацию в нужный
момент времени.
Контроллинг обязан поставлять информацию пользователям о степени
достижения поставленных целей, сопровождая отчет необходимым коммен-
тарием. Информационная потребность должна удовлетворяться по всем
уровням иерархии управления. В таблице 3 рассмотрены примерные
показатели, содержащиеся в оперативной отчетности для различных уровней
управления.
84
Таблица 3 - Показатели оперативной отчетности для различных уровней
Уровень управления
Примеры показателей
Руководитель предприятия
Уплотнѐнная информация о предприятии
в целом:
- затраты;
- выручка;
- рентабельность;
- текучесть кадров.
Руководитель направления
- объемы выполненных работ;
- суммарные затраты по направлению;
- средняя стоимость нормо-часа;
- потери рабочего времени по
направлению.
Начальник отдела
- затраты по отделу;
- стоимость нормо-часа;
- объем выполненных работ;
- потери рабочего времени по отделу.
Руководитель группы
- данные о выполнения плана;
- данные о затратах.
управления.
На верхнем уровне отчетности информация всегда более уплотнена и
должна отражать реалии по предприятию в целом. Для каждого уровня
должна быть своя отчетность. Мастер производственного участка или
руководитель отдела должен иметь ежемесячную отчетность о выполнении
планового задания и фактических затратах своего подразделения. В качестве
показателя затрат может выступать стоимость нормо-часа без учета
материалов и затрат на оборудование.
Руководитель направления (цеха) нуждается в той же информации,
только уже суммарно по всем участкам и отделам. В отличие от мастера, ему
важна средняя стоимость нормо-часа по цеху, а возможно, и затраты на
персонал. Кроме того, ему нужны дополнительные показатели, позволяющие
измерять и сравнивать результативность работы подразделений внутри на-
правления, например это могут быть показатели потерь рабочего времени.
Бригадиру нужна информация о выполнении месячного плана бригадой или
потери рабочего времени. На большинстве отечественных предприятий
85
бригадиры, а иногда и мастера, не мыслят пока категориями затрат, поэтому
и не запрашивают соответствующую информацию. Хотя службы кон-
троллинга в состоянии это делать даже без применения дорогих
информационных систем.
С технической точки зрения сегодня отсутствуют проблемы со сбором и
представлением информации практически на любой уровень управления. В
задачи контроллинга входит определение набора информативных
показателей, необходимых для принятия обоснованных и взвешенных
решений конкретному специалисту. Поскольку часто встречается проблема,
когда сотрудники предприятия точно не знают, какая информация для них
важна, а некоторые даже не знают, какая информация им нужна для
обоснованного принятия решения.
Контроллеры должны выбирать не только наиболее важные, но и
понятные для пользователей показатели. Кроме того, желательно, чтобы в
отчетах контроллеров большее место занимали не цифры, а комментарии к
ним. Отчетность контроллера необходимо «красиво упаковать», чтобы
заинтересовать и активизировать клиента, то есть сотрудника, для кого
формируется отчетность. Другими словами, контроллерам следует знать, в
чем нуждается их клиент: начальник цеха, мастер, бригадир, технический
директор и т.д.
Другим важным моментом является определение значений
подконтрольных показателей, при которых контроллер должен
предупреждать руководство об ухудшении ситуации и оно могло
своевременно среагировало на эти изменения. Естественно, что этого не
следует делать при небольших отклонениях. На практике чаще всего
контроллеры начинают подавать сигналы тревоги после выхода фактических
значений за допустимые пределы, так называемые зоны толерантности,
пример формирования отчетности по зонам толерантности представлен на
рисунке 9. В задачи контроллера входит расчет допустимых границ
отклонений по каждому значимому показателю.
86
Подконтрольные показатели
План, %
Факт, %
Цвет
Доля пост. затрат = Постоянные затраты • 100%
Суммарные затраты
30
32
желтый
Доля рекламаций = Количество рекламаций • 100%
Общее количество заказов
2 5 красный
Доля МП = Маржинальная прибыль • 100%
Оборот
46
36
красный
Средняя цена за 1 шт. == ___Оборот_____
Объем сбыта, шт
34,3
36,6
зеленый
Рисунок 9 - Область допустимых границ отклонений (зона
толерантности).
Ниже представлен фрагмент отчетности контроллера, выполненный в
технике сигналов светофора. В таблице 4 рассмотрен пример маркировки
отклонений значений подконтрольных показателей.
Таблица 4 - Маркировка отклонений значений подконтрольных
показателей.
В современных отчетах для удобства пользователей используют в
качестве средства визуализации сигналы светофора:
- зеленый - все хорошо, можно работать дальше, дела идут по плану;
87
- желтый - внимание, будьте осторожны, наметились отклонения от
Млн. р.
2009 2010 2011 План 2012
Факт
2009
Факт
2010
Факт
2011
План
2012
Факт
за1 кв.
2012
1. Выручка
2.Затраты на
персонал
3. МП
(маржинальная
прибыль)
4. Кеш-флоу
(денежный
поток)
Блок цифр
5. ROI
Текстовая часть отчета
Содержит комментарии по развитию бизнеса, особое внимание обращается
на слабые позиции и «узкие места»
плана;
- красный - стоп, дальше работать в данных условиях нельзя, ситуация
критическая.
На рисунке 10 приведен пример структуры отчета, предоставляемого
службой контроллинга для руководства предприятия.
Рисунок 10 - Пример структуры отчета службы контроллинга для
руководства предприятия.
Желательно, чтобы отчет контроллера, предоставляемый руководству
предприятия, содержал информацию о плановых и фактических значениях
текущего года, а также информацию о факте за прошлые годы как в виде
таблиц, так и в графической форме, например в виде столбиковых диаграмм.
В отчете должно быть отведено значительное место для комментария, где
особое внимание уделяется определению возможных направлений развития
88
бизнеса, выявлению слабых позиций и «узких мест» в деятельности
организации.
Контрольные вопросы:
1. Дайте определение понятий «центр финансовой ответственности»,
«место возникновение затрат».
2. Чем определяется степень самостоятельности центра финансовой
ответственности?
3. Охарактеризуйте типы центров финансовой ответственности.
4. Как могут формироваться центры финансовой ответственности?
5. Перечислите основные отличительные черты финансового и
управленческого учета.
6. Охарактеризуйте цель и задачи управленческого учета.
7. Раскройте содержание принципов ведения управленческого учета.
8. Рассмотрите этапы создания системы управленческого учета на
предприятии.
9. Раскройте понятие «бюджетирование».
10. Охарактеризуйте бюджет как инструмент планирования.
11. Перечислите функции бюджета.
12. Рассмотрите основные принципы бюджетирования.
13. Рассмотрите процесс бюджетного управления.
14. Определите достоинства и недостатки бюджетирования.
15. Охарактеризуйте роль контроллера в процессе бюджетирования.
16. Рассмотрите взаимосвязь и взаимозависимость различных видов
бюджетов.
17. Дайте определение понятий «показатели» и «система показателей».
18. Перечислите основные требования, предъявляемые к показателям в
контроллинге.
19. Рассмотрите основные шаги построения взаимосвязанных
оценочных показателей для предприятия в целом и его подразделений.
89
20. Перечислите основные параметры по которым оцениваются
отклонения.
21. Охарактеризуйте основные виды отклонений.
22. Перечислите, по каким критериям в контроллинге классифицируют
возникающие отклонения подконтрольных показателей.
23. Рассмотрите основные этапы формирования подконтрольных
показателей.
24. Дайте определение внешней и внутренней деловой среды
предприятия.
25. Дайте определение понятий «информационные потоки» и «система
информационных потоков».
26. Дайте определение понятий «отчетность» и «оперативная
отчетность».
27. Приведите примеры показателей содержащихся в оперативной
отчетности для разных уровней управления.
28. Охарактеризуйте основные требования к оперативной отчетности в
контроллинге.
29. Перечислите задачи контроллера при формировании оперативной
отчетности.
90
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]