Финансовый контроль в Российской Федерации. Использование специальных экономических знаний в правоприменительной деятельности. Учебное пособие

­материальныхценностей,конкретныевидыценностей,оказавшихся в недостаче или излишках, период их образования, а также лиц, которые несут за это ответственность.

Инвентаризационные описи, сличительные ведомости и другие связанные с ними документы приобщаются к проверочным материалам и уголовным делам (рис. 13).

Рис. 13. Проверка правильности оформления материалов инвентаризации

Наихосновеустанавливаютсяфактисумманедостачиизлишков товарно-материальныхценностей,периодихобразованияиструкту- ра. Большое значение при этом имеет правильная их оценка в целях принятия объективного юридически значимого решения (рис. 14).

Рис. 14. Результаты инвентаризации

101

Для эффективного проведения инвентаризации и получения объективнойинформациионаличииисостоянии имуществавпроцессе ее организации необходимо соблюдать обязательные требования

(табл. 3).

Таблица 3

Требования эффективного проведения инвентаризации

Регламент назначения и проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств1. В соответствии с этими методическими

1  Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: приказ Минфина России от 13июня 1995г. №49 : в ред. приказаМинфинаРоссииот8ноября2010г.№142н.ДоступизСПС«КонсультантПлюс».

102

указаниями инвентаризацию можно условно разделить на несколько этапов.

1 этап – подготовительный.

Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагаетсозданиепостояннодействующихинвентаризационныхкомиссий в составе:

– руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии);

– главного бухгалтера; – начальников структурных подразделений (служб); – представителей общественности.

Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе:

– представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии);

– специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщика и др.).

Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя предприятия (организации). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям – контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. К ее началу должна быть закончена обработка приходных и расходных первичных документов, сделаны все записи в аналитическом, синтетическом учете и выведены остатки, все ценности должны быть разложены по названиям, сортам, размерам и т. д. Бухгалтер к моменту проведенияинвентаризациисоставляетинвентаризационнуюопись.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началуинвентаризациивсерасходныеиприходныедокументынаимуществосданывбухгалтериюилипереданыкомиссииивсеценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а ­выбывшие –

103

списаныврасход.Аналогичныераспискидаютилица,имеющиеподотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей. На этом же этапе инвентаризационной комиссии следует получить подтверждение учетных данных от сторонних организаций – поставщиков, покупателей, кредитных учреждений, налоговых органов и органов социального страхования и обеспечения.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях – заблаговременно.

Складские операции в период инвентаризации не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку о том, что все документыскладазаписанывкарточкускладскогоучетаматериалов и сданы в бухгалтерию организации.

После всех необходимых подготовительных мероприятий производится вещественная и документальная проверка имущества и источников его формирования.

2 этап – Определение фактического наличия ценностей.

Входе вещественной проверки члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у компании. Обязанность руководителя – создать все условия, необходимые для точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки. Для этого он обеспечивает инвентаризационную комиссию рабочей силой для перемещения и взвешивания грузов, технически исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Впроцессе проверки фактического наличия имущества составляются инвентаризационные описи, куда заносятся сведения о фактическом наличии ценностей. Кроме инвентаризации имущества, проверяются также наличные деньги и ценные бумаги, хранящиеся

вкассе, дебиторская и кредиторская задолженность, остаток средств на расчетном счете.

104

3 этап – составление сличительных ведомостей.

На данном этапе инвентаризации сопоставляется фактическое наличие имущества и источников его формирования с данными бухгалтерского учета. Выявленные расхождения фиксируются в сличительных ведомостях. По всем фактам выявленных расхождений между фактическим наличием имущества и источников его формирования с данными бухгалтерского учета материально ответственныелицапредоставляютобъясненияопричинахихобразования.Затем инвентаризационная комиссия составляет протокол, в котором руководителю организации делаются предложения об урегулировании инвентаризационных разниц.

Инвентаризационная комиссия составляет также опись объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода их в эксплуатацию и причин непригодности (порча, физический и (или) моральный износ), и предлагает источники списания этих объектов.

4 этап – регулирование инвентаризационных разниц.

Ознакомившись с выводами и предложениями инвентаризационнойкомиссии,руководительорганизациииздаетприказ,вкоторомутверждается предложенный инвентаризационной комиссией порядок урегулирования инвентаризационных разниц. Приказ руководителя организации наряду с инвентаризационными описями, актами инвентаризации и сличительными ведомостями служит основанием для внесения в регистры учета соответствующих бухгалтерскихзаписей­ .

Материалы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризации передаются в бухгалтерию организации, где подлежат хранению в специальной папке не менее пяти лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел, возбужденных по результатам инвентаризации, – до вынесения окончательного решения.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируют в соответствии с Законом о бухгалтерском учете в следующем порядке.

Всенедостачиматериальныхценностей,денежныхсредствидруго­ го имущества в пределах норм естественной убыли, утвержденные в установленном законодательством порядке, независимо от причин возникновения, списывают с кредита соответствующих счетов вдебет­

105

счета­ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач, а при отсутствии таких норм убыли рассматриваются как недостача сверхнорм,котораяотноситсянавиновныхлиц. При отсутствиитаковых суммы недостач списываются в дебет счета 99 «Прибыли иубытки» с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы с разрешения руководителя организации может быть допущен только в виде исключения. При этом товарно-материальные ценности должны быть одного и того же наименования, в тождественных количествах, за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица.

Недостачисверхнорместественнойубылисписываютсядлявзыскания с материально ответственных лиц в Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Выявленные излишки подлежат оприходованиюнасоответствующиесчета:Дебет10(01,04,50идр. Кредит 91)

Отклонения в количестве товарно-материальных ценностей в виде недостачи или излишков могут быть в равной степени следствием как злоупотребления материально-ответственных лиц (обман покупателей, поступление контрафактного товара, присвоение), так и ошибок в бухгалтерском учете или при проведении инвентаризации, а также в результате пересортицы.

Пересортица – ситуация, когда товар одного наименования, норазныхсортоводновременнонаходитсявизлишкеивнедостаче.

Причины образования пересортицы могут быть следующие: – ошибки материально-ответственных лиц при приемке или отпуске товарно-материальных ценностей (например, вместо масла первого сорта отпущено масло второго сорта). Данную причину образования пересортицы не следует исключать особенно в случаях, когда товары разных сортов, оказавшиеся в излишке и в недостаче,

мало отличаются по внешнему виду; – злоупотребления материально-ответственных лиц. Искусствен-

ноесозданиепересортицызасчетобманаполучателейтовара.Так,отпускаятотилиинойтовархудшегокачества,чемуказановнакладных­ , преступники путем создания искусственной пересортицы реализуют затем товары лучшего качества через розничную торговую сеть;

106

– ошибочные записи в бухгалтерском учете; – умышленное внесение неверных записей в первичные доку-

менты и бухгалтерский учет с целью запутать сортовой (количественный) учет товаров.

Зачетпересортицыдопускаетсятольковвидеисключенияприсоблюдении определенных условий (рис. 15).

Условия зачета пересортицы

Рис. 15. Условия зачета пересортицы

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, определяются экономическим субъектом за исключением случаев обязательного проведения, установленных в законодательстве. Так, действующим законодательством предусмотрены следующие случаи обязательного проведения инвентаризации:

– передача имущества организации в аренду, выкуп, продажа, а также преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 ок­ тября отчетного года;

– смена материально-ответственных лиц. При этом инвентаризация должна проводиться на день приемки-передачи дел;

– установление фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

– стихийное бедствие, пожар, авария или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;

– ликвидация или реорганизация предприятия.

107

Инвентаризация основных средств может проводиться раз в три года а библиотечных фондов – один раз в пять лет.

Осмотр является самым простым, но достаточно эффективным методом фактического контроля. Даже простой осмотр помещений проверяемого экономического субъекта может дать важную информацию. Например, при проверке предприятия, занимающегося производством мебели, ревизор, осматривая помещения, обнаружил в одном из них большое количество готовой продукции. Вместе с тем дебетовое сальдо на счете 43 «Готовая продукция» на момент проверки отсутствовало. В результате была выявлена несвоевременность отражения бухгалтерией предприятия оприходования готовой продукции.

Наблюдение как фактический метод может осуществляться за технологическим процессом изготовления продукции, выполнения работ, оказания услуг. Проводя наблюдение, можно выявить, например, несоответствие между фактически совершенными операциями и их отражением в учете.

Контрольные замеры чаще всего проводятся в целях проверки соответствия выполненных объемов работ отраженным в учете. Например, при проверке отнесения на себестоимость затрат по ремонту помещений был произведен контрольный замер оштукатуренных

иокрашенных площадей стен. В результате этого было выявлено несоответствие между фактически отремонтированной площадью

иплощадью, отраженной в смете и акте.

Технологический контроль предполагает осуществление конт­ рольных операций для сравнения их результатов с данными учета. Так, при проверке списания материалов на предприятии, производящемчехлыдляавтомобилей,былпривлеченэксперт,которыйпроизвел контрольный раскрой ткани. В результате было выявлено завышениеустановленныхпредприятиемнормрасходатканинаединицу продукции.

Лабораторный контроль может производиться для проверки соответствия свойств материалов (товаров) установленным. Например, ревизор производит отбор пробы бензина, реализуемого на АЗС, и организует лабораторный контроль его октанового числа. В результате может быть проверено соответствие марки бензина его установленной продажной цене.

108

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

ЛИМСКАЯ ДЕКЛАРАЦИЯ РУКОВОДЯЩИХ ПРИНЦИПОВ КОНТРОЛЯ

(Лима, 17–26 октября 1977 г.)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Статья 1

Цель контроля Организация контроля является обязательным элементом управ-

ления общественными финансовыми средствами, так как такое управлениевлечетзасобойответственностьпередобществом.Конт­ роль – не самоцель, а неотъемлемая часть системы регулирования, целью которой является вскрытие отклонений от принятых стандартовинарушенийпринциповзаконности,эффективностииэкономии расходования материальных ресурсов на возможно более ранней стадии с тем, чтобы иметь возможность принять корректирующие меры, в отдельных случаях, привлечь виновных к ответственности, получитькомпенсациюзапричиненныйущербилиосуществитьмероприятия по предотвращению или сокращению таких нарушений в будущем.

Статья 2 Предварительный контроль и контроль по факту

1. Предварительный контроль представляет собой проверку до осуществления административных и финансовых действий. Все остальные виды контроля являются контролем по факту.

2. Эффективный предварительный контроль является неотъемлемой частью надежной системы управления доверенными денежными и материальными средствами. Он может быть проведен высшим контрольным органом или другими контрольными организациями.

109

3. Предварительная проверка, проводимая высшим контрольныморганом,имееттопреимущество,чтопозволяетпредотвратить возможные нарушения до того, как они произошли. Однако ее недостатками являются перегрузка в работе высшего контрольного органа и неопределенность в отношении ответственности перед законом. Проверка по факту, проведенная высшим контрольным органом, приводит к привлечению виновных к ответственности, компенсации причиненного ущерба, предотвращению нарушений в будущем.

4. Проводит ли высший контрольный орган предварительную проверку или нет, зависит от законодательства, условий и требований к органам контроля в отдельной стране. Проведение же ревизий по факту является прямой обязанностью высшего контрольного органа, независимо от того занимается он предварительной ревизией или нет.

Статья 3 Внутренний и внешний контроль

1. Внутренние контрольные службы создаются внутри отдельных ведомств и организаций, в то время как внешние ревизионные службы не являются частью организационной структуры проверяемых организаций. Высший контрольный орган является внешним ревизионным органом.

2. Внутренняя контрольная служба обязательно должна подчиняться руководителю организации, внутри которой она создана. Однако она должна быть по возможности функционально и организационно независима внутри соответствующей организационной структуры.

3. В качестве внешней контрольной службы высший контрольный орган должен проверять эффективность внутренней контрольной службы. Если внутренняя контрольная служба признана эффективной, необходимо предпринимать шаги, не ущемляя право высшего контрольного органа, проводить всеохватывающую проверку, с тем, чтобы обеспечить необходимое разделение задач и сотрудничество между высшим контрольным органом и внутренней контрольной службой.

110