Основы организационной психологии. Учебное пособие

ваш мозг может помнить и держать под контролем все ваши цели и задачи.

Работа по заранее составленному плану повышает вашу эффективность. Без плана задач «человек движется в произвольном направлении, и каждое препятствие, на которое он налетает, меняет его траекторию пути» [15]. Ваш список задач – это «своего рода рельсы, которые помогают обойти эти препятствия» [15].

Список задач рекомендуется составлять с вечера, чтобы, придя на работу / учебу, знать, с чего начать свой день. Этот список, если необходимо, вы можете редактировать в течение дня. Ваши списки должны быть ясными, понятными и наглядными.

2.Почему важно фиксировать цели и задачи. Если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время. Когда мы стоим в очереди, время течет медленнее, а когда отдыхаем

иполучаем удовольствие, наоборот, быстрее. Фактически время не замедляется, но ощущаете вы его по-другому. Меняется наше восприятие времени.

Представьте, что вам необходимо проехаться в лифте, допустим, пять минут. Время в лифте, если вы едете в одиночестве и с незнакомыми людьми, ощущается по-разному. Это связано с неловким молчанием и желанием быстрее выбраться из замкнутого помещения, которое вы делите с незнакомцем. К примеру, люди, которые когда-либо находились в экстренных ситуациях, вспоминали, что все словно замедляется и включается режим замедленной съемки. Это когнитивная ошибка, помогающая нам быстрее реагировать на события. Время может «замедляться», когда мы испытываем сильные эмоции страха или отвращения [17].

3.Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к крат-

косрочному, от целей жизни до плана на день.

4.Нет двух задач одинаково важных – всегда расставляйте прио-

ритеты. Времени в сутках всегда достаточно, вопрос только в том,

как его распределить. Многие хотят потратить свой день на одно, а в результате делают совершенно другое. Всегда выбирайте одно главное дело, которое вам обязательно нужно сделать в течение дня. Работайте только над теми вещами, которые будут иметь наибольшее воздействие.

5. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно отметьте это – зачеркните, поставьте галочку, выделите цветом, переместите листок с задачей в поле выполненных задач. Это поможет вам

41

отследить прогресс, принесет ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

6.Работа – это лучший способ начать что-то делать. Начните

скоротких задач, чтобы сдвинуться с мертвой точки. Чтобы что-то сделать, нужно за это взяться: создайте пустой файл, откройте тетрадь, сделайте необходимый звонок, откройте необходимую программу и т. д.

7.Установите режим работы и придерживайтесь его – у вас вы-

работается привычка, и ваши тело и ум сами адаптируются.

8.Объединяйте однотипные задачи в группы. Постоянное пере-

ключение с одного дела на другое отнимает время, поэтому, если вам необходимо выполнять однотипные дела (например, ответить на несколько писем, сходить на несколько встреч, обзвонить несколько человек и другое), объедините эти действия, выделите время непрерывной работы для них: сначала ответьте на все письма, затем обзвоните всех, кого нужно было, и т. д. [26].

9.Для фокусировки на одной задаче (или группе задач) можно ис-

пользовать «метод помидора». Это техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х годов. Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», которые сопровождаются короткими перерывами. Вы можете выбрать другие временны´ е периоды работы и отдыха, которые больше подходят под вашу задачу или индивидуальные особенности (например, если вы медлительны, 25 минут вам может оказаться недостаточно).

Базовые принципы метода:

– определитесь с задачей, которую будете выполнять;

– поставьте таймер на 25 минут; работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит;

– сделайте короткий перерыв (3–5 минут), в течение этого времени вам нужно максимально отвлечься от вашей задачи;

– ставьте таймер на 25 минут до тех пор, пока не завершите задачу;

– после каждого четвертого «помидора» сделайте длинный пере-

рыв (15–30 минут) [19].

10.Самое неприятное или сложное дело старайтесь выполнить в первую очередь. Старая притча гласит: если первым делом с утра вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это

самое плохое, что может случиться с вами за весь день. Выполнение этого действия в первую очередь придаст вам уверенности в себе и наполнит энергией для выполнения оставшихся задач [2].

42

Как справляться с объемными задачами

Когда вы ставите перед собой цель, вы можете столкнуться с проблемой, как ее воплотить в реальность, ведь часто цели кажутся нам невыполнимыми.

Разбиваем крупные задачи на более мелкие. Представьте, что вам нужно съесть слона. Самый эффективный способ – «разрезать его на маленькие измеримые “бифштексы” и каждый день съедать один такой “бифштекс”» [2].

Ваша ключевая задача (или цель) – слон, а подзадачи для ее выполнения – «бифштексы», которые вам нужно съесть. Ключевая задача разбивается до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным. Главное – не переусердствуйте. Если задач будет слишком много, то их выполнение покажется необъятной и невыполнимой проблемой.

Метод отлично подойдет для планирования крупных длительных проектов и поможет вам отслеживать прогресс. Стремитесь к тому, чтобы выполнить одну задачу из списка можно было за один подход или другой короткий промежуток времени. Например, если для достижения вашей цели вам нужно 100 тысяч рублей и вы не можете спокойно взять эту сумму с зарплаты (ни в чем себе не отказывая), тогда вы ставите перед собой задачу накопить эту сумму. Но если эта задача кажется недосягаемой, следует разбить ее на более мелкие задачи, например, откладывать каждый месяц по 5 тысяч рублей (или любую другую удобную для вас сумму) или каждый день по 200 рублей (получится больше 5000 в месяц). Каждая задача должна казаться вам простой, доступной или хотя бы посильной для вас.

Если для осуществления цели необходимо совершать повторяющиеся действия, то вашим задачам необходимо задать периодичность и внести их в ваше ежедневное / еженедельное / ежемесячное расписание. Когда перед вами будет перечень задач, необходимо составить график по их выполнению, стараясь определить сроки их окончания. Не давайте задачам тянуться бесконечно.

После того как каждый шаг по достижению цели будет расписан, важно начать ему следовать, отмечая выполнение каждого шага, – это поможет отследить ваш прогресс. Если прогресса нет, попробуйте скорректировать ваш план, возможно, он составлен некорректно.

Канбан-доска [27] является гибкой системой планирования различных проектов, как командных, так и личных. Она делится на несколько

43

колонок, означающих разные этапы работы над проектом, например: «На очереди», «В работе», «Выполнено» – варианты колонок могут меняться в зависимости от особенностей проекта, здесь нет никаких ограничений. Задачи перемещаются от колонки к колонке в зависимости от их статуса.

Такая организация работы позволяет визуализировать процесс выполнения (статус задач), помогает из всего объема задач выбрать наиболее актуальные, приоритетные и сфокусироваться на них (не забывая об остальных), способствует созданию целостной картины о проекте, оценить объем работы. Попробуйте применить эту систему в период сессии – для подготовки к зачетам или экзаменам.

Существует множество форм канбан-досок – это могут быть магнитные, пробковые, электронные или просто деревянные доски (чаще квадратной или прямоугольной формы), разделенные на несколько столбцов (секций). В качестве доски может выступать даже ваша стена или дверь. В качестве рабочих элементов могут выступать магниты, клейкие стикеры или стикеры на иголках, перемещаемые ячейки в приложении. Каждый из таких элементов выполняет функцию конкретной задачи (один элемент – одна задача).

Изначально канбан-доска была разработана Тайити Оно, инженером японской компании Toyota, в 1940-х годах для управления производством и остается популярной системой планирования рабочего процесса и в наше время. В организациях на канбан-доске кроме этапов выполнения и самих задач фигурируют люди, выполняющие эти задачи (карточка с именем или фотография сотрудника прикрепляется к задаче, над которой он работает). Таким образом на доске видно не только то, что определенная задача в работе, но и какой сотрудник несет ответственность за ее выполнение: к кому можно обратиться с вопросом о задаче, от кого ждать результат, кто ответственен за ошибку или задержку или кто в команде самый продуктивный.

Расстановка приоритетов

Отличительная особенность высокопродуктивных людей в том, что они сосредоточиваются на нескольких важных задачах, которые приведут их к максимальному результату, и игнорируют множество не приводящих к достижению целей дел. Они соблюдают принцип Парето – «правило 20/80», где 20 % усилий дают 80 % результата. Суть принципа заключается в том, что из десяти задач, которые нужно сде-

44

лать сегодня, найдутся две задачи, которые будут важнее, чем остальные пункты вместе взятые [15].

Расстановка приоритетов позволяет выделить первостепенные задачи, эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Чтобы определить уровень важности задачи, необходимо оценить последствия в случае ее выполнения или невыполнения. Например, если вы выполните эту задачу, то вы приблизитесь к своей цели еще на шаг, или если вы ее не выполните, то упустите редкий шанс, подведете себя или окружающих – такие последствия означают, что задача является важной. Если выполнение задачи не приведет вас к результату и ни на кого не повлияет – значит, эта задача, скорее всего, неважная [24].

Расставлять приоритеты можно мысленно, но наиболее эффективно делать это на бумаге или в каком-нибудь приложении, составляя список задач в зависимости от их значимости (относительно остальных задач). Этот процесс чем-то напоминает простое ранжирование, где вы расставляете задачи по местам.

Возможны разные варианты отображения приоритетности.

Ранги. Каждой задаче присваивается свой ранг: 1 – самое важное дело; самое последнее число – наименее важная задача.

Категории. Все задачи будут делиться на несколько категорий или групп (например, очень важные, важные и неважные). Категории могут обозначаться словесно или с помощью цифр (1, 2, 3), букв (А, Б, В), цвета (красный, желтый, зеленый) или символа (!, !!, !!!).

Работая над своими задачами по списку приоритетности, нужно стремиться к тому, чтобы не браться за новое дело, пока не выполните начатое.

Главное преимущество расстановки приоритетов в том, что вы фокусируетесь на самом важном, на время разгружая свое сознание.

Еще один метод для расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра* [16].

Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает определять и решать задачи по критериям срочности и важности. Таким образом, выделяет-

ся всего четыре категории дел, на которые уходит время (четыре

*Дуайт Дэвид Эйзенхауэр (1890–1969) – американский государственный

ивоенный деятель, генерал армии Второй мировой войны (1944), 34-й прези-

дент США (1953–1961).

45

квадранта): 1) срочные и важные; 2) важные, но несрочные; 3) срочные, но неважные; 4) неважные и несрочные.

1.Срочные и важные – это задачи, которые следует выполнять немедленно, в первую очередь, чтобы избежать негативных последствий. Сюда входят неотложные дела: выгулять собаку, купить билет на завтрашний поезд, вылечить больной зуб, ответить на письма заказчиков, важное совещание. Как правило, с их исполнением не возникает особенных трудностей, потому что попытка отложить такие дела на потом создаст ненужные проблемы. Выполняя важные и срочные дела, следует помнить, что все это делается ради «важных, но несрочных» дел,

иосознавать, для каких именно: посещаю уроки английского, потому что хочу переехать в Европу; вырываю больной зуб, потому что мне важно мое здоровье, и т. д.

2.Важные, но несрочные – эти задачи нацелены на долгосрочную перспективу. Именно эти дела имеют наибольшее влияние на жизнь человека в целом, при этом прокрастинация в первую очередь затрагивает именно их. Важные, но несрочные дела имеют привычку становиться срочными (переход в первую категорию), если их постоянно откладывать. Например, откладывание похода к врачу при подозрении на какойлибо недуг приведет к усилению симптоматики; получение дополнительного образования для продвижения по службе, если его постоянно откладывать, может привести к тому, что повышение дадут другому со-

труднику, который займет место, на которое хотели попасть вы. Для того чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для таких задач временной резерв.

3.Срочные, но неважные – задачи этой категории рекомендуется перепоручить кому-нибудь другому, отложить на потом (если делегировать невозможно). Например, кто-то просит вас сделать что-то, что не приблизит вас к достижению ваших целей: мама просит прямо сейчас сходить в магазин, когда вы выполняете домашнюю работу; бронирование билетов на вечер в кино; некоторые совещания или собрания. Неважность этих дел не означает, что их можно вообще не делать, но человек должен осознавать, что они не слишком существенны,

иотказ от них в пользу дел первой и второй категории, если это необходимо, должен быть легким и естественным.

4.Неважные и несрочные – от них можно отказаться. Это категория ежедневных дел, которые делают очень маленький вклад в качество жизни либо не делают его вообще, но отнимают время. Сюда могут относиться видеоигры, просмотр телевизионных шоу и сериалов,

46

бесцельное блуждание по веб-страницам, посиделки до поздней ночи в ущерб сну. Несрочные и неважные дела не несут никаких последствий при их невыполнении, их можно смело вычеркивать из вашего списка. Означает ли это, что в квадранте 4 ничего не должно быть? Нет. Баланс между вашей профессиональной и личной жизнью важен, и время «простоя» помогает вам восстановить силы. Иногда можно просто расслабиться и отдохнуть, однако помните, что действия в этом квадранте имеют наименьшую отдачу при чрезмерном использовании.

Задача матрицы Эйзенхауэра как инструмента расстановки приоритетов в том, чтобы не допускать большого скопления задач в квадранте 1, провести большую часть своего времени в квадранте 2, делегировать задачи или ограничить время пребывания в квадранте 3 и при этом иметь достаточно времени в квадранте 4 на восстановление энергии.

Многозадачность

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, т. е. что-то одно в определенный период времени.

Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, вы снижаете свою эффективность:

–вы каждый раз тратите время на открывание или поиск нужных документов;

–вам приходится снова и снова погружаться в какое-то дело;

–если перерыв длительный, вы можете все забыть, и придется начинать с чистого листа (например, изучение языка).

Многозадачность – главный враг интеллектуальной продуктивности [11]. Многозадачность убивает вашу концентрацию. Людей, которые могут уделять внимание нескольким вопросам одновременно, не существует. Просто некоторые умеют быстрее переключаться с одного дела на другое и концентрировать внимание на каждой новой задаче. В результате частого переключения внимания вы больше устаете

ииспытываете стресс, теряете информацию и совершаете больше глупых ошибок. Выделяют два вида многозадачности.

1. Параллельная многозадачность. Пытаясь делать два дела одно-

временно (например, участвовать в конференц-звонке и работать

сэлектронной почтой), вы постоянно переключаетесь между задачами

сразными информационными контекстами. При этом ваше внимание

47

становится раздробленным: пока вы читаете или пишете электронное письмо, вы не слышите, что говорится в конференции. Люди с раздробленным вниманием задают уже заданные вопросы или говорят то, что было сказано всего минуту назад, просят повторить информацию или вовсе не успевают ее воспринять. Кроме того, наш мозг не любит внезапных пробелов в потоке информации, поэтому пытается заполнить их догадками – в результате у вас создается впечатление, что вы ничего не пропустили. Если вы хорошо знаете обсуждаемые

вконференц-звонке вопросы и точки зрения других участников, мозг иногда может делать правильные догадки, укрепляя вашу иллюзию, будто вы можете уделять «частичное внимание» двум делам одновременно. Но гораздо чаще, чем вы думаете, ваш мозг ошибается. Вы «слышите» то, чего никто не говорил, и, наоборот, упускаете важную информацию.

2.Последовательная многозадачность, когда человек переключа-

ется между различными задачами, выполняя их по частям, например, отвлекается от выполнения домашнего задания, чтобы ответить на несколько электронных писем и голосовых сообщений, после чего возвращается к работе.

Представьте себе такую картину: вы затеяли уборку (раскладываете вещи по своим местам, протираете пыль) и вспоминаете, что забыли купить продукты к ужину, поэтому идете в магазин, возвращаетесь и продолжаете протирать пыль. Затем вы натыкаетесь на стопку тетрадей и вспоминаете, что одногруппник попросил вас сфотографировать ему лекции, – вы откладываете тряпку и беретесь за фотографирование. Вы снова возвращаетесь к уборке, но каждые несколько минут отвлекаетесь на то, чтобы поесть, поболтать по телефону и сделать множество других дел. Как вы думаете, сколько продлится ваша уборка? Завершится ли она? Такая многозадачность в высшей степени неэффективна, непродуктивна и неразумна, а иногда и опасна. Например, автомеханик, который чинит тормоза в чьей-то машине, отвлекается и идет помогать коллеге с другой машиной, а к тормозам он возвращается ближе к концу дня и упускает одну мелкую деталь, из-за которой

внужный момент тормоза не сработают. Последствия могут быть трагичными.

Человеческий мозг способен справиться с многозадачностью в рутинных делах (например, уборка под музыку или аудиокнигу), но некоторые сферы, сколько бы мы в них ни упражнялись, требуют слишком большой вовлеченности и концентрации, чтобы стать привычкой.

48

Принцип равновесия

Внимательно следите за тем, чтобы в вашей жизни сохранялось равновесие. Работа до изнеможения может привести к эмоциональному выгоранию или проблемам со здоровьем. Если вы вовремя не остановитесь, ваш организм сделает это принудительно, а это явно не входит в ваши планы.

Для того чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента недостаточно. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя

вхорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной,

вней всегда должно находиться время для отдыха и главных людей

ввашей жизни, для ваших целей и стремлений – ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

3.3. ОСНОВЫ САМОПРЕЗЕНТАЦИИ

Самопрезентация может заключаться в представлении себя, своей личности с различными индивидуальными характеристиками и способностями. От качества этого процесса зависит то, какой образ собеседника сложится у окружающих людей.

В деловом общении одним из инструментов самопрезентации является резюме, к составлению которого необходимо подходить осознанно.

Правила написания резюме:

объем 1–2 страницы;

размещается только самая важная информация;

мысли формулируются предельно конкретно, четко, ясно;

в начале резюме четко указывается должность, на которую вы претендуете, или область, в которой вы хотите работать;

содержание резюме должно соответствовать его цели (заявленной должности);

следует учесть требования работодателя и по возможности привести информацию о себе согласно этим требованиям;

необходимо соблюдать деловой стиль изложения, избегать использования местоимений «я», «мое», «мой»;

резюме должно легко читаться;

осторожно писать про личную жизнь и хобби – данный раздел следует включать в резюме, если это является требованием работодателя либо эти сведения связаны с родом деятельности;

49

указывать только те достоинства, которые могут быть интересны потенциальному работодателю;

существуют стандартные программы для написания резюме;

рекомендуется избегать использования узких профессиональных терминов, информация должна быть доступна для восприятия;

резюме должно быть «красивым» по форме (выравнивание по краям, выделение, структура).

Вне зависимости от выбранного формата любое резюме состоит из нескольких блоков [18].

1. Заголовок резюме.

Указываются имя, фамилия и отчество соискателя (по центру или

слевой стороны вверху). Не пишите никаких слов типа «резюме», «анкета» и т. д. Если характер работы требует оценки ваших внешних данных (например, вы претендуете на вакансию «менеджер по работе

склиентами»), приложите свое наиболее удачное деловое фото.

2. Координаты, контактная и личная информация.

Указываются адрес, средства связи (мобильный и домашний телефоны, e-mail), по которым с вами можно быстро и оперативно связаться в случае, если вас решат пригласить на собеседование, дата рождения, гражданство и семейное положение.

3. Цель.

В формулировке цели содержится краткая информация о вакансии, на которую вы претендуете, обозначаются границы профессиональных интересов. Если резюме отправляется на конкретную вакансию, то в качестве цели необходимо указать название или код вакансии. В иных случаях можно указать либо сферу деятельности, либо (если вы знакомы со структурой компании) позицию в определенном структурном подразделении. Если у вас несколько целей, лучше сделать несколько сфокусированных на одной цели резюме, чем одно общее.

4. Образование.

Информацию о полученном образовании обычно излагают в хронологическом порядке либо по принципу значимости. Указывайте не только фундаментальное образование, но и различные курсы, тренинги и другое касательно вашей будущей работы. Кроме того, укажите полученные во время учебы награды и грамоты, участие в конкурсах студенческих работ, научные достижения.

5. Опыт работы.

Информацию об опыте работы (стажировке) излагают в обратном хронологическом порядке (начиная с последнего места работы). Здесь

50