Основы бухгалтерского учёта. Учебное пособие

81

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работу).

Накопительный документ отражает однородные разовые операции в последовательности порядка их составления. Накопительные ведомости обычно заводятся для записи в них разовых документов в течение определенного периода. Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склад, расходу материалов со склада, по приходу денег в кассу и др. Использование этих документов сокращает количество документов в обороте предприятия, ускоряет процесс документального оформления операции и сокращает расходы по ведению бухгалтерского учета.

Группировочным считается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппированных по тем или иным видам материалов, затрат и т. д.

6.3. Бухгалтерская обработка документов

Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов (рис. 12).

1.Проверка документов:

проверка соблюдения формы, реквизитов; проверка законности совершения операции; арифметическая проверка.

2.Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей

вденежные).

3.Гашение.

4.Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету).

5.Перенос содержания документов в учетные регистры.

6.Подшивка по группам документов и сдача в архив. [1, с. 135] При получении документа должна быть проведена проверка полно-

ты его содержания (формальная проверка), арифметическая (счетная проверка) и проверка по существу (логическая проверка), и этому этапу обработки должно быть уделено особое внимание.

При формальной проверке определяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.

Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Такая проверка обяза-

82

тельна, поскольку в документах встречаются ошибки чаще всего двух видов:

недописан ноль у числа или, наоборот, приписан лишний;

«перевертыши», например, вместо числа 89 пишется чисто механически 98.

Обработка бухгалтерских документов

Проверка документов: формальная счетная по существу

Таксировка

Гашение

Группировка

Перенос содержания документов в учетные регистры

Подшивка по группам документов и сдача в архив

Рис. 12. Обработка бухгалтерских документов

Бывают также ошибки при выполнении арифметических операций. В основном эти ошибки случаются из-за невнимательности, усталости и сторонних помех.

Цель проверки по существу – выявить законность зафиксированной в документе хозяйственной операции, при этом проверяется, была ли в самом деле выполнена эта операция и в указанном объеме.

После этого документы группируются по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (дела-

83

ют контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.

Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа (лучше красными чернилами) «получено», «оплачено» или «погашено». Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения ка- ких-либо злоупотреблений. Это гашение производится путем проставления на документах разметочного штампа.

На первичных документах, являющихся приложением к составленному на их основе сводному документу, проставляется, кроме того, порядковый номер листа приложения.

6.4. Документооборот и его организация

Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив. [2, с. 260]

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля. [6]

Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота.

При организации системы документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций – одним накопительным документом.

Например, перечисление налогов в бюджет целесообразно оформлять сводным платежным поручением.

Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного груда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей.

Основные этапы документооборота: составление и оформление документов; движение документов по рабочим местам;

84

прием документов в бухгалтерии; обработка документов в бухгалтерии; сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы. [3]

Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью в соответствии с графиком.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.

Таким образом, в организации ежедневно совершаются различные хозяйственные операции, и каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован. Именно для этого и нужны бухгалтерские документы. Вопросам техники оформления учетных документов и организации эффективного документооборота на практике зачастую не уделяется должного внимания, хотя первичные учетные документы являются основанием для ведения бухгалтерского и налогового учета.

Вопросы для самоконтроля знаний студентов

1.Что представляет собой понятие «бухгалтерский документ»?

2.Какое место занимают первичные учетные документы в системе бухгалтерского учета и управления?

3.Что представляет собой документация?

85

4.В чем заключаются понятия «унификация», «стандартизация», «первичная информация»?

5.Дайте определение понятия «документооборот». Почему его составление необходимо для организации?

6.По каким признакам классифицируются первичные документы в целом?

7.Охарактеризуйте классификацию документов:

а) по назначению; б) порядку составления;

в) содержанию хозяйственных операций; г) способу отражения операций; д) месту составления; е) порядку заполнения.

8.Перечислите основные требования, предъявляемые к оформлению учетных документов.

9.Какова последовательность проверки или обработки документов, поступивших в бухгалтерию?

10.Что понимают под таксировкой и контировкой документов?

11.Назовите реквизиты документов.

Тест

1.Укажите группу, в которой дается наиболее правильное определение бухгалтерских документов:

а) носители исходной информации, необходимой для ведения бухгалтерского учета;

б) письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности;

в) средство наблюдения за хозяйственной деятельностью; г) бухгалтерский способ оформления хозяйственных операций.

2.Из приведенного перечня бухгалтерских документов выберите распорядительные документы по группам:

а) расходный кассовый ордер; б) накладная на отпуск материалов в производство;

в) чек на получение наличных денег с расчетного счета; г) акт приемки-передачи основных средств.

3.Из приведенного ниже перечня выберите первичный бухгалтерский документ:

а) авансовые отчеты;

б) кассовые отчеты; в) приходный кассовый ордер;

г) группировочные ведомости.

4. Что такое контировка бухгалтерского учета;

а) выражение натуральных показателей в денежной оценке; б) подсчет итоговых алгебраических сумм;

86

в) указание корреспонденции счетов; г) контроль за правильностью заполнения обязательных реквизитов?

5. В чем разница между накопительными и сводными документами:

а) нет никакой разницы; б) накопительный документ составляется на основании первичных доку-

ментов, а сводный – нет; в) сводный документ составляется на основании разовых документов, а

накопительный – на основании сводных; г) сводный документ составляется на основании первичных документов, а

накопительный представляет собой первичный документ?

6. Что означает таксировка бухгалтерских документов:

а) подсчет итогов; б) уточнение бухгалтерских счетов, на которых производится запись;

в) оценка натуральных показателей в денежном измерении и подсчет сум-

мы

г) указание корреспонденции счетов?

7. Что такое документооборот:

а) указания по заполнению документов, применяющихся на данном предприятии;

б) таблица, в которой приводится описание документов; в) путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи

в архив; г) перечень документов, применяющихся в хозяйстве?

8. Что представляют собой реквизиты бухгалтерских документов:

а) показатели, содержащиеся в документе, характеризующие хозяйственную операцию и придающие ему юридическую силу;

б) сведения, являющиеся составными элементами документа; в) название документа, характеризующее его назначение; г) документы, характеризующие хозяйственную операцию?

9. На какие группы подразделяются документы по порядку составле-

ния:

а) на разовые и накопительные; б) на первичные и сводные; в) на внутренние и внешние;

г) на оправдательные и распорядительные?

10. Как классифицируются документы по назначению:

а) первичные и сводные; б) простые и комбинированные;

в) распорядительные и оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные;

г) внутренние и внешние?

87

ГЛАВА 7. СЧЁТНЫЕ ЗАПИСИ И УЧЁТНЫЕ РЕГИСТРЫ

Вцелях получения необходимых показателей о хозяйственной деятельности, сведения об операциях, содержащихся в отдельных документах необходимо сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать, т. е. записать в определенной последовательности.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, используют учетные регистры.

7.1.Понятие об учетных регистрах

Вдокументах регистрируется каждая отдельная операция, на синтетических и аналитических счетах ведется текущий учет и группировка средств и операций предприятия, в балансе периодически обобщается и отражается в денежной оценке на определенную дату состояние средств предприятия и их источников. Необходимо, чтобы каждая хозяйственная операция, оформленная документом, была отражена в том или ином учетном регистре.

Впервичных документах регистрируются только отдельные хозяйственные операции, в них не ведется обобщение всех операций. Сведения из первичных документов переносятся в учетные регистры. Вся организация бухгалтерского учета строится на сочетании различных регистров.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, для контроля за состоянием средств и при выявлении финансового результата работы.

Учетные регистры представляют собой специальным образом разграфленные листы, в которые производятся текущие учетные записи хозяйственных операций. Запись хозяйственных операций в ре-

гистры называется учетной регистрацией. [1, с. 158]

Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах – второй этап учетных работ. В учетных регистрах группируются и систематизируются по счетам данные о состоянии и движении хозяйственных средств и источников их образования. Записи в учетных регистрах могут делаться от руки или с помощью печатающих устройств.

88

Записи в учетных регистрах используются для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый результат работы предприятия.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

наименование регистра; наименование экономического субъекта, составившего ре-

гистр;

дата начала и окончания ведения регистра и период, за который составлен регистр;

хронологическая и систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

7.2. Классификация учетных регистров

Учетные регистры классифицируются по внешней форме, видам учетных записей, объему содержания.

По внешней форме учетные регистры могут быть сводными

89

листами, карточками, книгами и машинными носителями (видеограммы, магнитные диски, дискеты) (рис. 13). [1, с. 159]

Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название «Журнал-ордер», «Ведомость» и т. п.), указание периода, на который рассчитан учетный регистр (месяц, квартал), таблицу для ведения учетных записей. Удобство их использования заключается в том, что они не скреплены между собой и поэтому могут заполняться несколькими работниками одновременно. Свободные листы хранятся и брошюруются в папках.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы. Карточки, по существу, похожи на свободные листы, но изготовлены из более плотной бумаги и имеют меньший размер. Они используются как для ведения аналитического учета ценностей, так и для различного рода расчетов и затрат на производство. Обязательными реквизитами карточек считаются: наименование предприятия, наименование и код синтетического счета, наименование и код аналитического счета, единица измерения, количество (для карточек количественносуммового учета).

В отличие от свободных листов карточки применяются на ограниченных участках учетной работы. В основном они используются для аналитического учета ценностей (складского учета). Карточки подлежат обязательной регистрации в специальном реестре.

Существуют различные формы карточек:

Контокоррентные карточки применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и т. д. они имеют одностороннюю форму. Наличие двух параллельных колонок по дебету и кредиту позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия,

Карточки количественно-суммового или суммового учета при-

меняются для учета товарно-материальных ценностей. В каждой карточке присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. В заголовке карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей.