Основы бухгалтерского учёта. Учебное пособие

91

После того как карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы. Для хранения карточек и удобства использования применяются картотеки. Карточки располагаются в картотеках в порядке указанных на них шифров счетов, открытых на этих карточках.

Книги как учетные регистры отличаются тем, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом. Вследствие этого расположение отдельных частей и страниц книг остается неизменным. Листы учетных книг от начала и до конца последовательно нумеруются. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Зашнуровано и пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц. Для быстрого нахождения определенных страниц книги в начале или конце ее помещается оглавление или составляется алфавитный указатель.

Обязательные реквизиты книги: наименование предприятия, период времени, за который отражаются хозяйственные операции.

Машинные носители размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе. Его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

По содержанию учетные регистры делятся на регистры синтетического учета, аналитического учета и регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет.

Регистры синтетического учета предназначаются для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма графления учетных таблиц.

Дебетуемые счета располагаются в горизонтальных колонках (строках), а кредитуемые – в вертикальных (столбцах). Как уже указывалось, каждая хозяйственная операция записывается по дебету одного счета и кредиту другого. В этой форме представлены все возможные корреспонденции счетов. Сумма хозяйственной операции записывается на пересечении дебетуемого и кредитуемого счета. Получается, что сумма записывается один раз, а учитывается она дважды: по дебету одного счета и по кредиту другого.

Для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам используются специальные учетные регистры. При этом построение и содержание регистров, в которых ведется аналитический учет, могут

92

быть самыми разнообразными в зависимости от объектов аналитического учета.

По видам учетных записей регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию, без иной систематизации. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов и полнотой бухгалтерских записей (кассовая книга, журнал хронологической регистрации хозяйственных операций и т. п.).

Систематические регистры применяют для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов – Главная книга.

Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.

Комбинированные (комплексные) регистры – регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи (журналыордера, записи в которых ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке). [2, с. 290]

7.3. Способы исправления ошибочных бухгалтерских записей

Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете, подразделяются по следующим признакам:

По умыслу (умышленные и неумышленные). Умышленные ошибки связаны со злоупотреблениями. Неумышленные ошибки возникают без злого умысла.

По причинам возникновения (утомление, небрежность, неисправность техники).

По последствиям (локальные и транзитные). Локальная ошибка не влечет за собой последующих ошибок. Транзитная ошибка влечет за собой последующие (например, если при записи в кассовой книге была допущена ошибка в сумме, то она автоматически может быть повторена в журналах-ордерах и Главной книге). Транзитные ошибки опаснее, так как они в большей степени, чем локальные, искажают данные бухгалтерского учета.

93

По значимости (значимые и незначимые). Значимые ошибки влияют на принятие управленческих решений. Незначимые ошибки не могут повлиять на управленческие решения,

По месту возникновения (в тексте, в числах, в корреспонденции счетов).

Варианты поиска ошибок различают следующие:

при выполнении подсчета (суммировании) ряда чисел можно на калькуляторе сначала зафиксировать промежуточный итог, а затем в той же последовательности набрать те же числа со знаком минус. Если после этого окончательный итог будет равен нулю, то подсчеты выполнены правильно;

при несовпадении итогов в оборотах по журналу хронологической регистрации операций и оборотной ведомости необходимо установить, где (в двух или в трех итогах) нарушается равенство. Если в двух, то совпадающие условия признаются правильными, а в числах, дающих третий, несовпадающий итог, имеет место ошибка. Между несовпадающими итогами надо найти разность, которая может указать на величину ошибки. Если в трех, то ошибку следует искать во всех трех группах чисел:

для выявления правильности разноски используется пунктирование, «открыживание» чисел.

Например, если в журнале зафиксирована сумма, то около нее проставляют отличительный знак (W или V), затем отыскивают эту же сумму, в дебетуемом счете ставят тот же знак, затем в кредитуемом и также проставляют этот знак. Если первая пунктировка не дала результата, то ее повторяют, причем проставляют уже второй знак (W), там же делают отметку на знаке (V).

Способы исправления ошибок. Основное правило исправления заключается в том, что ни при каких обстоятельствах ошибка не может быть уничтожена, ее нельзя стереть резинкой или бритвой, зашрихтовать или затушевать. Смысл исправления ошибки заключается в том, чтобы все ее видели как ошибку, а не расценивали как свидетельство возможного злоупотребления. [1, с. 161; 2, с. 303]

Различают три способа исправления ошибок в учетных записях: корректурный, дополнительной проводки и «красное сторно».

Корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление

94

ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах – подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.

Способ дополнительной проводки применяется в том слу-

чае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется составлением дополнительной проводки.

Например, стоимость фактически поступивших товаров составила 15 тыс. руб., а при обработке документов в бухгалтерии выполнена запись:

Дебет счета 41 «Товары» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» 12 000

При проверке ошибка была обнаружена и выполняется дополнительная запись:

Дебет счета 41 «Товары» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» 3 000

Способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, написанные красными чернилами, при подсчете итогов вычитаются.

Для исправления ошибки этим методом производятся одновременно две записи: одна «красная» (красными чернилами) с той же неправильной корреспонденцией счетов, которая была в ошибочной прежде записи, другая обычными чернилами с правильной корреспонденцией счетов. При подсчете итогов все суммы красных записей вычитаются. Этим и достигается основная цель «красного сторно» – уничтожить (аннулировать) неправильную запись.

Способ «красное сторно» применяется и в тех случаях, когда бухгалтерская проводка указана правильная, а сумма записана большая, чем требуется. Этот способ используется не только для исправления ошибок, но также для уточнения некоторых учетных данных (списание реализованных торговых наценок).

Во всех случаях исправление ошибок должно быть оговорено и подтверждено подписью лица, делающего исправление.

При исправлении ошибок способами дополнительной проводки и «красное сторно» бухгалтер составляет справки, в которых со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись

96

5. Раскройте особенности учётных регистров: а) по характеру записей; б) объёму содержания операций; в) по строению.

Тест

1. Дайте определение понятию «учётные регистры»:

а) разграфлённые таблицы, в которых производятся учётные записи; б) книги, приспособленные для регистрации и группировки в них данных о

движении имущества и источников его образования, зафиксированных в первичных документах;

в) таблица специальной формы для регистрации хозяйственных операций; г) журналы-ордера, в которых регистрируются хозяйственные операции.

2.Как классифицируются учётные регистры по внешнему виду:

а) карточки, свободные листы, бухгалтерские книги; б) перфокарты, книги, журналы-ордера; в) книги, карточки, магнитные ленты;

г) свободные листы, перфокарты, журналы-ордера?

3.Как группируются учётные регистры по характеру записей:

а) синтетические, аналитические, шахматные; б) шахматные, односторонние, многографные;

в) линейные, комбинированные, хронологические; г) комбинированные, систематические, хронологические?

4.Что следует понимать под формой бухгалтерского учёта:

а) совокупность технических средств и учётных регистров, используемых в учёте;

б) совокупность учётных регистров, предопределяющих связи синтетического и аналитического учёта, методику и технику регистрации хозяйственных операций и организацию учётного процесса.

в) совокупность приёмов производства записей в учётных регистрах?

5. Назовите способы исправления ошибочных бухгалтерских записей:

а) корректурный способ; б) способ дополнительной проводки;

в) способ «красное сторно»; г) исправления не производятся.

97

ГЛАВА 8. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА НА ПРЕДПРИЯТИИИ

С переходом к рыночным отношениям изменились подходы к организации и ведению бухгалтерского учета; от жесткой регламентации учетного процесса со стороны государства в прошлом осуществлен переход к разумному сочетанию государственного регулирования и самостоятельности организаций в постановке бухгалтерского учета. Сущность новых подходов к организации и ведению бухгалтерского учета заключается в основном в том, что на основании установленных государством общих правил бухгалтерского учета организации самостоятельно разрабатывают учетную политику для решения поставленных перед учетом задач.

8.1. Понятие об организации бухгалтерского учета на предприятии

Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств

ихозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета. Рабочий план счетов бухгалтерского учета утверждается предприятием на основе Плана счетов, утвержденного Министерством финансов РФ. Бухгалтерский учет имущества, обязательств

ихозяйственных операций ведется в валюте РФ – в рублях. [1, с. 211]

Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке, первичные учетные документы, составленные на других языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

При ведении бухгалтерского учета должны быть обеспечены:

соблюдение в течение отчетного года принятой учетной по-

литики отражения хозяйственных операций и оценки имущества; изменения в бухгалтерском учете по сравнению с предыдущим годом должны быть объяснены в годовой бухгалтерской отчетности;

полнота отражения в учете за отчетный период (месяц, квартал, год) всех хозяйственных операций, осуществленных в этом периоде, и результатов инвентаризации имущества и обязательств;

правильность отнесения доходов и расходов к отчетным пе-

риодам;

98

разграничение в учете текущих затрат на производство и ка-

питальные вложения;

тождество аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на первое число каждого месяца.

Ведение в установленной форме бухгалтерского учета и составление отчетности предусмотрены действующим законодательством в качестве обязательной нормы для предприятий всех организационноправовых форм и видов деятельности.

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

Руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя. [7, 9]

Руководитель предприятия утверждает внутренние предписания по ведению бухгалтерского учета, документации, инвентаризации, составлению и анализу внутренней бухгалтерской и внешней финансовой отчетности.

Учет на предприятии ведет бухгалтерская служба, возглавляемая главным бухгалтером, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

8.2. Организационная структура бухгалтерской службы

Бухгалтерская служба предприятия – это специализированное подразделение или отдел, который ведет бухгалтерский учет и составляет бухгалтерские отчеты на предприятии. Бухгалтерия является необходимым и самостоятельным структурным подразделением предприятия и возглавляется главным бухгалтером.

В зависимости от величины и специализации предприятия, а также объема выполняемых операций могут, быть выбраны различные варианты организации бухгалтерской службы на предприятии. Бухгалтерский учет по форме организации подразделяется на централизованный и децентрализованный.

99

При децентрализованной форме бухгалтерского учета на каждом предприятии создается бухгалтерия, которая является самостоятельной структурной единицей. Возглавляет ее главный бухгалтер.

Бухгалтерия крупного предприятия подразделяется на группы: товарная, финансово-расчетная, учета расчетов с рабочими и служащими, материалов и др. Группы возглавляются старшими бухгалтерами. На мелких предприятиях отделы не создаются, а учетные работы распределяются между отдельными работниками бухгалтерии.

При децентрализованном учете бухгалтерский аппарат непосредственно приближается к месту совершения хозяйственных операций, что позволяет своевременно контролировать составление документов, быстрее и легче устранять недостатки в оформлении документов.

Централизация бухгалтерского учета позволяет более эффективно использовать средства автоматизации учетных работ, рационально распределять работу среди бухгалтеров в зависимости от их квалификации, лучше организовать руководство и контроль за работой подчиненных предприятий и тем самым повысить производительность труда работников аппарата бухгалтерии.

8.3. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

Главный бухгалтер предприятия отвечает за ведение бухгалтерского учета и контроля на предприятии и входит в состав дирекции пред-

приятия. [1, с.212]

В своей работе главный бухгалтер предприятия руководствуется Законом о бухгалтерском учете и Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, в соответствии с которыми:

несет ответственность за соблюдение общих методологических принципов бухгалтерского учета;

обязан обеспечить полный учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств, издержек обращения, точный учет результатов финансовохозяйственной деятельности;

обязан обеспечить полное и своевременное перечисление платежей и налогов, погашение задолженности по ссудам и отчисление средств в фонды накопления и потребления;

должен, пользуясь нормативными документами, обеспечить контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех хозяй-

100

ственных операций, составлять бухгалтерскую отчетность и представлять ее в установленные сроки;

подписывает совместно с руководителем документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и финансовых обязательств и хозяйственных договоров. Указанные документы без подписи бухгалтера считаются недействительными и к исполнению не принимаются. Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину. О таких документах он должен письменно сообщать руководителю. При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер выполняет его. При этом всю полноту ответственности несет руководитель предприятия. С главным бухгалтером согласовывается назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц (кассиров, кладовщиков и т. д.);

при увольнении главный бухгалтер сдает дела вновь назначенному главному бухгалтеру. После проверки состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности ревизионной комиссией учредителей или независимой аудиторской организацией. На время отсутствия главного бухгалтера (отпуск, болезнь) права и обязанности переходят к заместителю, а при отсутствии последнего –к другому должностному лицу, о чем должно быть объявлено распоряжением руководителя предприятия.

Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному использованию всех ресурсов, улучшению отражения и анализа финансово-имущественного положения предприятий.

На сегодняшний день к системе бухгалтерского учета предъявляются повышенные требования в связи с ориентацией на международные стандарты учета и отчетности, и более широкое использование положительного отечественного и зарубежного опыта, на обработку бухгалтерской информации с применением различных средств вычислительной техники. Решение этих проблем связано с дальней-