Коммуникативные основы деловой культуры. Учебное пособие

Седьмой - закон необходимого разнообразия. Речь идет о том, что устойчивость функционирования организации требует, чтобы она выполняла некий минимальный набор различных видов деятельности и располагала специалистами различных видов деятельности и располагала специалистами различного направления и уровня подготовки.

Восьмой закон - онтогенеза (индивидуальное развитие, охватывающее все изменения от зарождения до окончания жизни). В соответствии с ним жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга: становления, развития и угасания.

Различают следующие виды организаций:

1.По способу возникновения - естественные и искусственные.

2.По правовому положению - официальные и неофициальные.

3.По характеру внутренних контактов - формальные и неформальные.

Формальная организация строится на основе извне установленных связей, иерархии позиций, нормативной регуляции поведения, распределения функциональных обязанностей. Такие организации формируют отношение власти, сферы ответственности за принятое решение и его выполнение. Они определяют порядок прохождения информационных потоков для прямых и обратных связей управления. Формальные организации, как правило зарегистрированы (чаще всего это - юридические лица), для них характерно наличие официального руководителя (начальника). Такие организации являются результатом запланированных действий и усилий.

Неформальная организация представляет собой спонтанно сложившуюся систему связей, являющихся результатом межличностного взаимодействия. Неформальная организация зачастую функционирует внутри формальной, поддерживает и усиливает ее. В ней открываются более продуктивные каналы коммуникаций, чем это возможно в официальной иерархии. Многие члены организации находят в ней таких людей, с кем они чувствуют себя более свободно, ощущают защиту. Во главе такой группы чаще всего стоит общепризнанный лидер.

Неформальные организации чаще всего не зарегистрированы и, как правило, возникают стихийно.

Безусловно, можно выделить ряд общих черт формальной и неформальной организаций. Среди наиболее значимых важно отметить следующие:

- и то и другое есть группа людей с общими целями (или целевыми установками);

- и те и другие разрабатывают внутренние нормы, стандарты и правила, регулирующие различные аспекты поведения людей [18, с. 99].

Формальное взаимодействие внутри организации осуществляется посредством:

- полномочий (закрепленных в должностных инструкциях или других документах);

61

-делегирования (передачи) ответственности (закрепленного также в должностных инструкциях или других документах);

-делегирования (передачи) власти (можно иметь власть, но не иметь полномочий, и наоборот);

-согласований и консультаций, советов;

-принципа единоначалия;

-аппарата;

-специальных комитетов или подразделений;

-специальных интеграционных механизмов, повышающих синергию и снижающих, эмерджентность организации [5, с. 201.]

4.По отношению к своим членам - первичные и вторичные.

5.По особенностям распределения власти между, организацией и участниками - унитарные и плюралистические.

6.По особенностям функционирования – механические и органические.

Механистическая (бюрократическая) структура выступает как жесткая иерархия, как пирамида управления. Механистические структуры функционируют подобно хорошо работающей машине, механизму.

Органические структуры получили свое название по аналогии с деятельностью живой материи, живой клетки. Они являются более гибкими и адаптивными. Для них характерно небольшое число управленческих уровней, правил и инструкций, большая самостоятельность в принятии решений на низовом уровне.

7.По целям - деловые и общественные.

Как общество не может существовать без морали и законов, так и организация не сможет эффективно функционировать без собственной морали и внутренних законов (уставов, положений, правил, инструкций др.).

Корпоративная философия, прежде всего, ориентирована на скорейшее достижение главной цели, проявление всеми членами профессиональной команды своих лучших личностных качеств, инициативы и гибкости при принятии решений на основе общих корпоративных принципов.

Философия организации - один из самых стабильных и консервативных факторов, определяющих работу организации; она редко меняется, и такие изменения происходят плавно и постепенно. Изменения ее определяются изменениями внутренней и внешней среды организации. Именно консервативный характер философии организации обеспечивает ее стабильное и направленное развитие, определенность и предсказуемость организационного проведения при меняющихся условиях существования.

―Корпоративная философия – это фундамент фирмы‖, считает Александр Чумиков – генеральный директор PR-агентства ―Международный пресс-клуб и автор книги ―Связи с общественностью‖, - ―корпоративная философия – это полное, развернутое, подробное изложение морально-этических и деловых норм, принципов, кредо, которыми руководствуются работники фирмы. Корпоративная философия не преследуют рекламные цели, а выполняет функцию внутреннего организующего начала‖.

62

Философия организации – это совокупность групповых ценностей, принятых способов ведения дел, с которыми ее члены себя отождествляют [62, с. 69.]Корпоративная философия проясняет отношение компании к бизнесу. Положения этой философии отражают основные ценности кампании, ее устремления, убеждения и приоритеты [49, с. 224.]

Корпоративная философия существует в связке миссия, видение. Она создаѐтся в развитие миссии в целях достижения стратегических целей - видения.

Миссия – это краткое выражение функции, которую организация или проект пытаются выполнить в обществе. Удачно сформулированная миссия должна отвечать хотя бы на следующие три вопроса:

-Чем занимается организация?

-Для кого осуществляется ее деятельность?

-В каком рыночном сегменте?

Чем уникальнее миссия, тем более она работоспособна. Если в качестве миссии обозначить увеличение прибыли и накопление капитала, то это значит – затеряться среди сотен тысяч аналогичных предприятий в мире [61, с. 496].

Миссия – не только способ выделиться среди конкурентов, но так же и стержень, понятный персоналу и сплачивающий его. В узком смысле миссия рассматривается как утверждение относительно того, для чего существует организация. В этом случае миссия понимается как утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в котором проявляется ее отличие данной организации от ей подобных. Правильно сформулированная миссия, хотя и имеет всегда общий философский смысл, тем не менее, всегда несет в себе что-то, что делает ее уникальной в своем роде, характеризующей именно ту организацию, в которой она была выработана.

Целевое начало в деятельности организации возникает как отражение целей и интересов различных групп людей, так или иначе связанных с деятельностью организации и вовлеченных в процесс ее функционирования.

Основными группами людей, чьи интересы оказывают влияние на деятельность организации и, следовательно, должны быть учтены при определении ее миссии, являются следующие:

-акционеры (собственники) организации, создающие, приводящие в действие и развивающие организацию;

-сотрудники организации, своим трудом непосредственно обеспечивающие деятельность организации, создание и реализацию продуктов

иуслуг, продвижение ресурсов извне, получающие от организации за свой труд компенсацию и решающие с помощью этой компенсации свои жизненные проблемы;

-потребители продукта организации, отдающие ей свои ресурсы (чаще всего деньги) в обмен на продукт, предлагаемый им организацией, и удовлетворяющие с помощью этого продукта свои потребности;

-деловые партнеры организации, находящиеся с ней в формальных и неформальных деловых отношениях, оказывающие организации коммерческие

63

и некоммерческие услуги и получающие аналогичные услуги со стороны организации;

-местное сообщество, находящееся с организацией во взаимодействии, имеющем многогранное содержание, связанном в первую очередь с формированием социальной и экологической среды обитания организации;

-общество в целом, в первую очередь в лице государственных (муниципальных) институтов, взаимодействующее с организацией в политической, правовой, экономической и других сферах макроокружения, получающее от организации часть создаваемого ею богатства для обеспечения общественного благополучия и развития, плодами которого наряду с другими членами общества также пользуется и организация [13].

Миссия отвечает на вопрос: "Кто мы и что мы делаем", она есть выражение функции, которую организация пытается выполнить в обществе. Формулировка миссии описывает причины существования организации.

Формулировка стратегии развития компании должна быть популяризирована для коллектива компании, партнеров и потенциальных клиентов. Она представляет собой описание перспективы или видение, картину правдоподобно желаемого состояния бизнеса. Видение помогает осмыслить, каким должен быть успех, к которому необходимо стремиться [19, с. 200].

При формулировании стратегии необходимо придерживаться четкого, конкретного и реалистического изложения, определенности результатов, мотивирующих каждого на их достижение. Коллективу, работающему с хорошо понимаемым видением стратегии, не потребуется сложной системы правил и инструкций. Решения менеджеров будут приниматься естественней, необходимость приложения усилий – осознаннее.

Стратегию развития часто подменяют средне и краткосрочными планами, лежащими в той же плоскости, что и настоящее состояние дел за вычетом лежащих на поверхности проблем. Однако видение стратегического развития всегда подразумевает качественный прорыв. И не исключено, что не на один эволюционный виток вверх. Стратегия, лежащая в основе миссии компании – не является планом и не дает точных инструкций, она лишь дает ориентиры, способные привести к качественно иному будущему.

Для достижения успеха в обозначенной корпоративной стратегии нужны ориентиры, навигация. Таким навигатором служит корпоративная философия это полное, подробное изложение морально-этических и деловых норм, принципов, которыми руководствуются сотрудники фирмы или участники проекта.

При разработке философии организации необходимо основываться на действующих нормативных актах (Конституции РФ, Гражданском кодексе, Трудовом Кодекс РФ, Декларации прав человека и т.д.). Уставе, и коллективном договоре организации, особенностях национальной и региональной культуры, мировом и российском опыте лучших компаний. Философия организации должна учитывать: национальный состав сотрудников, региональную специфику (город, поселок, село и др.), тип производства, отрасль, количественный состав персонала, материальный и культурный

64

уровень жизни, личные убеждения собственника и руководителя организации

[37].

Нужна ли отдельная философия организации, ведь на предприятии и так множество нормативных документов?

Приведем аргументы "за": нет одинаковых людей, но отношения между персоналом должны строго регламентироваться общими для всех принципами;

-в организации существует текучесть кадров, и новые сотрудники должны быстро изучить систему моральных ценностей и требования администрации;

-разнообразие вероисповеданий влияет на отношение людей к работе, пище, поведению, семье, привычкам, поэтому нужно иметь универсальные правила;

-следует четко определить взгляды на выборность, самоуправление, единоначалие, роль трудового коллектива, централизацию управления;

-собственник (владелец, хозяин) организация хочет проводить свою политику в отношении персонала, иногда отличную от общепринятой и государственной;

-руководители организации и менеджеры меняются, но это не должно сильно "раскачивать корабль" предприятия, работники должны жить по общим правилам.

Приведем аргументы "против" разработки философии организации:

На современном этапе развития в России сложилась двойная мораль, и часть людей полагает, что лучше не фиксировать систему взаимоотношений в коллективе ("в мутной воде рыбка лучше ловится");

-неформальные группы сами разрабатывают нормы поведения, и не стоит их административно регулировать;

-разработка философии организации и ее корректировка отнимают много времени и сил, поэтому не стоит тратить время и средства на разработку еще одного нормативного документа;

-людям в коллективе свойственно разрабатывать свои правила поведения и быстро к ним адаптироваться. Разработать можно лишь "микрофилософию" для небольшого коллектива.

Корпоративной философией обладают все компании без исключения. Только у одних она зафиксирована документально в виде основных направляющих корпоративных принципов, а у других - присутствует на уровне неосознанном. Ведь у любой компании существует свой определенный круг интересов на рынке, традиционный набор применяемых маркетинговых приемов, стиль поведения на рынке. И если у одних корпоративная философия изначально является направляющим и регулирующим фактором, то у других она сформировалась в результате деятельности компании в течение определенного отрезка времени.

В различных компаниях этот процесс обусловлен различными причинами, однако, по мнению экспертов, существуют и общие факторы, объективно усиливающие актуальность проблемы разработки корпоративной философии.

65

Это, прежде всего, работа в режиме хронического "цейтнота" – дефицит времени, ресурсов, нестабильность экономической и социально-политической конъюнктуры.

Во-вторых, усложнение структуры организации, когда формализованная процедура принятия решений уже не может работать эффективно (особенно это актуально для организаций с внешними акционерами или большим их числом).

Философия рассматривается как мощный управленческий инструмент, обеспечивающий долговременное поступательное развитие организации в изменчивой внешней среде.

Так, результаты исследования, проведенного Центром социальных технологий в декабре 2002 г., свидетельствуют о том, что в наиболее "продвинутых" организациях наличие идеологии компании становится жизненной необходимостью, превращаясь в важнейший инструмент реализации экономических задач.

Вот некоторые наиболее показательные результаты исследования в некоторых российских компаниях.

Потребность в формулировке и принятии корпоративной философии сформирована у персонала компании достаточно четко –

71% опрошенных признал необходимой

4% сотрудников считают не нужной

38% опрошенных отметили наличие в компании элементов корпоративной философии, хотя и не зафиксированных документально.

32% опрошенных считают, что внутрикорпоративной философии в их компании нет, но она нужна [69].

Главная задача создания корпоративной философии – описать компанию. Часто крупные фирмы сталкиваются с ситуацией, когда представления сотрудников о текущих задачах и будущем организации, во-первых, существенно различаются, а во-вторых, не соответствуют действительным стратегическим задачам [3, с. 79].

После того как предприятие определилось с тем, что оно хочет, ему нужно решить, каким стандартам должны следовать сотрудники. Эти правила или стандарты, необходимые для достижения целей, лучше всего сформулировать письменно.

Одна из целей корпоративной философии – помочь компании избежать проблем внутренней коммуникации.

В современных конкурентных условиях единое понимание сотрудниками рыночной позиции фирмы и средств ее удержания становится критичным по важности. В ряде случаев началом для определения корпоративной философии может стать брэнд, поскольку именно через него компания транслирует свои ценности (например, представления о своей позиции на рынке и клиентах) во внешнюю среду. В некоторых компаниях корпоративная философия была автоматически "определена" брэндом: фирма проецировала на свою внутреннюю структуру те ценности, которые стремилась донести до потребителя.

66

Корпоративная философия должна быть управленческим принципом, дополняющим финансовый принцип. Она побуждает каждого сотрудника, думать: каков, мой сегодняшний вклад в успех компании? В организациях, управляемых по принципам корпоративной религии, нет проблем с коммуникацией между сотрудниками. Информационные потоки внутри таких компаний отлажены настолько, что если обратиться к курьеру с вопросом "Каковы стратегические цели компании на ближайшие два года?", то он, не задумываясь, подробно о них расскажет.

Организационную философию образуют:

-базовые предположения, которых придерживаются члены организации в своих поступках

-ценности, разделяемые членами организации

-верования

-ожидания

-нормы поведения

Исходными документами организации для разработки философии являются:

Конституция (Основной Закон); Гражданский кодекс; Кодекс законов о труде;

Декларация прав человека; коллективный договор; религиозные писания (Библию, Коран); программа правящей партии; устав; опыт лучших предприятий и организаций.

При разработке философии необходимо учитывать особенности, функционирования организации:

-национальный состав сотрудников;

-региональную специфику (область, город);

-тип производства; отрасль народного хозяйства;

-количественный состав;

-уровень жизни работников; культурный уровень персонала;

-взгляды и позицию собственника (хозяина); личные убеждения директора.

Понятие корпоративной философии, как и осознанные пути ее осмысления и формирования, наиболее часто используется в крупных национальных и транснациональных компаниях.

В большинстве организаций корпоративная философия формируется не на эксплицитном, а на имплицитном, в том числе и бессознательном уровнях. Основываясь на личном жизненном опыте, индивидуальном представлении о роли и месте организации в обществе, руководство организации формирует определенные смысловые представления и передает их персоналу. Для эффективного использования феномена корпоративной философии, как в экономической, так и в социальной деятельности предприятия, осуществляется письменное формулирование и документирование основного содержания [19, с.

151].

67

Словесную интерпретацию представленных ключевых характеристик следует письменно зафиксировать во Внутрифирменном кодексе (ВК) предприятия [57, с.63.]

Философия организации система основных принципов, которые определяют формы протекающих в организации процессов и в соответствии, с которыми организация формирует свою деятельность.

Эти принципы (сформулированные в терминах "как", "каким образом"…) служат основой для разработки форм взаимоотношений между действующими субъектами норм взаимоотношений между сотрудниками организации, норм отношения к клиентам, конкурентам, партнерам, системы стимулирования и мотивации персонала. Корпоративная философия служит одним из инструментов согласования интересов отдельных сотрудников и организации в целом.

Главный результат разработки организационной философии то, что руководитель организации получает дополнительный рычаг воздействия, управления организацией.

Плюс к этому организационная философия является очень действенным фактором, повышающим устойчивость организации (особенно большой). Это особенно важно в моменты кризисов и быстрого изменения внешней среды организации, когда поток информации, "обрушивающийся" на высшее руководство организации, не может быть качественно им переработан, и руководителям среднего звена приходится во многом самостоятельно принимать решения именно общая, известная всем система принципов помогает им принять правильное решение.

Это достигается за счет следующих факторов:

-в организации создается основа единой системы "правил игры" для ее сотрудников и организации в целом

-сотрудники четко осознают свое место в организации, знают принципы, на основе которых нужно строить свое поведение внутри организации и вне ее

-руководители организации понимают, на основании каких принципов необходимо принимать решения по управлению (в первую очередь, касающиеся форм деятельностных процессов)

-правильно организуются информационные каналы в организации

-поведение сотрудников способствует достижению целей организации

-повышается эффективность организации как целостного организма. Философия организации - это совокупность внутрифирменных

принципов и правил взаимоотношений рабочих и служащих, своеобразная система ценностей и убеждений, воспринимаемая добровольно или в процессе воспитания всем персоналом организации. Можно сказать проще - это "моральный кодекс поведения в организации". Соблюдение философии гарантирует успех и благополучие во взаимоотношениях персонала и в итоге эффективное развитие организации [65, с.11].

Ценности, нормы и правила могут быть представлены в каких-то регламентирующих документах, в описании истории организации, во

68

внутриорганизационной прессе или зафиксированы в каких-то иных формах. А с другой стороны, они обязательно должны быть представлены в каком-то виде, на уровне каждого отдельного сотрудника. Они должны найти отражения как на уровне потребностно-мотивационной структуры, так и на уровне когнитивной картины мира.

Ценностно-нормативная структура:

-основные ценности, разделяемые в организации;

-корпоративные традиции, ритуалы;

-корпоративные нормы и правила (взаимоотношения с клиентами).

Эти ценности, как правило, не осознаются, но именно они являются стержнем человеческой составляющей любой организации. Ценности не только могут проявляться в поведении и языке, они определяют выборы, которые делает организация, решения, которые принимаются. Ценности могут быть как позитивными, ориентирующими людей на такие образцы поведения, которые поддерживают достижение организационных целей, так и негативными, которые отрицательно влияют на организационную эффективность. Они определяют и стили поведения, и стили общения с коллегами и клиентами, уровень мотивированности, активность и др.

Поведенческие нормы – это те требования (как зафиксированные в документах, так и негласные) к поведению работников, которые воспринимаются ими как некий свод правил, определяющих, каким должно быть «правильное», «должное» поведение членов организации в тех или иных стандартных ситуациях. Например, быстрое и качественное обслуживание клиентов, безоговорочное исполнение приказов и распоряжений руководства, помощь и сотрудничество в командной работе и т. п.

Примерная философия организации, как правило, определяет:

-цели и задачи организации;

-декларацию прав сотрудника;

-что поощряется и запрещается;

-деловые и нравственные качества;

-условия труда и организацию рабочих мест;

-оценку и оплату труда;

-социальные блага и гарантии;

-возможности реализации увлечений, условия отдыха.

Таким образом, под философией организации следует понимать совокупность внутриорганизационных принципов, моральных и административных норм и правил взаимоотношений персонала, (не только с потребителями Ваших услуг, но и друг с другом), систему ценностей и убеждений, воспринимаемых всем персоналом, и подчиненную глобальной цели организации.

Цель корпоративной философии состоит в том, чтобы каждый сотрудник понимал, что представляет собой компания, каковы ее ценности и цели и чего она ожидает от каждого сотрудника. Философия рассматривается как наиболее мощный управленческий инструмент, обеспечивающий долговременное поступательное развитие внутренней среды организации в изменчивой внешней

69

среде. Следует отметить, что чем в большей степени уникальна корпоративная философия, тем более работоспособной она является. Корпоративная философия, ее уникальность не должна противоречить существующим на каком-либо международном, государственном или региональном пространстве законам или другим нормативным актам. Соблюдение философии гарантирует успех и благополучие во взаимоотношениях персонала и, как следствие, эффективное развитие организации.

3.3. Управление коммуникациями в организациях

Важную роль при осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления.

Коммуникации - это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. Коммуникации – это взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации.

Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к объекту управления, и наоборот, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работа невозможна.

Рассмотрим сущность, структуру, виды, средства, способы коммуникаций в организации.

На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация - это «обмен информацией между двумя и более людьми» [39, с.155], на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Коммуникация может иметь место, если общающиеся люди понимают друг друга, т. е. у них имеется общий социальный опыт или они говорят на одном языке. Коммуникаций не бывает без информации, т. е. того, что передается в ходе коммуникативного процесса, чем люди обмениваются при коммуникации.

Если источником сообщения выступает субъект управления, то говорят об управленческой информации:

Управленческую информацию различают как:

исходную, она кладется в основу принятия решений;

организационную, она используется при реализации решений;

регулирующую, она сопровождает управленческое решение и существует в виде определенных правил, предписаний, норм, рекомендаций;

учетно-контрольную, она использует на завершающем этапе управленческого цикла.

Управленческую информацию также можно подразделить на:

70