Коммуникативные основы деловой культуры. Учебное пособие
.pdfГЛАВА 3. ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ В ОРГАНИЗАЦИИ
3.1. Понятие организации
Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни, - экономика, наука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь.
Существуют различные трактовки термина "организация".
В нашем случае организация рассматривается как объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения.
Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития.
Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Под словами "сознательно координируемое" понимается управление, под "социальным образованием" - то, что организация состоит из отдельных людей или их групп, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следуют индивидуумы, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации.
Границы, которые имеет организация, могут со временем меняться. Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому он и создает интегрированные процессы коммуникации, которые являются жизненно важными связующими звеньями внутри организации, между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой.
С точки зрения права, организация - самостоятельный хозяйствующий (ведущий ту или иную деятельность с целью реализации ее результатов на рынке) субъект, созданный в порядке, установленном Гражданским кодексом РФ, для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли [43, с.12].
Психологический аспект — организация — дифференцированное и взаимно упорядоченное объединение индивидов и групп, действующих на базе общих целей, интересов и программ [68].
51
Организация - форма объединения людей для их совместной деятельности в рамках определенной структуры, система, призванная выполнять заданные функции, решать определенный круг задач. Например, предприятие, компания, школа, институт, банк, правительственное учреждение; совокупность лиц, выступающих в качестве единого субъекта деятельности определенного вида, выполняющих определенную общую функцию, обладающих вытекающими из этого правами и несущих ответственность [48, с.
54.].
Организация – это строение чего-либо, устройство. Это группа людей, деятельность которых координируется для достижения общих целей. Каждая организация представляет собой открытую систему, существующую во взаимосвязи со средой [48, с. 54.].
Термин "организация" в широком смысле рассматривается как предприятие — функционально-целевая общность людей, с присущей ей социальной структурой, каналами коммуникации, ориентации, координации, управлений и контроля, формирующаяся на основе разделения труда, специализаций функций и иерархизированной системы взаимодействия между индивидами, группами и структурными подразделениями для удовлетворения социальных потребностей индивидов и общества.
Общие характеристики организации:
1.Ресурсы организации. К ним относятся: кадры организации, капитал, материалы, технология, информация, которые составляют внутреннюю среду организации. Цель каждой организации предполагает преобразование различных ресурсов для достижения установленной цели.
2.Зависимость организации от внешней среды. Организация полностью зависит от окружающего мира, то есть внешней среды, как в отношении ресурсов, так и в отношении своих клиентов или потребителей. Внешняя среда включает экономические условия в данной стране, правительственные акты, профсоюзы, конкурирующие организации, потребителей, а также общественные взгляды, технику и технологию в целом.
3.Разделение труда в организации. Различают горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда - это разделение на параллельно функционирующие подразделения внутри организации. Сложные большие организации осуществляют горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающиеся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называют отделами или службами. Вертикальное разделение труда - это координация работы составных частей организации: отделов, служб, различных подразделений. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.
4.Необходимость управления в организации. Чтобы организация могла добиться своих целей, задачи ее подразделений должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда, поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. В
52
связи с этим организация должна назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.
Менеджеры занимаются организационной деятельностью, чтобы выполнить три вещи:
-первое, процесс организации повышает эффективность и качество работы. Только в процессе организации могут быть созданы условия для достижения
синергии. Иными словами, группы людей, эффективно работающих вместе, могут сделать гораздо больше, чем, если бы они трудились по одному.
-вторая причина потребности в процессе организации обусловлена необходимостью установления ответственности. Любые усилия людей более эффективны, когда они понимают свои специфические обязанности. Кроме того, важно, чтобы все служащие знали, перед кем они должны отчитываться, и кто будет поручать им работу, и наблюдать за исполнением. Полезно также, чтобы каждый работник был ознакомлен со всей структурой власти в организации. Взаимоотношения различных органов власти должны быть ясны всем, начиная от рабочих, находящихся на нижней ступени организационной пирамиды, и кончая высшими руководителями.
-третья и последняя причина, вызывающая необходимость процесса организации, — это облегчение коммуникаций. Формальная коммуникация прямо следует за структурой власти в организации. Так, когда человек знает, кто его босс и какими подчиненными он руководит, то формальные линии связи устанавливаются в двух направлениях. Этот процесс охватывает всех, так что существует коммуникационная линия, которая проходит сверху вниз через всю организацию, а также по горизонтали [47, с. 41]..
В книге «Менеджмент» Виханского О.С. и Наумова А.И. под организацией понимается систематизированное, сознательное объединение действий людей, преследующее достижение определенных целей.
Существует множество определений организации, из которых обычно выделяется концепция организации как рациональной системы, или системы, направленной на достижение цели.
Можно выделить четыре направления в определении организации: в соответствии с теорией Ч. Барнарда организация - это такой вид кооперации людей, который отличается от других социальных групп сознательностью, предсказуемостью и целенаправленностью. Ч. Барнард и его последователи уделяли внимание, в основном, совместным действиям людей, их кооперации, а уже потом необходимости достижения целей.
Другое направление лучше всего характеризует точка зрения Д.Марча и Г.Саймона, согласно которой организация - это сообщество взаимодействующих человеческих существ, являющееся самым распространенным в обществе и содержащим центральную координационную систему. Высокая специфичность структуры и координации внутри организации отличают ее от диффузных и неупорядоченных связей между неорганизованными индивидами. Все это делает организацию похожей на отдельный сложный биологический организм. С точки зрения менеджмента,
53
организация - это система принятия и реализации управленческих решений, где люди - механизмы принятия решений.
П. Блау и У. Скотт представляют третье направление в определении организации. В этом направлении указывается основная, по их мнению, характеристика сложившейся организации - то, что она для достижения специфических целей должна быть формализована, обладать формальной структурой.
По мнению А. Этциони, организация - это социальные объединения (или человеческие группы), сознательно конструируемые и реконструируемые для специфических целей. Основной упор здесь делается на сознательное членство в организации и сознательное действие ее членов.
Можно выделить основные значимые черты организации:
-наличие двух или более людей, считающих себя членами одной группы;
-наличие общей, совместной деятельности этих людей;
-наличие способности выявлять и удовлетворять потребности
-наличие определенных механизмов или системы координации деятельности;
-наличие, по крайней мере, одной общей цели, разделяемой и принимаемой абсолютным большинством (в группе).
Согласно концепции жизненного цикла организации ее деятельность проходит пять основных стадий:
1)рождение организации: главная цель заключается в выживании; руководство осуществляется одним лицом; основная задача - выход на рынок;
2)детство и юность: главная цель - получение прибыли в ближайшей перспективе и ускоренный рост; стиль руководства жесткий; основная задача - укрепление позиций и захват рынка; задача в области организации труда - планирование прибыли, увеличение заработной платы, предоставление различных льгот персоналу;
3)зрелость: главная цель - систематический сбалансированный рост, формирование индивидуального имиджа; эффект руководства достигается за счет делегирования полномочий; основная задача - рост по разным направлениям деятельности, завоевание рынка; задача в области организации труда - разделение и кооперация труда, премирование в соответствии с индивидуальными результатами;
4)старение организации: главная цель - сохранение достигнутых результатов; эффект руководства достигается за счет координации действий, основная задача - обеспечить стабильность, свободный режим организации труда, участие и прибылях;
5)возрождение либо исчезновение: главная цель состоит в обеспечении оживления всех функций; рост организации достигается за счет сплоченности персонала, коллективизма. Главная задача - омоложение, внедрение инновационного механизма, внедрение научной организации труда и коллективное премирование [84].
Организация - это самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла [41, с.84]
54
Любая организация (фирма, промышленное производство, компания и т. д.) имеет свою внутреннюю среду и среду внешнюю, в которой она существует.
Внутренняя среда организации - ситуационные факторы внутри организации. К основным переменным внутри организации относятся цели, структура, задачи, технология и люди.
Цели - конкретные, конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.
Структура - представляет собой логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать цели организации.
Структура организации, то есть упорядоченная совокупность ее взаимосвязанных частей, существует в четырех формах:
1.Техническая структура - жесткая структура - представлена совокупностью материальных объектов и процессов (помещение, оборудование, условия труда, технологии) которые в единстве образуют базу остальных.
2.Социальная структура - образуется совокупностью ее участников и связей между ними. Сюда включают, формальны и неформальные группы, должности, служебные и личные связи, ценности, сферы влияния, линии подчинения и пр. Все элементы социальной структуры являются изменчивыми,
апоэтому называются «мягкими».
3.Социотехническая структура - это совокупность рабочих мест, объединяющая работников пространственно и технологически. Она интегрирует в себе жесткую техническую и гибкую социальную структуры.
4.Нормативно-правовая структура – это совокупность юридических норм, требований стандартов, необходимых для осуществления функций организации.
Основными элементами организации считаются: цели, ресурсы,
разделение труда, культура, технологии, структуры, каналы обмена информацией, нормы поведения сотрудников и пр. Их совокупность образует ее внутреннюю среду.
Задачи - определенная работа, серия работ, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее определенные сроки.
Технологии - это средство преобразования входов, будь то люди, информация или материалы, в исходящие результаты. Социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги. Технология подразумевает стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта.
Существует четыре типа технологий управления организацией.
1. Складывающаяся технология заключается в том, что все участники относительно независимо друг от друга работают на кого-то одного, кто создает конечный продукт.
55
2.Последовательная технология предполагает, что работы в организации вытекают друг из друга, и ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая.
3.Связанная технология означает, что работы взаимно обусловливают друг друга, но при этом не обязательно в строгой последовательности.
4.Групповая технология заключается в том, что работы выполняются на одном стационарном объекте многими участниками.
Люди - являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.
В силу такого положения люди для менеджера являются «предметом номер один». Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.
Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда.
Вэтой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.
К внешней среде организации относятся:
поставщики, конкуренты, покупатели (клиенты), партнеры по бизнесу, государство и его структуры, культура народа, профсоюзы, состояние экономики и НТП, политические факторы, международное окружение.
Внешняя среда организации делится на среду прямого и косвенного воздействия:
Внешняя среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации:
Таким образом, организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Любая организация находится и функционирует в среде. Под средой понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на функционирование организации, требуют принятия управленческих решений, направленных на их управление либо на приспособление к ним. В структуре среды организации различают факторы внутренней и внешней среды.
56
Рассмотрение организаций как сообществ, имеющих единообразное понимание своих целей, значения и места, ценностей и поведения, вызвало к жизни понятие организационной философии. Организация формирует собственный облик, в основе которого лежат правила поведения и нравственные принципы работников, репутация в деловом мире, специфическое качество производимой продукции и оказываемых услуг и т.п. Это система общепринятых в организации представлений и подходов к постановке дела, к формам отношений и к достижению результатов деятельности, которые отличают данную организацию от всех других.
3.2. Понятие организационной культуры
Важнейшим элементом внутренней среды является организационный порядок. Под ним понимается совокупность автоматически действующих правил и норм (прохождения документов, приема посетителей, начала и окончания работы, перерывов и пр.). Принято говорить об организационной культуре как о системе «исторически сложившихся общих традиций, ценностей, символов, убеждений, формальных и неформальных правил поведения администрации и персонала, выдержавших испытания временем» [8, с.203]. К смежным, более узким в терминологическом плане понятиям здесь справедливо можно отнести понятия «корпоративная культура», «корпоративная философия».
Внутренняя среда - совокупность внутренних элементов организации, к которым относятся;
-разделение труда (горизонтальное и вертикальное);
-технология деятельности (складывающаяся, последовательная: связанная, групповая);
-организационный порядок;
-отношения в коллективе.
Мескон М.Х. говорит о внутренних переменных как ситуативных
факторах, существующих внутри организации. К основным ситуативным факторам он относит пять: а) цели; б) структура; в) задачи; г) технологии; д)
люди [40, с.76].
Информация о внутренней среде фирмы необходима, для того чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.
Анализ внутренней среды проводят по следующим направлениям: производство: объем, структура, темпы производства;
-номенклатура продукции предприятия;
-обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, скорость их использования, система контроля запасов;
57
-наличный парк оборудования и степень его использования, резервные мощности, техническая эффективность мощностей;
-местонахождение производства и наличие инфраструктуры; экология производства;
-контроль качества, издержки и качество технологий; патенты, торговые марки и т.п.;
-персонал: структура, потенциал, квалификация, количественный состав работников, производительность труда, текучесть кадров, стоимость рабочей силы, интересы и потребности работников;
-организация управления: организационная структура, система управления; уровень менеджмента, квалификация, способности и интересы высшего руководства;
-фирменная культура; престиж и имидж фирмы;
-организация системы коммуникаций;
-маркетинг: товары, произведенные фирмой, доля на рынке; возможность собирать необходимую информацию о рынках; каналы распределения и сбыта;
-маркетинговый бюджет и его исполнение; маркетинговые планы и программы;
-нововведения;
-имидж, репутация и качество товаров;
-стимулирование сбыта, реклама, ценообразование;
финансы и учет:
-финансовая устойчивость и платежеспособность; прибыльность и рентабельность (по товарам, регионам, каналам сбыта, посредникам);
-собственные и заемные средства и их соотношение;
-эффективная система учета, в том числе учета издержек, формирования бюджета, планирования прибыли.
Внешняя среда (окружение) - совокупность объектов и условий, с которыми организация взаимодействует непосредственно (деловое) или которые она должна учитывать (фоновое).
Мескон М.Х., вслед за Эльбингом, выделяет прямые и косвенные факторы внешней среды. По его мнению, к первым относятся те, которые «влияют на операциональную деятельность организации и испытывают нга себе ее влияние», т.е. поставщики, трудовые ресурсы, законодательные органы, органы государственного регулирования, потребители и конкуренты:
а) Поставщики. Поставщиками капитала в основном являются банки, акционеры и частные лица. Чем лучше обстоят дела у данной организации, тем больше шансов получить кредит на льготных условиях у поставщиков капитала.
б) Трудовые ресурсы. Без нужных специалистов должной квалификации нельзя эффективно использовать сложную технику и оборудование.
в) Законы государства. Организации обязаны выполнять не только
федеральные, но и региональные законы. Государственные органы
58
обеспечивают принудительное выполнение законов в сфере своей компетенции.
г) Потребители. Потребители решают, какие товары и услуги для них желательны, то есть они определяют направления и возможности роста организации. В рыночной экономике действует принцип: "Потребитель - король рынка".
д) Конкуренты. Руководство предприятия должно понимать, что неудовлетворенные нужды потребителей создают свободные ниши на рынке для конкурирующих организаций.
Внешняя среда косвенного воздействия состоит из факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на деятельность организации: они не всегда оказывают немедленное воздействие на деятельность организации, но все же влияют на первые. Это экономические условия, научнотехнический прогресс, социокультурные и политические изменения, группы интересов и события в зарубежных странах [40, с.100].
а) Состояние экономики страны. Руководство организации, особенно при выходе на международный рынок, должно учитывать экономическую ситуацию в той стране, в которую поставляет свой товар, или с которой организация имеет деловые отношения. Состояние мировой экономики влияет на стоимость ресурсов и способность покупателей приобретать товары и услуги. Если в экономике прогнозируется спад, то необходимо уменьшить запасы готовой продукции, чтобы преодолеть трудности сбыта, кроме этого следует учесть увеличение или уменьшение ставки процента на займы, возможное колебание курса доллара или других твердых валют.
б) Научно-технический прогресс. Технические новшества повышают производительность труда, способствуют улучшению качества продукции, а также расширяют возможные области применения товаров. Появление таких высоких технологий, как компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая, а также использование атомной энергии, синтетических материалов, миниатюризация приборов и производственного оборудования оказывают существенное влияние на развитие и деятельность организации [11].
в) Социокультурные факторы. Это, прежде всего, жизненные ценности и традиции, обычаи, установки, которые оказывают существенное влияние на деятельность организации.
г) Политические факторы. К ним относятся: экономическая политика административных органов государства, т.е. система налогообложения, льготные торговые пошлины, законодательство о защите потребителей, стандарты на безопасность продукции и стандарты по экологии. Для организации, осуществляющей международную деятельность, существенное значение имеет политическая стабильность данного государства, а также установка с его стороны специальных пошлин на импорт товаров, экспортных квот и т.д.
Кроме того, косвенным фактором внешней среды являются также отношения с местным населением. Характер отношений с местной общиной является очень важным для учета и планирования в любой организации. Так, в
59
каждой общине существуют свои специфические законы и установки по вопросам бизнеса и ведения деловых отношений с другими организациями и учреждениями. Иногда для поддержания хороших отношений с общиной необходимо финансирование и поддержка ее социальных программ, а также благотворительная деятельность по многим направлениям.
Внешняя среда имеет следующие характеристики:
сложность среды, так как она характеризуется большим числом факторов, на которые организация должна реагировать;
подвижность среды - это скорость, с которой происходит изменение в окружающей организацию среде;
неопределенность внешней среды предполагает, что если информации мало или есть сомнения в ее точности, то среда становится более неопределенной, что затрудняет работу организации.
Внешняя среда предприятия представляет собою единую рыночную систему с частными рынками:
-потребления;
-научно-технической, экономической, политической информации;
-капитала;
-рабочей силы;
-сырья, материалов и комплектации.
Эти рынки и сама фирма в своей внутренней среде должны подчиняться определенным "правилам игры"- законодательным правилам и ограничениям
[31, с. 548-553].
Выделяют восемь законов функционирования организации как системы управления:
Главным законом принято считать закон синергии (греч. ~ сотрудничество, содружество). Он гласит, что возможности организации как единого целого превышают сумму возможностей ее отдельных частей. Это обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением.
Второй закон организации определяет дополнения внутри организационных процессов и функций противоположно направленными.
Третий закон организации требует сохранения пропорциональности между ней и ее частями при любых возможных изменениях. Это позволяет в наибольшей степени реализовывать имеющиеся возможности.
Четвертый закон организации получил название закона композиции. Его суть состоит в том, что функционирование всех без исключения частей организации в той или иной степени подчиняется общей цели.
Пятый закон организации - закон самосохранения. Он предполагает, что любая организация, равно как и ее отдельная часть, стремится, сохраните себя как целое.
Шестой - закон информированности. Он утверждает, что в организации не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей, позволяющей им принимать осмысленные решения.
60