Информационный менеджмент. Учебное пособие

ний, предприятий, управление информацией является непременным и пер- востепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и дос- товерности сведений. Для многих организаций внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и но- сит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам.

Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эф- фективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Кроме того, в масштабе государства виды деятельности, связанные с формированием информационных ресурсов и ресурсов знаний, поддержи- ванием их в актуальном состоянии, созданием средств обработки, средств связи, средств копирования информации, объединяют в понятие «инфор- мационная индустрия».

Информационный бизнес – это бизнес, где товаром является ин- формация. Бизнес в сфере информационной индустрии – это бизнес, где товаром выступает не только информация, но и компьютерная техника, программное обеспечение, оргтехника и другие средства, используемые в информационных технологиях.

ИКТ и информационные ресурсы на практике неотделимы друг от друга. Для применения электронных информационных ресурсов необхо- димо воспользоваться компьютером и компьютерной сетью.

Способность решать задачи информационного обслуживания на уровне максимальных возможностей, определяемых достигнутым на дан- ный момент состоянием развития вычислительной техники и связи, назы-

вают информационным потенциалом.

Таким образом, одним из важнейших факторов успешного управле- ния является наличие достоверной оперативной информации о происхо- дящих на предприятии процессах.

Задачами информационного менеджмента является обеспечение дос- тижения целей организации за счет эффективного согласованного управ- ления как элементами, процессами и ресурсами собственно информацион- ной системы, так и другими элементами, процессами и ресурсами пред- приятия. В этих задачах управления в той или иной мере используются информационные системы и реализованные в ней информационные ресур- сы и технологии.

11

1.3. Информация и ее роль в современной региональной экономике

За последние годы в современной экономике, основанной на теле- коммуникационных технологиях, появились новые виды экономической деятельности социальных связей, что послужило поводом говорить о ста- новлении экономики нового типа. Ведутся споры относительно сформиро- вавшейся формы новой экономической среды, а также по вопросу, на- сколько «новая» экономика отличается от «старой» экономики. Исследо- ванием этих вопросов занимаются различные области науки, были созданы комитеты и рабочие группы на правительственном уровне.

За всю недолгую историю развития новая экономика испытывала пе- репады от периодов роста к периодам спада. Бурное развитие всей инфор- мационной индустрии и интернет-компаний в конце 1990-х годов смени- лось резким спадом и обвалом рынка в марте 2001 г. Многие интернет- компании обанкротились, а производители информационных технологий вынуждены были пойти на сокращение штата и свертывание планов.

Специалисты и ученые-экономисты не пришли к единому мнению по многим вопросам, однако все они отводят информации главную роль в со- временной экономике. Об усиливающемся значении информации в эконо-

мике говорят более высокие темпы роста информационной индустрии в сравнении с другими видами экономической деятельности. Среднегодовые темпы роста объема продаж в 1990-х годах на мировом информационном

рынке значительно обгоняли темпы роста экономики в целом и составили

16–25%.

Рост доли информации (ее производства и использования) в эконо-

мике обусловлен полученным большим экономическим эффектом от ее применения в деятельности предприятий. Информация оказывает на эко- номику три основных положительных эффекта.

Во-первых, в последние годы развитие информационной индустрии привело к формированию новых видов экономической деятельности и но- вых рынков. В первую очередь к ним можно отнести услуги по доступу к информационным ресурсам, услуги по поиску и оценке и обработке ин- формации, продажу контента для мобильных телефонов, предоставление контента в Интернете. Открытие новых рынков, обеспечение доступа большому количеству пользователей имеют такие социальные эффекты, как создание новых рабочих мест.

Во-вторых, применение информационных ресурсов обеспечило рост эффективности практически во всех секторах экономики. Доступ к дело- вой информации позволил снизить издержки на поиск и проверку сведе- ний о партнерах, материалах, технологиях. С другой стороны, доступ к на- учно-технической и специализированной информации позволил компани-

ям ознакомиться и применять в своей деятельности инновации в области

12

технологий, менеджмента, маркетинга. Таким образом, информация спо- собствует инновационному развитию компаний [8].

В-третьих, увеличение количества экономических агентов вследст- вие более легкого доступа к информационным ресурсам. До эпохи массо- вого распространения компьютеров и Интернета (как коммуникационной среды) доступ к информационным ресурсам был открыт только для круп- ных компаний из-за дороговизны информации, а также необходимости ус- тановки и обслуживания терминалов доступа и линий связи.

За последние 10–15 лет стоимость доступа к информационным ре- сурсам значительно снизилась.

Помимо экономического эффекта, информационная индустрия влия- ет на науку и образование.

Доступ к информационным ресурсам создал новую исследователь- скую среду, в которой специалисты, разделенные расстоянием, могут со-

стоять в одной исследовательской группе для решения научной задачи и оперативно обмениваться результатами. Информационные ресурсы также позволяют получать своевременно информацию о новых разработках и ре- зультатах исследований.

Кроме того, информационные ресурсы оказывают огромное влияние на образование. Сегодня университеты обеспечивают доступ к мировым информационным ресурсам, что позволяет осуществить отработку практи- ческих навыков и умений на реальной информации, используемой в реаль- ном секторе экономики. Вместе с тем, растущая роль информации в эко- номике предъявляет новые требования к образованию. Образование долж- но быть ориентировано на подготовку специалистов, которым предстоит работать в динамично изменяющейся среде.

В настоящее время считается, что на корпоративном уровне инфор- мация представляет собой ресурс инновационного развития и является не- обходимым условием для развития компании, разработки новых видов продукции и новых процессов. Согласно опросу, проведенному Европей- ской комиссией в 2006 году, 24% европейских компаний выпустили но- вые продукты, при этом около половины компаний связали результат соз- дания нового продукта с использованием информационных технологий.

Этот инновационный ресурс в виде информационных технологий стал доступен не только крупным предприятиям и исследовательским ор- ганизациям, но и компаниям среднего и малого бизнеса [8].

На первый взгляд, информация обладает особыми свойствами, кото- рые способны сделать ее неиссякаемым общедоступным ресурсом эконо- мического развития, независимым от местонахождения, в отличие от мате- риальных ресурсов. К этим свойствам относятся низкие затраты на копи- рование и передачу информации. Однако применение информации требует определенных условий, в первую очередь, специальной инфраструктуры, что накладывает ряд ограничений на доступ к информации. Неэффектив-

13

ная организация информационной работы может привести компанию к значительным убыткам. Об этом говорят результаты исследования, прове- денного среди компаний в США, где сотрудники, занимающиеся инфор- мационной деятельностью, тратят в среднем от 15% своего рабочего вре- мени на поиск информации, при этом 35% находят необходимые сведе- ния в менее чем половине случаев. Таким образом, организации ежегодно теряют минимум 6 млн. долл. США только на поиске информации.4

Стремительное развитие информационных, компьютерных и комму- никационных технологий часто называют информационно - коммуникаци- онной (ИКТ) революцией. Предпосылками ИКТ - революции, произо- шедшей в середине 90-х годов XX века, являются формирование глобаль- ной сети Интернет и создание доступных и мощных персональных компь- ютеров. Появление индивидуальных средств информационной работы, та- ких как ПК, подключенные к сети Интернет, привело к следующим изме- нениям.

¾Резкое увеличение объемов накапливаемой информации. По оценкам экспертов в области информатики, в настоящее время удвоение общего объема знаний в мире происходит каждые 2–3 года.

¾Внедрение средств ИКТ во все сферы деятельности человека. Именно с 90-х годов начинается активный процесс автоматизации биз- нес-процессов в компаниях, образовательных учреждениях, государст- венных организациях.

¾Формирование единого информационного пространства на ос- нове сети Интернет и расширение доступа к информационным ресур- сам.

Информация способствует развитию инноваций, убыстрению про-

цессов и изменений практически во всех отраслях экономики. Инновации направлены на повышение производительности труда, сокращение издер- жек, улучшение качества продукта и в конечном итоге – на повышение уровня жизни населения в целом. Изменения, на которые раньше требова- лись десятилетия, сейчас проходят за 1–2 года, принося элемент неста- бильности в экономику. В условиях быстрого распространения и доступ- ности информации внедрение инноваций не может обеспечить долгосроч- ное конкурентное преимущество компании. Вероятность копирования ин- новаций конкурентами или их дальнейшее развитие как никогда высоки. Около 40 % европейских предприятий отметили, что конкуренция в их секторе возросла в результате развития информационной индустрии.5

Увеличение темпов внедрения изменений в деятельность предпри- ятий навязывает компаниям гонку за инновациями, тем самым подталки-

4 Feldman S. (2004? March)/ The high cost not finding information. KM World. No.3 Vol. 13. P.8

5ICT and e- Business for an Innovative and Sustainable 7th Synthesis Report of the Sectoral e

– Business Watch (2010), European Commission, P. 26 www. ebusiness – watch.org/

14

вая к принятию быстрых, недостаточно взвешенных решений. Неадекват- ная оценка риска внедрения инноваций повышает риск как для самой ком- пании, принявшей неверное решение, так и для ее партнеров, поставщиков.

С одной стороны, информация предоставляет компаниям ресурс для развития, а с другой – требует от предприятий более трезвой и точной оценки вносимых изменений, тщательного расчета перспектив инноваций.

Развитие информационных ресурсов и компьютерных сетей в по- следние годы было настолько стремительным, что пока еще не накоплена обширная база наблюдений, которая могла бы служить основой для досто- верных научных исследований. Отсутствие надежных статистических

данных по отрасли информационных ресурсов также не позволяет точно оценить вклад информационных ресурсов в развитие экономики в целом или отдельных ее отраслей. Тем не менее экономический и социальный эффект от информации, который мы наблюдаем в настоящее время, а так- же результаты исследований, позволяют нам говорить об информации как о ресурсе экономического и социального развития общества. Более того, эти изменения настолько яркие, и значение информации настолько велико,

что современную экономику принято называть информационной.

1.4. Классификация документированных источников знаний

Исследуя различные формы представления информации, можно вы- делить следующие.

Главным источником своевременно получаемой информации в мире являются профессиональные базы, предоставляющие услуги на коммерче- ской основе. Ведущие поставщики информационных услуг на этом рынке

в составе своей информации имеют электронные версии периодических изданий [2].

1.Книги, многостраничные произведения печати научно-прак- тического или литературно-художественного содержания. В ряде за- рубежных стран под книгой понимается произведение печати объе- мом свыше 48 страниц. Произведение меньшего объема считается брошюрой.

2.Периодические печатные издания.

3.Продолжающиеся издания.

4.Неопубликованные документы.

Книги по своему содержанию могут иметь различную направленность: научную, практическую и литературно-художественную. В связи с осо- бенностями книги могут быть разделены на следующие виды:

¾Монографии.

¾Сборники.

¾Учебники и руководства.

15

¾Материалы научных конференций.

¾Официальные и ведомственные издания.

Книги научного и практического плана, как правило, обобщают зна- ния в определенной области. В связи с большими временными затратами на написание книги, ее редакционно-издательскую обработку и издание,

этот вид печатной продукции характеризуется большим запаздыванием по предоставлению информации потребителю, иногда до нескольких лет.

В настоящее время библиотечный фонд РФ насчитывает свыше 1 млрд. экземпляров изданий. В 2009 году в России было издано 123,3 тыс. книг и брошюр тиражом более 760,4 млн. экземпляров.

К монографиям как к научным изданиям предъявляются наиболее высокие требования по качеству содержания. Ранее монографии называ- лись трактатами. Монографии хранятся, как правило, в библиотеках, реже

– в электронных библиотеках.

Сборники по тематике обычно освещают отдельные вопросы, какое - либо направление. Они являются объединением статей одного или не- скольких авторов, и задержка публикации таких материалов существенно меньше, чем в монографиях.

Учебники или учебные пособия содержат обобщающие материалы по той или иной дисциплине. В таком случае если автор или авторы име- ют большой практический опыт или проводят серьезные научные работы, этот вид книг может содержать и новые знания.

Материалы конференций, симпозиумов и конгрессов. Эти материалы содержат тезисы выступлений или иногда сами доклады.

К сожалению, большая часть материалов конференций и симпозиу- мов не публикуется или издается в рамках того учреждения, где проводит- ся конференция или семинар. В настоящее время все чаще сборники науч- ных трудов конференций выходят на CD и размещаются на веб-сайтах.

Официальные и ведомственные издания принадлежат выпускающим их организациям, часть из них может содержать важную для потребителя информацию.

Периодические печатные издания – это газета, журнал, альманах,

бюллетень, иное издание, имеющее постоянное название, текущий номер и выходящее в свет не реже одного раза в год. Такие издания являются сред- ством массовой информации, издатель такого средства должен иметь ли- цензию и выполнять требования Закона о средствах массовой информации. Периодические издания являются важнейшим источником информации. При малом запаздывании по времени публикации новых изданий они ха-

рактеризуются значительной глубиной отражения знаний в той или иной области. Особое значение периодические издания имеют в экономике, где к информации предъявляются высокие требования. Эти издания делятся на межотраслевые журналы, ориентированные на специалистов в определен- ной области: медицине, связи, образовании и т.п. По каждой отрасли изда-

16

ется в зависимости от потребностей до полутора десятков журналов по различным аспектам деятельности отрасли и рынка той продукции, кото- рую выпускает данная отрасль. Источниками информации для периодиче- ских изданий являются специалисты отрасли, а также специалисты марке- тинговых и консалтинговых агентств, ведущих исследования по изучению рынков данной отрасли. Для специалистов предприятий-производителей и

потребителей особый интерес представляет информация за последние два года. Всего в мире в настоящее время издается свыше 300 тыс. периодиче- ских и сериальных изданий, из них в Интернете представлено 22 тыс. из- даний. В России в 2008 году было издано 6312 журналов и других перио- дических изданий общим тиражом свыше 1 – 1 млрд. 400 тыс. экземпля-

ров [17].

Продолжающиеся издания – это издания, публикуемые без строгой периодичности, по мере накопления материалов, выходящие под общим заглавием и имеющие, как правило, общее оформление. Такие издания вы- пускаются обычно учреждениями.

Опубликованные документы поступают в продажу и в библиотеки, являющиеся средствами коммуникаций между источниками и потребите- лями информации. В библиотечно-библиографической практике первич- ными документами считают те, в которых содержатся новые научные све- дения, а вторичными считают те, в которых содержатся сведения о пер- вичных документах. Цель создания вторичных документов – повысить ка- чество информационного обслуживания при работе с библиотеками [17].

Вторичные документы могут быть разделены на виды.

¾Справочная литература.

¾Обзоры.

¾Реферативные работы.

¾Экспресс – информация.

¾Библиографические указатели.

¾Каталоги и картотеки.

¾Вспомогательные указатели.

Справочная литература предназначена для получения каких-либо сведений при минимальных затратах. К справочной литературе относят энциклопедии, толковые словари, двуязычные и многоязычные словари и справочники. Энциклопедии бывают общие и отраслевые. Основу энцик- лопедий составляют справки по тому или иному вопросу. Во многих статьях энциклопедии имеются ссылки на литературу, где более глубоко раскрывается рассматриваемый вопрос. Очень часто статьи в энциклопе- диях пишут наиболее известные специалисты, что является гарантией дос- товерности приводимых сведений.

Обзоры развития той или иной отрасли науки и техники выпускают-

ся под руководством крупнейших специалистов и построены на основе анализа первичных источников. Они являются результатом научных ис-

17

следований и содержат знания, необходимые специалистам, нуждающимся

в информации о состоянии и перспективах развития отдельных отраслей науки и техники.

Одним из важнейших видов вторичных документов являются рефе- ративные журналы. Этот вид документа является периодическим изданием и содержит рефераты и аннотации первичных документов, по какой-либо отрасли знания. Одним из недостатков журналов является большой срок

задержки публикации реферативного журнала по сравнению с выходом первичного документа – более четырех месяцев.

Необходимость появления экспресс-информации определяется стремлением информационных центров сократить срок доведения инфор- мации о первичном документе до потребителя. Библиографические указа- тели – это составленные по определенному плану перечни литературы, ко- торые помогают потребителям найти нужную информацию.

Наибольшее распространение в мире получили библиотечные ката- логи, которые отражают состав фондов определенной библиотеки. Биб- лиотечные каталоги разделяются на алфавитные, систематические и пред- метные.

Алфавитный каталог является одним из наиболее важных средств библиотечной работы. По нему ведется комплектование фондов, поиск и обслуживание читателей и справочно-библиографическая работа.

Для обеспечения поиска литературы по содержанию ведется систе- матический каталог, в котором издания группируются по отраслям знаний. Структура такого каталога определяется применяемой в библиотеке биб- лиотечно-библиографической классификацией.

В предметном каталоге произведения группируются по признаку предмета, которому посвящено произведение. Предметные рубрики в ка- талоге упорядочиваются по алфавиту. Особое распространение предмет- ные каталоги получили в специализированных картотеках.

Для поиска произведений по определенному виду знаний создаются тематические картотеки. Отличием тематических картотек от каталогов является их временный характер.

Вспомогательные указатели являются составной частью первичных и вторичных документов. Эти показатели позволяют выявить в тексте те ма- териалы, которые не выявлены группировкой материала в структуре до- кумента (содержании или оглавлении). Основными видами указателей яв- ляются именные и предметные. Идея вспомогательных указателей исполь- зуется и в профессиональных базах.

Важными источниками информации являются неопубликованные документы. К этой категории документов могут быть отнесены следую- щие:

¾Научно-технические отчеты,

¾информационные карты,

18

¾диссертации и авторефераты,

¾депонированные рукописи,

¾переводы,

¾препринты.

Научно-технические отчеты – это отчеты о результатах научно- исследовательских и опытно-конструкторских работ, являющиеся источ- ником наиболее важной информации, касающейся внедрения результатов исследовательских работ в практику. В отчетах формулируется задача ис- следования, дается анализ известных отечественных и зарубежных разра- боток по данному вопросу, проводится сопоставление собственных ре- зультатов с уже известными. Формулируются предложения по использова- нию полученных в исследовании результатов на практике.

Центр информационных технологий и систем органов исполнитель-

ной власти собирает информацию по ведущимся в стране и законченным открытым научно-исследовательским и опытно-конструкторским работам, защищенным диссертациям ученых степеней, алгоритмам и программам.

Информацию по научно-исследовательским, опытно-конструк- торским разработкам и результатам научно-технической деятельности оборонного комплекса предоставляет пользователям Всероссийский науч- но-исследовательский институт межотраслевой информации (ВИМИ) [16].

Информационные карты являются основной формой предоставления научно-технической, экономической и производственной информации. По этому виду документов выпускаются библиографические, реферативные и обзорные издания.

Диссертацией называется научное исследование, представленное на соискание научной степени, авторефератом называется изложение основ- ных положений диссертации, составленное автором для предварительного ознакомления с положениями диссертации научной общественности.

Депонированные рукописи – это документы, представляющие инте- рес для узкого круга специалистов, хранящиеся в специальных организа- циях и предоставляемые потребителям по запросам.

Переводы – это документы, служащие для ознакомления специали- стов с новинками зарубежной информации.

Препринты – предварительные оттиски статей, документов, сообще- ний, изготовленные типографским способом до официального выхода из- дания из печати.

Технология доступа к неопубликованным документам специфична для каждого вида неопубликованных документов.

Таким образом, накопленные знания предаются во времени и про- странстве через систему коммуникаций. Основными средствами системы коммуникаций , предназначенной для передачи знаний от источников к потребителям, являются информационные системы, построенные на сред- ствах вычислительной техники и на средствах оргтехники (библиотеки,

19

архивы и другие информационные системы). Основными видами инфор- мационных систем на средствах вычислительной техники (электронных информационных системах) являются профессиональные базы данных, информационные ресурсы Интернета и электронные библиотеки.

Учитывая тот факт, что электронные информационные системы ста- ли создаваться 40 лет назад, а широко использоваться – в последние два десятилетия, основная масса накопленных мировым сообществом знаний находится в библиотеках, архивах и т.п. По данным ЮНЕСКО, мировое сообщество в библиотеках хранит свыше 3,5 млрд. изданий. Вместе с тем в электронный вид переводятся в первую очередь наиболее информативные, пользующиеся спросом у потребителей источники.

1.5.Информационный ресурс как базовая составляющая

информационного общества

Информационное общество – концепция постиндустриального об- щества, в которой главными продуктами производства являются информа- ция и знания.

Целевое направление информационного менеджмента – создание но- вого информационного общества.

Создание нового информационного общества возможно сегодня только на базе технологий информационного менеджмента, включая авто- матизированные информационные системы как базовый компонент ин- формационного менеджмента и информационного общества.

Информационный ресурс – организованная совокупность докумен- тированной информации, включающая базы данных и знаний, другие мас- сивы информации и информационные системы (библиотеки, архивы, де- лопроизводство и т.д.).

Таблица 1

Отличительные черты информационного общества

20