Документационное обеспечение управления. Учебное пособие
.pdfФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Филиал в г. Калининграде
Л. М. Парова
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Учебное пособие
Издательство Российского государственного университета имени Имману-
ила Канта
2008
УДК 930.22(075.8) ББК 65.052я73 П185
Рецензент
Л. А. Бородина,
канд. пед. наук, доц., зав. кафедрой государственного и муниципального управления региональной экономики
Института «Калининградская высшая школа управления»
Печатается по решению Редакционно-издательского совета филиала РГГУ в. г. Калининграде
Парова Л. М.
П185 Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — Калининград: Изд-во РГУ им. И. Канта, 2008.
— 110 с.
ISBN 978-5-88874-958-6
Обобщен современный опыт работы с документами с учетом требований действующих ГОСТов Российской Федерации по делопроизводству, положений Государственной системы документационного обеспечения управления.
Рассмотрены виды организационно-правовых, распорядительных, кадровых, информационно-справочных и справочноаналитических документов, этапы документооборота. В качестве приложений к пособию даны образцы видов организаци- онно-распорядительных документов.
Предназначено для студентов специальностей 061100 «Менеджмент организации» и 061000 «Государственное и муниципальное управление». Может быть использовано в качестве практического пособия специалистами управленческого звена.
УДК 930.22(075.8) ББК 65.052я73
ISBN 978-5-88874-958-6 |
© Парова Л. М., 2008 |
© РГГУ, 2008 |
ВВЕДЕНИЕ
Информация в наше время играет чрезвычайно важную роль. Основными носителями управленческой, научной, технической и иной социально значимой информации являются документы. Среди ее разнообразных источников наиболее ценными являются документальные. Как носители информации документы выступают в качестве обязательного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщения и анализа информации, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Эффективность деятельности любого учреждения в большой степени зависит от рациональной организации работы с документами в ней — правильности и точности их оформления, соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения.
В рациональной организации управленческой деятельности работа с документацией стоит на первом месте. Поэтому сегодня вместо привычных понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» все чаще употребляют понятие «управление документацией организации».
Управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до их передачи на государственное хранение или уничтожения.
3
Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий. Оно развивается в двух направлениях: документирование управленческой деятельности и организация работы с документами. Оба направления преследуют, в сущности, одну цель — оптимизацию состава документов, с тем чтобы документально было обеспечено решение всех управленческих задач и в то же время информация в различных документах не повторялась.
Под управлением документацией организации понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Существенным для управления документацией организации является:
—его распространение на все системы управленческих документов на любых носителях;
—наличие самостоятельного структурного подразделения, в обязанности которого входит проектирование, внедрение и контроль соблюдения соответствующих правил;
—установление ответственности управленческого персонала за нарушение требований закона и соответствующих подзаконных актов.
Следовательно, высокий уровень профессионализма, умение оперативно проанализировать большой массив информации, сделать необходимые выводы, зафиксировать принятые решения в документах — обязательные требования к сотрудникам любой фирмы, любого предприятия, так или иначе причастных к составлению документов.
4
Глава 1
СОВРЕМЕННОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНЫ
Регламентация документационного обеспечения управления (ДОУ) ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, унификация и стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Законодательное регулирование
Общие принципы организации документационного обеспечения управления регламентируются законодательством Российской Федерации.
Ряд статей Гражданского кодекса РФ, составляющего основу гражданского законодательства, устанавливает обязательность документирования информации, а также определяет виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, общие требования к их оформлению.
Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением и использованием документов, нашло частичное отражение в Уголовном кодексе РФ. Так, Уголовный кодекс предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов (ст. 164); нормы ответственности
5
за уничтожение или повреждение памятников истории и культуры (ст. 243). Ряд статей Уголовного кодекса определяет ответственность за неправомерные действия с документами и информацией (ст. 138, 140, 180, 183).
Трудовой кодекс устанавливает обязательность применения каждой организацией, независимо от ее организационноправовой формы, ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка. Трудовой кодекс содержит указания по оформлению, хранению и использованию документов по личному составу.
В России с целью развития конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является ФЗ от 27 июля 2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Закон определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации, обязанности государства в сфере формирования информационных технологий и информационных ресурсов.
Группа законодательных и подзаконных актов регулирует отношения в архивном деле. Важное место среди них до последнего времени занимали «Основы законодательства об Архивном фонде РФ и архивах» от 7 июля 1993 г., а теперь ФЗ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 1 октября 2004 г. Закон регулирует вопросы формирования, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.
Вопросы документирования, документального оформления взаимоотношений субъектов права устанавливаются в законодательных актах, посвященных отдельным предметным обла-
6
стям, например в законах о нотариате, бухгалтерском учете, налогообложении и т. д.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября
1996 г., № 129 (с изм. от 23.07.1998 г.; от 28.03.2002 г., № 32-ФЗ; от 31.12.2002 г., № 187-ФЗ; от 31.12.2002 г., № 191-ФЗ; от
10.01.2003 г., № 8-ФЗ) определил, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 де-
кабря 1995 г. № 208 (в ред. от 27.07.2006 г. № 146-ФЗ) и феде-
ральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14 наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.
Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от
24.07.1998 г. № 126-ФЗ и от 11.12.2002 № 165-ФЗ), федераль-
ный закон РФ от 5 июня 2005 г. № 53 «О государственном языке Российской Федерации» регулируют вопросы использования государственного языка в официальных документах.
Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» регулирует вопросы идентификации и использования электронной цифровой подписи, придания юридической силы электронному документу.
Ряд правовых актов содержат нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относится, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест прохождения товаров» от 23 сентября 1992 г. № 1807-1 (в ред. от 24.12.2002 г. № 176-ФЗ), который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке.
7
Унификация и стандартизация
Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Этим объясняется большое разнообразие документов, с одной стороны, необходимость и возможность их унификации и стандартизации — с другой.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению документов. Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации. В результате создаются унифицированные формы документов для определенной отрасли или для определенных учреждений.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Законом РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. № 5154-1 установлены правовые основы стандартизации, обязательные для всех государственных органов управления, а также порядок работ по стандартизации и принципы их применения, предусмотрено осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов. Установлены различные категории стандартов (ГОСТ — государственный стандарт, ОСТ — отраслевой стандарт, РСТ — республиканский стандарт). Стандарты создаются как на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-ис- следовательской работе. Структура и правила оформления»), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р6.30-2003 распространяется на УСОРД — унифицированную систему организационно-распорядительных документов.
8
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в РоссийскойФедерацииосуществляют архивныеорганы.
Согласно положению «О федеральной архивной службе» (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 г. № 1562) одной из главных задач федеральной архивной службы является «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации делопроизводства и унифицированных систем документации».
К действующим сегодня общегосударственным норматив- но-методическим документам по организации делопроизводства относятся нижеперечисленные.
1. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)».
Система разработана в 1989 г., издана в 1991 г. Это наиболее полный межотраслевой документ об организации документационного обеспечения управления.
ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые на компьютерах.
9
Положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации, механизации и автоматизации с документами, организации службы документационного обеспечения управления.
Раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения их унификации и стандартизации, оформления реквизитов, а также общие требования к составлению текстов документов.
Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля за исполнением и подготовкой документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (документационное обеспечение управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов.
В настоящее время разрабатывается новая редакция ГСДОУ. Система будет ориентирована и на коммерческие структуры. Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированных номенклатур дел, описей дел и т. д.).
2. ГСДОУ получила развитие применительно к соответствующему уровню управления в «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ», разработанной в 1993 г. В 2000 г. эта инструкция была заменена новой Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция зарегистрирована в
10