Документационное обеспечение управления. Учебное пособие

Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведении это может быть учебный год).

Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания.

Текст протокола включает вводную и основную части. Вводная часть содержит информацию об участниках заседания, о повестке дня. Основная часть содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей, начинающихся словами: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (печатаются без кавычек). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала. Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают протокол председатель и секретарь. Подписи отделяют от тек-

ста тремя межстрочными интервалами.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В докладной записке содержится информация о событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации. Как правило, эта информация требует принятия решения. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные: инициативная докладная записка должна содержать конкретные предложения, рекомендации или выводы; информационная записка содержит информацию о ходе, деталях или методах выполнения работы; отчетные докладные записки информируют о завершении работы или ее отдельного этапа, о выполнении указаний, распоряжений.

Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю под-

61

разделения или организации. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации, внутреннюю — исполнитель.

Текст докладной записки состоит из двух или трех составных частей. В первой части излагаются факты и события, явившиеся причиной для ее написания. Вторая часть содержит анализ ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации. Третью часть составляют выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами.

Предложение — документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения составляются аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст не содержит аналитической части, а включает только вводную часть (обоснование) и заключение (перечень предложений).

Служебная записка — форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей. Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение. Подписывает ее руководитель структурного подразделения или составитель.

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки).

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуа-

62

ций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках.

Акт — документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т. д.

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органов суда, надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, оттиск печати. Справки служебного характера составляются также для представления руководителю организации (по его указанию) или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена не на бланке, а на стандартном листе бумаги.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. Справка должна содержать ссылку на период времени, к которому относятся данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. Организация, в которую направляется справка, обязательно указывается в ее тексте. В отличие от докладных, служебных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы,

63

размера заработной платы, трудового стажа и т. п. Справка личного характера должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовое содержание информации таких справок позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с указания фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана». Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в тексте. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, руководитель службы персонала), подпись заверяется печатью.

Служебное (деловое) письмо — обобщенное название раз-

личных по содержанию документов, осуществляющих оперативный информационный обмен между организациями.

В системе информационно-справочной документации переписка занимает особое место. Ее отличает широкое видовое разнообразие: письмо, телеграмма, факс, телефонограмма, электронное сообщение и др.

Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любого учреждения. По содержанию и назначению различают следующие их разновидности: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, коммерческие, рекламные, претензионные, арбитражные, письмаподтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т. д.

Инструктивные письма (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, соблюдения сроков поставки или качества продукции.

64

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены на предлагаемые товары, услуги.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара; ответы продавцов, кредитные письма и т. п.

Врекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, понесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламационное письмо должно иметь в качестве приложений копии документов, как правило, актов, подтверждающих такие факты.

Вписьмах-запросах предприятие просит разъяснить какойлибо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

Внекоторых случаях составляют сопроводительные письма, когда отправляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Такое письмо должно нести смысловую нагрузку.

Письма оформляют на бланке письма формата А4. Если текст не превышает семистрок, то используют бланкформатаА5.

Требования к тексту письма следующие: краткость, последовательность, убедительность, корректность, одноаспектность, объективность, ясность. В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым и сложным. Простое письмо состоит из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение. Текст излагается от первого лица множественного числа: просим, направляем.

65

Служебные письма визируются на втором экземпляре, который остается в организации, руководителем соответствующего структурного подразделения.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем», например: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании науч- но-технической помощи» и т. п. Если письмо является ответным, то указываются номер и дата письма, на которое дается ответ.

Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. Текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). При составлении телефонограмм придерживаются следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов, информация должна быть краткой и срочной.

Электронное сообщение — документ, переданный электронной почтой по системе связи между ПЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Этикет делового общения

Деловой этикет — это порядок поведения, установленный в сфере делового общения.

66

Поскольку деловое общение в большинстве случаев — общение посредством документов, деловой этикет проявляет себя в форме и содержании документов и прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, отказов, претензий, способах аргументирования, формулировке поручений и др.

Обращение традиционно использовалось в письмах полуофициального характера и письмах-приглашениях, адресованных конкретным лицам (известным специалистам, деятелям науки, культуры, депутатам и др.) или группе лиц, связанных по роду своей деятельности. Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время оно часто используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности и некоторые другие аспекты. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:

Уважаемый господин… (фамилия)! Уважаемая госпожа… (фамилия)! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

Уважаемый господин министр! Уважаемый господин председатель!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Игорь Константинович!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Правила этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста,

67

перед подписью, должна быть заключительная формула веж-

ливости: «С уважением…»

Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участники — должностные лица и работники, действующие от имени организаций, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята формула выражения от первого лица множественного числа, например:

«Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона

“Весна-лето — 2002”…» «Представляем на рассмотрение и утверждение проект Ге-

неральной схемы…» Формула обращения от первого лица единственного числа

(«прошу», «предлагаю», «приглашаю») используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

Большое значение имеет соблюдение норм делового этикета при ведении переписки.

При подготовке ответа будьте внимательны к оформлению реквизита «Адресат»: если поступившее письмо подписал руководитель, ответ нужно адресовать на его имя, если заместитель руководителя — отвечать надо ему.

Письмо должно быть максимально информативным, но не многословным.

Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ.

Не рекомендуется употреблять выражения типа: «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности», «Не откажите в любезности сообщить» — они неуместны в деловых письмах.

В служебных письмах принято писать: «Нами будет выполнено», а не «Мы выполним», «Вами предложено», а не «Вы предлагаете».

68

Если вы вынуждены напомнить партнеру о необходимости выполнить взятые на себя обязательства, формулируйте претензию в спокойных выражениях, например:

«Договором №____от___________ Ваше предприятие взяло на себя обязательства по разгрузке вагонов с углем, поступающим в наш адрес. Однако в январе текущего года Вами была задержана разгрузка 47 вагонов, в результате чего возникла угроза остановки ГЭС».

69