Документационное обеспечение управления. Учебное пособие

ного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав и т. п.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке.

Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Общие требования о порядке составления и оформления устава содержатся в части 1 ГК РФ. Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организаци- онно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. Он может содержать следующие разделы.

1.Общие положения.

2.Акционерный капитал (уставный капитал).

3.Порядок деятельности.

4.Управление.

5.Учет и отчетность, распределение прибыли.

6.Прочие накопления.

7.Прекращение деятельности.

Кроме вышеперечисленных, в устав могут быть включены и другиеразделы, отражающие специфику деятельностиобщества.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги и должен иметь следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, вида документа, дату, номер документа, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, отметку о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участников и регистрируется в органах государственной власти.

41

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, статус, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения, коллегиальных и совещательных органов.

Положение как вид документа можно рассматривать также как нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (например, общие положения о министерствах России).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Они создаются для однотипных организаций и структурных подразделений.

Положение об организации — правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это прежде всего органы государственной власти и управления. Текст положенияоб организации включаетследующиеразделы.

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

3.Функции.

4.Права и обязанности.

5.Руководство.

6.Взаимоотношения и связи.

7.Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8.Реорганизация и ликвидация.

Оформляется положение об организации на общем бланке. Обязательные реквизиты: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Структура текста положений о подразделениях (службах), коллегиальных и совещательных органах нормативно не закреплена. Относительно устойчивую структуру имеют лишь положенияо подразделениях, включающиеследующиеразделы.

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

42

3.Функции.

4.Права и обязанности.

5.Ответственность.

6.Взаимоотношения.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем подразделения, утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов.

1.Общие положения.

2.Должностные обязанности.

3.Права.

4.Ответственность.

5.Взаимоотношения.

Должностные инструкции разрабатываются кадровой службой, согласовываются с юристом и утверждаются руководителем предприятия. Оформляется должностная инструкция на общем бланке организации.

Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. В заголовке к тексту указывается год, на который оно составлено. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Его проект визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации. Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.

43

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Инструкция оформляется на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. К документам инструктивного характера относятся также правила, памятки, положения, регламенты.

Договор — правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями, а также между организациями.

Любой договор условно можно разделить на четыре части: преамбулу (или вводную часть), предмет договора, условия договора, прочие или дополнительные условия договора.

Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

Вопросы для самоконтроля

1.Каковы функции и назначение организационно-правовых документов?

2.Каков состав документов группы организационноправовой документации?

44

3.Какие документы относятся к учредительным? Каковы особенности их составления и оформления?

4.Положение как организационно-правовой документ: его разновидности, требования к составлению и оформлению.

5.Функции, назначение, структура, особенности составления и оформления должностных инструкций.

45

правовой формы, структуры, характера и содержания деятельности. Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам управления: организационным, планирования, производственным, строительства, материально-техни- ческого снабжения, сбыта; финансов и кредита, труда и заработной платы. Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо издавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для их обязательного издания.

Распорядительные документы выполняют следующие функции:

—совершенствование управления, организационной структуры, способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений;

—обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными ресурсами.

Вюридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. Их предписания направлены на разрешение конкретных, возникающих в сфере управления проблем; их адресатами являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; их издание вызывает возникновение определенных административно-правовых отношений.

Основаниями для издания распорядительных документов могут быть:

—необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных, правовых актов и иных решений вышестоящих органов, ранее принятых решений данной организации;

—необходимость осуществления собственной исполни- тельно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организаций.

Всостав распорядительной документации входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор

47

вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

1)документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решений (постановления и решения);

2)документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, указания, распоряжения).

На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, высшие органы управления акционерных обществ.

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения и издавать приказы и распоряжения по вопросам, касающимся внутренней деятельности организаций — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения, а также в целях разрешения оперативных вопросов.

На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства и ведомства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители учреждений, организаций, предприятий.

При министерствах и ведомствах создаются коллегии. Они имеют совещательный статус. С таким же статусом создаются дирекции, различные советы и комиссии в организациях и на предприятиях. Принятые ими решения носят не обязательный,

арекомендательный характер: руководитель организации имеет право принять собственное решение вопреки решению совещательного органа.

48

вания) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях). Если в процессе согласования высказываются замечания и дополнения к проекту документа, то возможны два варианта их внесения в проект: они могут быть внесены непосредственно в проект или могут быть оформлены на отдельном листе. Во втором случае на проекте надо указать: «Особое мнение прилагается», «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту, возвращаемому работнику на доработку. Оно должно поступить вместе с окончательным вариантом проекта к руководителю на подпись.

Внесение проекта на рассмотрение руководства предпола-

гает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта на бланке организации и представление его руководителю на подпись.

Если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организации, он оформляется на стандартных листах бумаги, направляется в эту организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения. Руководитель подписывает документ, после чего проект превращается в полноценный, обладающий юридической силой документ.

Доведение документа до исполнителей производится путем тиражирования, рассылки, ознакомления.

Основные стадии принятия решений в условиях коллегиального принятия решений

Подготовка к изданию документов в условиях коллегиального принятия решений также включает семь стадий:

1)подготовку материалов к заседанию коллегиального ор-

гана;

2)внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

3)обсуждениевопросана заседании коллегиального органа;

50