Документационное обеспечение управления. Учебное пособие

—документы различных сроков хранения формируются в разные дела;

—документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

—в дело включается один экземпляр документа;

—каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

—в дело формируются документы, как правило, одного

года;

—в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

—документы внутри дела располагаются в обратной хронологической последовательности.

Формирование дела начинается с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка-скоросшиватель.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: РГГУ, КГТУ и т. п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например: Бухгалтерия.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: Дело № 02-12, где 02 означает индекс структурного подразделения, а 12 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. В правом нижнем углу обложки дела указывается срок хранения.

Внутри дела документы систематизируются в вопроснологическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

91

Значение и практическая ценность документов предприятия, организации различны, различны и сроки их хранения. Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, организации. В задачи архива входят:

—прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

—информационно-справочная работа по архивным доку-

ментам предприятия;

— организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — три года. В некоторых организациях, учреждениях этот срок сократили до одного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Эта работа выполняется в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций». Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. В их задачи входит методическое обеспечение работы с документами, экспертиза ценности, организация научно-техничес- кой обработки.

Весь комплекс документов организации делится на три группы:

92

—документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы заседаний, собраний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

—оперативная документация, содержащая сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т. д.). Документы этой категории имеют временные сроки хранения;

—документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, личные дела, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т. п.). Документы этой категории имеют долговременные сроки хранения.

Определение сроков хранения конкретных документов производится в основном по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), а также по «Перечню управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций» (М., 1996), по отраслевым перечням (образования, здравоохранения, банковского дела и т. д.). По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, учитывая важность документов.

В результате работы ЭК документы подразделяются на три группы:

—предназначенные для архивного хранения;

—подлежащие уничтожению;

—необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

93

Дела с постоянными и долговременными сроками хранения готовятся к сдаче в архив учреждения. На них составляются описи (опись № 1 дел постоянного хранения и опись № 2 дел личного состава). На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляются акты. Формы описей и акта типизированы, составляются они в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций».

94

15.Организация работы с документами: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. В. А. Кудряева. — М., 2001.

16.Основные правила работы архивов организаций. — М., 2002.

17.Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. — М., 1989.

18.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. —

М., 2000.

19.Пшенко А. В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного обучения по специальности «Бухгалтерский учет и аудит». — М., 1999.

20.Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря. — М., 2005.

21.Санкина Л. В., Быкова Т. А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества). — М., 2005.

22.Справочник кадрового работника: Образцы должностных инструкций. — М., 2000.

23.Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. — М., 2004.

24.Стенюков М. В. Документы: Делопроизводство: Практическое пособие по документационномуобеспечению предприятия. 7-еизд., доп.

иперераб. наосновеТиповогоперечнядокументов. — М., 2002.

25.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ от 27.01.2006 № 7418) — М., 2006.

26.Трудовой кодекс Российской Федерации. — Калининград,

2002.

27.Уголовный кодекс Российской Федерации. — М., 2002.

28.Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. — М., 1996.

97

Приложение 2

Образец указания

ЗАО «БАЛТИКА»

УКАЗАНИЕ

18.01.2002 № 4

Калининград

О графике отпусков на 2002 год

Для составления графика отпусков на 2002 год

предлагаю:

1.Руководителям структурных подразделений представить секретарю списки работников с указанием предполагаемого срока отпуска в 2002 году. Срок представления списков 01.02.2002.

2.Секретарю составить сводный график отпусков работников предприятия на 2002 год и представить его на утверждение директору предприятия. Срок представления графика 03.02.2002.

99

Приложение 3

Образец докладной записки

ЗАО «КАЛИНИНГРАДВНЕШТРАНС»

Генеральному директору Т. И. Иванову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.12.2002

О переводе на должность

В связи с реорганизацией структуры предприятия и укрупнением отделов происходит перераспределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста С. Б. Васильева из бухгалтерии в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

100