Документационное обеспечение управления. Учебное пособие

или должностным лицом (начальником отдела кадров) с проставлением печати.

Вопрос о признании юридической силы документа, полученного по факсу, еще не решен и законодательно не закреплен. Большое число зарубежных и отечественных организаций признают юридическую значимость факсимильных документов и совершают сделки, обмениваясь контрактами по факсу, экономя время и средства. Но юристы не рекомендуют доверять документу, полученному по факсу, так как это всего лишь копия документа, по значимости равноценная копии, изготовленной на копировальном аппарате, в которую легко внести несанкционированные поправки. Поэтому факсимильные сообщения целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия, организации каких-либо серьезных последствий.

Большая работа проведена специалистами по разработке правовых и технических аспектов придания юридической силы электронному документу. Чтобы электронный документ имел юридическую значимость, используется электронная цифровая подпись. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, защищенный от подделок, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием открытого ключа, позволяющего установить отсутствие искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также владельца ЭЦП. Юридическая сила ЭЦП признается при наличии технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении режима их использования.

Электронные документы обладают юридической силой в соответствии с федеральным законом РФ от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Целью этого закона является создание правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП признается юридически равнозначной подписи человека на бумажном документе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок.

31

Бланки документов организации, предприятия

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТом Р6.30-2003. Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации

— авторе документа. На бланках оформляют первую страницу документа, для всех последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210 297) и А5 (210 148). Бланки формата А5 используются для документов небольшого (до семи строк) объема.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков

— типографский. Бланк может быть также изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Он содержит следующие реквизиты: эмблему организации (при наличии герба не проставляется); наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации (предприятия), место составления или издания документа. На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа: гриф утверждения, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Бланк письма содержит следующие реквизиты: государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города) — этот реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это пра-

32

во, эмблему организации (при наличии герба не проставляется), код организации (предприятия) по ОКПО, наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации (предприятия), справочные данные об организации. На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дату, регистрационный номер документа и ссылку на регистрационный номер и дату документа. На этих бланках ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов: адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа.

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, ведомств — должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность.

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в тех случаях, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках — продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Угловое расположение реквизитов предполагает размещение реквизитов заголовочной части документа в левой верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата. Кроме того, угловое расположение реквизитов экономит до 20 % площади листа документа.

33

Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое — для бланков писем.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее: левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 20 мм, нижнее —

20 мм.

Эмблему организации рекомендуется располагать над серединой наименования организации. Допускается расположение эмблемы и наименования организации на одном уровне.

Бланки предприятия могут храниться в памяти компьютера и выводиться на печать при создании конкретного документа. При повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки целесообразно заказывать в типографии.

Требования к изготовлению документов

Упорядочение процессов документирования включает и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один интервал.

Существуют следующие правила размещения реквизитов на документе:

—от границы левого поля печатают реквизиты: «заголовок

ктексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка

34

об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительная надпись «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ»;

—отступив 5 печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев;

—отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат»;

—отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения»;

—отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства — текстовые редакторы.

Вопросы для самоконтроля

1.Для чего устанавливаются единые правила составления и оформления документов?

2.Охарактеризуйте состав обязательных реквизитов орга- низационно-распорядительных документов в соответствии с ГОСТом Р6.30-2003.

3.Какие виды бланков рекомендованы ГОСТом Р6.30-2003 для организаций и учреждений? Каковы основные требования

ких составлению и оформлению?

4.Охарактеризуйте общие требования к созданию органи- зационно-распорядительных документов.

5.Какие реквизиты официального документа являются юридически значимыми? Охарактеризуйте их.

35

ных и совещательных органах учреждения; регламенты работы аппарата управления или руководства, коллегиальных и совещательных органов; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению управления); должностные инструкции работникам, договоры, правила, памятки и др.

Цель разработки организационно-правовых документов — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Положения, содержащиеся в организационно-правовых документах, реализуют нормы административного права. Они строго обязательны для исполнения.

В своей совокупности документы этой группы создают ор- ганизационно-правовую базу для нормального функционирования организации, предприятия, учреждения. Эти документы содержат положения, определяющие границы правового поля, в пределах которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.

Документам организационно-правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

—изданию организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования;

—введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после их утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров), или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности организационно-правового до-

37

кумента (постановлением, решением, приказом или распоряжением);

—с точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших. Практика показывает, что при нормальном функционировании организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно один раз в 4—6 лет. Исключением является штатное расписание — оно составляется и утверждается ежегодно;

—в среднем один раз в год уточняется содержание всех организационно-правовых документов, в них вносятся изменения и дополнения. Порядок внесения изменений и дополнений

ворганизационно-правовые документы зависит от вида и разновидности документа. Например, изменения и дополнения в устав вносятся по мере возникновения необходимости в этом в соответствии с установленной законом процедурой — по решению вышестоящей организации (если таковая имеется) или высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров). Орган, осуществляющий государственную регистрацию, должен быть проинформирован об изменениях. Изменения и дополнения в штатное расписание (в течение года), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции вносятся распорядительными документами по мере необходимости;

—организационно-правовые документы — документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов;

—для абсолютного большинства организационно-право- вых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания;

—общие требования к оформлению организационно-пра- вовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их разме-

38

щения, использование обычной стандартной бумаги — формата А4, определенных шрифтов и т. д.);

—в случае реорганизации учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и проводится их утверждение.

—датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов

Учредительные документы — это документы, на основа-

нии которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Учредительный договор — это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Учредительный договор по своему назначению в управленческой деятельности является организационным документом. Он по способу совершения является консенсуальным договором (то есть договором, достигнутым на основе общего согласия участников), вступает в силу после его подписания, если в нем самом не указан другой срок. Учредительный договор может состоять из следующих разделов.

1.Вводная часть.

1.Цель заключения договора.

2.Наименование и правовая форма организации.

3.Предмет деятельности.

4.Место нахождения организации.

39

5.Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

6.Порядок образования имущества.

7.Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.

8.Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

9.Порядок управления делами юридического лица.

10.Права и обязанности участников (учредителей).

11.Ответственность за нарушенный договор.

12.Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

13.Порядок рассмотрения споров.

14.Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и (или) ликвидации юридического лица.

При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организацион- но-правовой статус организации. Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. Для этого в соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Юридическое лицо может действовать на основании учредительного договора, устава либо учредительного договора и устава. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организации данного вида. Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Под уставом как организационно-правовым документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Например, Устав доброволь-

40